PDF online schwärzen — kostenlos, DSGVO-konform, ohne Anmeldung
PDF, Word, Excel und PowerPoint im Browser schwärzen. Personenbezogene Daten wie E-Mail, IBAN, Name oder Telefon werden automatisch erkannt. Keine Registrierung, keine Installation, keine Datenweitergabe.
Auf einen Blick
Docuflair Schwärzungs-Sandbox ist ein kostenloses Online-Tool zum unwiderruflichen Schwärzen personenbezogener Daten in PDF-, Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten. Neun PII-Kategorien (E-Mail, Name, IBAN, Telefon, Adresse, Kreditkarte, SVNr, Geburtsdatum, Reisepass) werden per OCR automatisch erkannt; eigene RegEx-Pattern sind möglich. Auto-Löschung nach Session, DACH-Hosting, keine Anmeldung, keine Installation. Bis 20 MB pro Datei. Für Produktivnutzung mit Mandanten- oder Bürgerdaten: Docuflair Redact On-Premises oder Private Cloud.
5 Format-Typen
PDF, DOCX, XLSX, PPTX plus PNG, JPG und TIFF. Office-Dokumente nativ — ohne Konvertierung.
Auto-PII-Erkennung
9 Kategorien (E-Mail, Name, IBAN, Telefon, Adresse, Kreditkarte, SVNr, Geburtsdatum, Reisepass) per OCR.
DACH-Hosting, DSGVO
Server in Deutschland/Österreich. Keine Public Cloud, keine US-Datenweitergabe, kein Tracking.
Auto-Löschung
Hochgeladene Dokumente werden nach Session-Ende automatisch gelöscht. Kein dauerhafter Speicher.
In unter zwei Minuten zur geschwärzten Datei
Drag & Drop, Kategorien wählen, Schwärzung anwenden, Download. Kein Account, keine Installation, keine Wartezeit. Probieren Sie das Tool jetzt mit einem Test-Dokument aus.
Hinweis: Sandbox ist ein Test-Werkzeug. Verwenden Sie keine echten Mandanten-, Bürger- oder Patientendaten — dafür brauchen Sie die On-Prem-Lösung Docuflair Redact.
PDF schwärzen in 4 Schritten
So schwärzen Sie ein Dokument kostenlos online — von Upload bis Download in unter zwei Minuten.
Datei hochladen
Sandbox öffnen und Dokument per Drag & Drop in den Upload-Bereich ziehen. Unterstützt: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, PNG, JPG, TIFF bis 20 MB.
Auto-Erkennung
Kategorien wählen (E-Mail, Name, IBAN, Telefon, …). Das Tool durchsucht das Dokument per OCR und markiert alle Treffer in Sekunden.
Manuell anpassen
Zusätzliche Wörter, Relationen oder RegEx-Pattern ergänzen. Erkannte Treffer wandern ins Schwärzungswörterbuch — auch für Folgedokumente nutzbar.
Anwenden & Download
„Schwärzung anwenden" klicken. Ergebnis ist unwiderruflich geschwärzt und sofort downloadbar. Original wird nach Session-Ende automatisch gelöscht.
Welche Formate werden unterstützt?
Alle gängigen Office- und Bildformate — ohne Konvertierungsumweg über PDF
| Format | Auto-Erkennung | Manuelle Schwärzung | RegEx-Pattern | OCR (gescannte Inhalte) |
|---|---|---|---|---|
| PDF (.pdf) | ||||
| Word (.docx) | — | |||
| Excel (.xlsx) | — | |||
| PowerPoint (.pptx) | — | |||
| Bilder (.png, .jpg, .tiff) |
Maximale Dateigröße: 20 MB pro Upload. Unbegrenzte Dateigröße in der Produktiv-Lösung Docuflair Redact.
9 Kategorien personenbezogener Daten — automatisch erkannt
Stand 2026-04-28: Diese Datentypen findet die Auto-Erkennung in Ihren Dokumenten
E-Mail-Adressen
max.mustermann@firma.at
Personennamen
Vor- und Nachnamen, auch Doppelnamen und akademische Titel.
