Cloud vs. On-Premises

Bei Cloud-Lösungen werden Daten auf Servern eines externen Anbieters gespeichert und verarbeitet. Sie greifen über das Internet darauf zu. Bei On-Premises läuft die Software auf Ihren eigenen Servern im Unternehmen – Ihre Daten verlassen niemals Ihr Netzwerk.

On-Premises bietet volle Kontrolle über Ihre Daten. Sie entscheiden, wer Zugriff hat, wo Daten gespeichert werden und wie sie geschützt sind. Bei Cloud-Lösungen müssen Sie dem Anbieter vertrauen – und dessen Mitarbeiter haben oft technischen Zugang zu Ihren Daten. Für sensible Dokumente und strenge Compliance-Anforderungen ist On-Premises oft die sicherere Wahl.

On-Premises vereinfacht die DSGVO-Konformität erheblich: Daten bleiben in Ihrem Rechenzentrum, es gibt keine Drittland-Transfers (wichtig nach Schrems II), und Sie haben vollständige Kontrolle über Aufbewahrungsfristen und Löschung. Bei Cloud-Lösungen müssen Sie Auftragsverarbeitungsverträge prüfen, Serverstandorte kontrollieren und sich auf die Compliance des Anbieters verlassen.

Kurzfristig ja, langfristig oft nicht. Cloud hat niedrigere Anfangsinvestitionen durch Pay-as-you-go-Modelle. Aber: Die laufenden Kosten summieren sich – und steigen mit dem Datenvolumen. On-Premises erfordert eine höhere Anfangsinvestition, ist aber bei längerer Nutzung oft günstiger. Ab etwa 3-5 Jahren Nutzung ist On-Premises in den meisten Szenarien wirtschaftlicher.

Cloud-Lösungen sind ohne Internet nicht nutzbar – ein Totalausfall stoppt alle Arbeit. On-Premises-Software wie Docuflair funktioniert vollständig offline. Ihre Mitarbeiter können weiter scannen, drucken und auf Archive zugreifen, auch wenn die Internetverbindung stundenlang ausfällt.

Grundlegende IT-Kenntnisse sind hilfreich, aber nicht zwingend. Docuflair bietet Remote-Installation durch unsere Techniker an. Nach der Einrichtung läuft die Software wartungsarm. Updates können Sie selbst einspielen oder von uns durchführen lassen. Viele kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung setzen Docuflair erfolgreich ein.

Ja, aber es kann aufwendig sein. Cloud-Anbieter haben oft proprietäre Datenformate, die eine Migration erschweren. Bei On-Premises-Lösungen wie Docuflair liegen Ihre Daten in Standardformaten auf Ihren Servern – Sie können sie jederzeit exportieren oder mit anderen Systemen verarbeiten. Der Wechsel von Cloud zu On-Premises ist daher sinnvoller als umgekehrt.

Beide Modelle sind skalierbar. Cloud wird oft als flexibler dargestellt, aber On-Premises skaliert ebenso – durch Erweiterung der Server-Hardware oder virtuelle Maschinen. Der Unterschied: Bei Cloud bezahlen Sie für jedes GB mehr, bei On-Premises ist zusätzlicher Speicherplatz eine einmalige Hardware-Investition.