Archivierung
Die langfristige, strukturierte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Bei der revisionssicheren Archivierung werden Dokumente unveränderbar gespeichert, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Mehr zu Docuflair ArchiveDokumentenmanagement Glossar
51 Fachbegriffe zu DMS, ECM, Archivierung und Workflow - verständlich erklärt.
Keine Einträge gefunden. Versuchen Sie einen anderen Suchbegriff.
A
Audit-Trail
Ein lückenloses Protokoll aller Aktionen, die an einem Dokument vorgenommen wurden. Enthält Informationen wie Zeitstempel, Benutzer und Art der Änderung. Wichtig für Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Automatische Dokumentenerkennung
Technologie zur automatischen Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten anhand ihres Inhalts, Layouts oder bestimmter Merkmale. Ermöglicht die automatisierte Verarbeitung großer Dokumentenmengen.
C
Content Management
Verwaltung und Organisation von digitalen Inhalten. Ein Enterprise Content Management (ECM)-System umfasst Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung.
D
Datenextraktion
Automatisches Auslesen strukturierter Informationen aus Dokumenten wie Rechnungsnummern, Beträge, Datumsangaben und Adressen. Moderne Datenextraktion kombiniert OCR, Mustererkennung und KI für hohe Genauigkeit auch bei variierenden Dokumentenlayouts.
DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Software zur Verwaltung, Speicherung und Organisation von elektronischen Dokumenten. Bietet Funktionen wie Versionierung, Suche, Zugriffsrechte und Workflow-Steuerung.
DocuWare
Dokumentenmanagement- und Workflow-Automations-Plattform. DocuWare bietet Cloud- und On-Premises-DMS-Lösungen für Dokumentenarchivierung, Workflow und digitale Formulare. Als etablierte DMS-Alternative setzt DocuWare auf eigene Scanner-Integration.
Dokumentenklassifizierung
Automatische Zuordnung von Dokumenten zu vordefinierten Kategorien anhand ihres Inhalts, Layouts oder bestimmter Merkmale. Ermöglicht die regelbasierte Weiterverarbeitung und korrekte Ablage ohne manuelle Sortierung.
Druckregeln
Konfigurierbare Richtlinien, die festlegen, wie Druckaufträge verarbeitet werden. Druckregeln können automatisch Duplex-Druck erzwingen, Farbdruck einschränken, bestimmte Papierformate vorgeben oder Druckaufträge an kosteneffiziente Geräte umleiten – zur Kostensenkung und Ressourcenschonung.
Mehr zu Docuflair PrintDSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
EU-Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten (seit Mai 2018). Stellt Anforderungen an die Verarbeitung, Speicherung und Löschung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten. Docuflair unterstützt DSGVO-Compliance durch Zugriffskontrollen, Audit-Trails, Schwärzungsfunktionen und konfigurierbare Aufbewahrungsfristen.
Mehr zu Docuflair RedactDunkelverarbeitung
Vollautomatische Dokumentenverarbeitung ohne manuellen Eingriff. Dokumente werden automatisch erfasst, klassifiziert, extrahiert und archiviert. Ziel ist eine möglichst hohe Dunkelverarbeitungsquote zur Reduzierung manueller Arbeit und Beschleunigung von Geschäftsprozessen.
E
E-Akte (Elektronische Akte)
Digitale Abbildung einer physischen Akte mit strukturierter Dokumentenablage, Versionierung und Zugriffssteuerung. In Behörden und Kanzleien ersetzt die E-Akte zunehmend die Papierakte. Docuflair ermöglicht das direkte Scannen in elektronische Aktensysteme.
Mehr zu Docuflair Archiveenaio
Enterprise-Content-Management-System (ECM) des Herstellers OPTIMAL SYSTEMS. Bietet Dokumentenmanagement, digitale Akten und Workflow-Management. Als ECM-Plattform adressiert enaio ähnliche Anwendungsfälle wie Docuflair im Bereich Dokumentenerfassung und -verwaltung.
ECM (Enterprise Content Management)
Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten. Umfasst DMS, Workflow, Records Management und Archivierung.
Elektronische Signatur
Digitale Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten. Die eIDAS-Verordnung definiert drei Stufen: Einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Elektronisches Siegel
Digitales Äquivalent zum Firmenstempel für juristische Personen (Unternehmen, Behörden). Bestätigt Herkunft und Unversehrtheit eines Dokuments.
Ersetzendes Scannen
Rechtssicheres Digitalisieren von Papierdokumenten, bei dem das Original nach dem Scannen vernichtet werden kann. Erfordert die Einhaltung der TR-RESISCAN-Richtlinie.
Mehr zu TR-RESISCANF
Formatnormalisierung
Konvertierung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Standardformat (z.B. PDF/A). Gewährleistet langfristige Lesbarkeit und Archivierbarkeit.
Mehr zu Docuflair NormalizeFreigabe-Workflow
Definierter Genehmigungsprozess, bei dem Dokumente von einer oder mehreren Personen geprüft und freigegeben werden müssen. Typisch für Rechnungsfreigabe, Vertragsmanagement und Qualitätskontrolle. Kann mehrstufig mit Eskalation und Stellvertreterregelung konfiguriert werden.