Postanschriften
Musterstraße 12, 8010 Graz
IBAN
DE89 3704 0044 0532 0130 00 — alle EU-Länder
Telefonnummern
+43 664 1234567 — internationale Formate
Kreditkartennummern
4532 1234 5678 7891 — Visa, Mastercard, Amex
Sozialversicherungsnummern
SVNr (AT), Sozialversicherungsausweis (DE), AHV (CH)
Geburtsdaten
13.04.1985, 1985-04-13, 04/13/1985
Reisepass / Personalausweis
P4832XXXX, L01X00T47 — Pass-Nummern
Sie brauchen weitere Kategorien (Aktenzeichen, Mitarbeiternummern, branchenspezifische IDs)? Definieren Sie eigene RegEx-Pattern direkt in der Sandbox — diese werden gespeichert und sind für Folgedokumente wiederverwendbar.
Docuflair Sandbox vs. Smallpdf vs. Adobe Acrobat
Vergleich der gängigsten Online-Schwärzungs-Tools
| Funktion | Docuflair Sandbox | Smallpdf / iLovePDF | Adobe Acrobat Pro | Docuflair Redact (Produktiv) |
|---|---|---|---|---|
| Preis | Kostenlos | Kostenlos (limitiert) | ~25 €/Monat | On-Prem-Lizenz |
| Auto-PII-Erkennung | 9 Kategorien | — | Eingeschränkt (US-PII) | 9+ Kategorien |
| PDF schwärzen | ||||
| Word/Excel/PPT schwärzen | — | — | ||
| RegEx-Pattern | — | Eingeschränkt | ||
| Hosting-Standort | DACH | USA / EU | USA | Ihr Rechenzentrum |
| DSGVO für Mandantenakten | Test-Daten only | — | — | AVV + On-Prem |
| Stapelverarbeitung 1.000+ Dokumente | — | — | — | |
| REST-API | — | — | — | |
| BSI TR-RESISCAN | — | — | — |
Detaillierter Vergleich: Docuflair vs. Adobe Acrobat
Datenschutz & Cloud-Positionierung
Die Sandbox ist ein Test-Werkzeug. Sie läuft auf einer öffentlich erreichbaren Test-Instanz mit DACH-Hosting, Auto-Löschung nach Session und ohne Tracking. Verwenden Sie sie ausschließlich zur Funktions-Erkundung — nicht für echte Mandantendaten, Bürgerdaten oder Personalakten.
Für die produktive Verarbeitung personenbezogener Daten betreiben Sie Docuflair Redact ausschließlich On-Premises oder in Ihrer dedizierten Private Cloud — niemals in der Public Cloud. Diese Architektur ist Voraussetzung für DSGVO-konforme Verarbeitung in Anwaltskanzleien (Berufsgeheimnisträger, § 203 StGB), Steuerberatern, Behörden (Bürgerdaten, IFG-Anfragen) und Kliniken (Patientenakten). Im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird die On-Prem-Architektur vertraglich zugesichert.
Was die Sandbox NICHT speichert: keine IP-Logs nach Session-Ende, keine Inhalts-Kopien, keine Indizierung, keine Weitergabe an Dritte, keine Modell-Trainings auf Ihren Daten, keine Cookies außer technisch notwendigen Session-Cookies (mit Cookie-Banner-Consent).
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zur kostenlosen Online-Schwärzung
Ist die Schwärzung wirklich unwiderruflich?
Ja. Das Tool schwärzt nicht nur visuell mit einem schwarzen Balken, sondern entfernt den darunterliegenden Text irreversibel aus der Dokument-Struktur. Anders als bei einem manuellen schwarzen Rechteck in einem PDF-Viewer kann der Text nicht durch Markieren, Kopieren oder Metadaten-Auslesen wiederhergestellt werden.
Welche Datentypen erkennt die Auto-Schwärzung?
Stand 2026-04-28 erkennt die Sandbox neun Kategorien personenbezogener Daten automatisch: E-Mail-Adressen, Personennamen, Postanschriften, IBAN, Telefonnummern, Kreditkartennummern, Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten und Reisepass-/Personalausweis-Nummern. Zusätzlich können Sie eigene RegEx-Pattern definieren.
Kann ich Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente schwärzen?
Ja. Im Gegensatz zu vielen Online-Tools, die nur PDF unterstützen, schwärzt die Docuflair-Sandbox auch DOCX, XLSX und PPTX nativ. Bei Excel werden Zellinhalte erkannt, bei PowerPoint Folien-Texte und Notizen, bei Word Fließtext, Tabellen und Kommentare. Auch Synonyme wie „zensieren", „anonymisieren" oder „unkenntlich machen" beschreiben denselben Prozess.
