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Software zum Scannen

Die wesentlich effizientere Art Ihre Dokumente zu scannen

Eine nahtlose Integration Ihrer Multifunktionsgeräte durch die Digitalisierungslösung Docuflair 3.0 Scan ermöglicht Ihnen das Scannen von Dokumenten ohne Umwege direkt an Ihr gewünschtes Ziel. Scannen Sie Dokumentenstapel-basiert, wodurch Sie aufwändige, fehleranfällige Arbeitsschritte reduzieren und sich wesentliche Zeit ersparen. Profitieren Sie außerdem von umfangreichen Möglichkeiten im Bereich Bildverbesserung, Datenkompression und lassen Sie Ihre Dokumente analysieren, um diese automatisiert für Sie zu benennen.

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Ihre Herausforderungen beim Scannen von Dokumenten

Zentrale Scan-Ordner
Zuerst scannt jede*r Mitarbeiter*in in einen temporären geteilten Ordner. Danach wird das Dokument an das richtige Ablageziel verschoben. Speicherorte

Beschränktes Adressbuch
Das vom Multifunktionsgerät bereitgestellte Adressbuch ermöglicht nur eine beschränkte Anzahl von Kontakten und bietet keine inkrementelle Suche. Mehrere Adressbücher oder das Synchronisieren via Active Directory wird oftmals gar nicht unterstützt. Adressbuch

Große Dokumente
Fehlende oder schlechte Kompression führt schnell zu riesigen Dokumentengrößen. Neben erhöhten Speicherbedarf ist oftmals ein Versenden im Anhang einer E-Mail nicht mehr möglich. Kompression, E-Mail Versand

Schlechte Bildqualität
Es gibt keine Bildverbesserung von gescannten Dokumenten. Schwarze Ränder, Perforationen oder andere Verunreinigungen wie sowie verschobene Seiten bleiben, wie sie sind. Bildverbesserungen

Fehlende Dateiformate
Die meisten Multifunktionsgeräte bieten die Möglichkeit, JPEG-, TIFF- und PDF-Dateiformate zu schreiben. Allerdings verschiedene PDF-Versionen, Verschlüsselung, digitale Signatur oder die Erstellung von Metadaten wird nicht unterstützt. Individuelle Dateiformate

Dokumente verschwinden
Störungen durch das MFP oder die Netzwerkübertragung können dazu führen, dass bereits gescannte Dokumente verschwinden. Allzu oft wird dieser Fehler erst später bemerkt und verursacht zusätzliche Arbeit. Garantierter Scan

Funktionen

Wiederkehrende Scan-Ziele werden in Form von Kontakten gespeichert. Dabei entspricht das Ziel entweder einer E-Mail-Adresse, einer Fax-Nummer oder einem Speicherort. Optional besteht die Möglichkeit für einen Kontakt ein zusätzliches sekundäres Ziel anzugeben. Für jeden Kontakt können vordefinierbare Scan-Einstellungen und ein Standard-Dateiname hinterlegt werden. Kontakte werden manuell erstellt, aus einer Textdatei importiert oder über einen Verzeichnisdienst, wie Active Directory synchronisiert. Mehrere Kontakte können zu einer gemeinsamen Gruppe zusammengefasst werden. Am Multifunktionsgerät kann direkt zu einem Kontakt gescannt werden.

Kontextbezogene Sammlungen von Kontakten und Gruppen werden als Adressbücher bezeichnet. So kann beispielsweise zwischen einem Adressbuch für Mitarbeiter und Kunden differenziert werden. Allerdings ist es auch möglich Kontakte und Gruppen zu mehreren verschiedenen Adressbüchern hinzuzufügen. Am Multifunktionsgerät kann innerhalb eines Adressbuches einfach nach Kontakten gesucht werden. Als Scan-Ziel können gleichzeitig auch mehrere Kontakte ausgewählt werden. Wichtige Kontakte eins Adressbuches können als Favoriten definiert werden. Mehr dazu hier.

Kontakte und Adressbücher

Speicherorte

Ein Speicherort ist ein durchsuchbares Verzeichnisziel, in das gescannte Dokumente abgelegt werden können. Für jedes dieser Ablageziele können standardmäßige Scan-Einstellungen und Dateinamen hinterlegt werden. Es können beliebig viele Speicherorte aus den folgenden Ausprägungen existieren:

  • Lokale Datenträger (auf dem Docuflair Server)
  • Netzwerklaufwerke
  • Nextcloud
  • WebDAV
  • FTP, SFTP, FTPS, SCP
  • Office 365 (SharePoint, OneDrive, etc.)

Durch die einfache Entwicklung von Erweiterungsmodulen können auf Anfrage beliebige andere ERP, CRM und DMS-Systeme eingebunden werden.

QR-Code Quickscan

In vielen Bereichen muss sichergestellt werden, dass Dokumente zu 100 Prozent erfolgreich an den Server übermittelt wurden. Für diese Anforderung bietet Docuflair die Möglichkeit des garantierten Scans. Nachdem ein Dokument gescannt und vollständig, erfolgreich übertragen wurde, wird dem Benutzer am Multifunktionsgerät eine Scan-Vorschau angezeigt. Wurden alle Seiten übertragen und ist die Qualität zufriedenstellen, so kann das Dokument für eine Zustellung freigegeben oder gegebenenfalls verworfen werden. Erst dann ist der Scan-Vorgang abgeschlossen.

Garantierter Scan

Dieses Scan-Verfahren ist die schnellste und einfachste Art wie Dokumente an vordefinierte Kontakte gescannt werden können. Hierfür müssen vorab für jeden Kontakt über den Docuflair Manager spezielle QR-Codes in Form von Trennblätter oder Klebeetiketten gedruckt werden. Wird ein Dokumenten eingescannt, so muss das Trennblatt vor die erste Seite gelegt oder bei Klebeetiketten auf die erste Seite geklebt werden. Soll ein ganzer Stapel von Dokumenten auf einmal gescannt werden, so müssen einfach mehrere QR-Codes verwendet werden. Docuflair wird die einzelnen Dokumente dann an den geeigneten Stellen extrahieren und den passenden Kontaktzielen zustellen.

ist optimiert für folgende Gerätehersteller

Xerox Extensible Interface Platform (EIP)

Epson Open Platform (EOP)

Kyocera Hybrid Platform for Advanced Solutions (HyPas)