Wo werden meine Dateien gespeichert?
Die Sandbox läuft auf einer in Deutschland/Österreich gehosteten Test-Instanz. Hochgeladene Dokumente werden nach Ablauf der Session automatisch gelöscht. Es findet kein Tracking, keine Indizierung und keine Weitergabe an Dritte statt. Verwenden Sie die Sandbox dennoch nur mit Test-Daten — die Produktiv-Lösung Docuflair Redact betreiben Sie ausschließlich On-Premises oder in Ihrer dedizierten Private Cloud.
Ist das Tool DSGVO-konform?
Die Sandbox erfüllt die DSGVO-Anforderungen für Test-Werkzeuge: kein Tracking ohne Einwilligung, Auto-Löschung nach Session, DACH-Hosting, keine Public-Cloud-Speicherung. Für die produktive Verarbeitung echter personenbezogener Daten benötigen Sie eine On-Prem- oder Private-Cloud-Installation von Docuflair Redact mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Public Cloud ist bei Mandantenakten, Bürgerdaten oder Patientenakten ausgeschlossen.
Was unterscheidet die Sandbox von der Produktiv-Lösung Docuflair Redact?
Die Sandbox ist ein interaktives Demo zum Ausprobieren. Die Produktiv-Lösung Docuflair Redact ist eine projektbasierte Schwärzungsplattform mit lernender Regelengine, selektivem Export je Empfänger, Audit-Trail, REST-API, Active-Directory-Anbindung, Stapelverarbeitung von 1.000+ Dokumenten und BSI-TR-RESISCAN-konformer Archivierung. Sie läuft On-Premises oder in Ihrer dedizierten Private Cloud.
Funktioniert das auf Mac, iPhone und Android?
Ja. Die Sandbox läuft in jedem modernen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) auf Windows, macOS, Linux, iOS und Android. Es ist keine Installation und kein Plugin nötig — alles läuft serverseitig, das Ergebnis wird im Browser angezeigt und heruntergeladen.
Wie schwärze ich eine IBAN aus einem PDF?
Laden Sie das PDF hoch, aktivieren Sie die Kategorie „IBAN" in der Auto-Erkennung und starten Sie die Suche. Das Tool erkennt IBAN-Formate aller EU-Länder (DE, AT, CH, FR, ES, IT, NL, BE, …) und markiert sie automatisch zur Schwärzung. Falls eine IBAN unkonventionell formatiert ist, ergänzen Sie ein RegEx-Pattern wie /[A-Z]{2}[0-9]{2}[A-Z0-9]{11,30}/.
Kann ich RegEx-Pattern verwenden?
Ja. Neben den vorgefertigten Kategorien können Sie eigene reguläre Ausdrücke (RegEx) anlegen, um beispielsweise Aktenzeichen, Mitarbeiternummern oder branchenspezifische Identifier zu treffen. RegEx-Pattern werden im Schwärzungswörterbuch gespeichert und sind für nachfolgende Dokumente wiederverwendbar.
Gibt es Datei-Größen-Limits?
Die Sandbox akzeptiert Dateien bis 20 MB pro Upload. Mehrere Dateien können nacheinander geprüft werden. Für größere Dokumentmengen, Stapelverarbeitung oder Volumen über 20 MB pro Datei nutzen Sie die Produktiv-Lösung Docuflair Redact mit unbegrenzter Dateigröße und 1.000+-Dokumente-Stapelläufen.
Brauche ich Adobe Acrobat um ein PDF zu schwärzen?
Nein. Adobe Acrobat Pro kostet ~25 €/Monat und kann nur manuell rechteckweise schwärzen ohne Auto-Erkennung. Die Docuflair-Sandbox ist kostenlos, online verfügbar und erkennt personenbezogene Daten automatisch — auch in Word, Excel und PowerPoint, was Adobe Acrobat nicht kann. Detaillierter Vergleich: Docuflair vs. Adobe Acrobat.
Brauchen Sie automatisierte Schwärzung im Workflow?
Für Mandantenakten, Bürgerdaten, Personalakten und Stapelverarbeitung von 1.000+ Dokumenten: Docuflair Redact als On-Prem-Plattform mit lernender Regelengine, selektivem Export je Empfänger, REST-API und BSI-TR-RESISCAN-konformer Archivierung.