Mehr zu Docuflair WorkflowFuzzy Matching
Suchalgorithmus, der auch bei ungenauen oder fehlerhaften Eingaben Treffer findet. Berücksichtigt Tippfehler, Abkürzungen und ähnliche Schreibweisen. In der Schwärzung ermöglicht Fuzzy Matching das zuverlässige Auffinden personenbezogener Daten trotz variabler Schreibweisen.
Mehr zu Docuflair RedactG
Gerätemanagement
Zentrale Verwaltung und Konfiguration von Multifunktionsdruckern, Scannern und anderen Eingabegeräten. Docuflair ermöglicht das Gerätemanagement über die Weboberfläche und das Konsolenmanagement (DFCMD), einschließlich Statusüberwachung, Konfiguration und Firmware-Updates.
Guthabenverwaltung
System zur Verwaltung von Druck- und Kopierguthaben für Benutzer oder Abteilungen. Die Guthabenverwaltung ermöglicht budgetierte Nutzung von Druck- und Scanressourcen, automatische Kontingentierung und transparente Kostenverrechnung.
H
Hot Folder
Überwachter Ordner, der eingehende Dateien automatisch verarbeitet (z.B. konvertiert, archiviert oder weiterleitet). Ermöglicht automatisierte Workflows ohne manuelle Eingriffe.
I
ICR (Intelligent Character Recognition)
Weiterentwicklung der OCR-Technologie zur Erkennung von Handschrift und individuellen Schriftzeichen. Nutzt neuronale Netze und Machine Learning für die Interpretation handgeschriebener Texte auf Formularen, Notizen und Anmerkungen.
IDP (Intelligent Document Processing)
Kombination aus KI, Machine Learning und OCR zur automatisierten Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von Informationen aus Dokumenten.
Indexierung
Vergabe von Metadaten und Schlagwörtern zur Kategorisierung von Dokumenten. Ermöglicht schnelle Suche und strukturierte Ablage.
Input-Management
Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Dokumente aus verschiedenen Quellen (Scanner, E-Mail, Fax, Upload). Docuflair deckt den gesamten Input-Management-Prozess ab: von der Erfassung am MFP über OCR und Klassifizierung bis zur Weiterleitung an Zielsysteme.
Mehr zu Docuflair ScanJ
Job Based Accounting (JBA)
Abrechnungsmodell, bei dem Druck-, Scan- und Kopierkosten einzelnen Aufträgen, Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden. JBA ermöglicht präzise Kostenverteilung und transparente Nutzungsanalyse pro Abteilung oder Mandant.
K
Konfidenzwert
Prozentualer Sicherheitswert, der angibt, wie zuverlässig eine automatische Erkennung oder Klassifizierung ist. Dokumente mit niedrigem Konfidenzwert werden zur manuellen Prüfung weitergeleitet, während hohe Werte eine Dunkelverarbeitung ermöglichen.
L
Langzeitarchivierung
Aufbewahrung von Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren unter Gewährleistung der Lesbarkeit, Integrität und Authentizität. Erfordert migrationsfreie Formate wie PDF/A.
Legal Tech
Technologien und Software für die Digitalisierung juristischer Arbeitsprozesse. Umfasst Dokumentenmanagement, elektronische Aktenführung, Fristenverwaltung und digitale Signaturen in Kanzleien und Rechtsabteilungen. Docuflair ist als Legal-Tech-Lösung für Kanzleisoftware-Integration (RA-MICRO, ADVOKAT, TriNotar) optimiert.
Mehr zu Docuflair JusticeM
Metadaten
Beschreibende Informationen über ein Dokument (z.B. Autor, Erstellungsdatum, Dokumenttyp). Ermöglichen Suche, Sortierung und automatisierte Verarbeitung.
N
NLP (Natural Language Processing)
Teilgebiet der KI zur maschinellen Verarbeitung und Analyse natürlicher Sprache. Im Dokumentenmanagement ermöglicht NLP die inhaltliche Analyse von Dokumenten, automatische Zusammenfassungen und die Erkennung relevanter Informationen aus Freitext.
O
OCR (Optical Character Recognition)
Optische Zeichenerkennung - Technologie zur Umwandlung von gescannten Dokumenten oder Bildern in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text.
Mehr zu Docuflair ScanOCR-Software
Spezialisierte Software zur optischen Zeichenerkennung, die gescannte Bilder in durchsuchbaren und editierbaren Text umwandelt. Docuflair integriert eine leistungsstarke OCR-Engine, die über 40 Sprachen erkennt und sowohl Volltext-OCR als auch Zonen-OCR für gezielte Datenextraktion unterstützt.
Mehr zu Docuflair ScanOutput-Management
Steuerung und Optimierung der Dokumentenausgabe über verschiedene Kanäle (Druck, E-Mail, Archiv, Cloud). Docuflair bietet Output-Management durch regelbasierte Verteilung gescannter und verarbeiteter Dokumente an konfigurierte Ziele.
Mehr zu Docuflair PrintP
Print-Management
Zentrale Verwaltung und Steuerung aller Druckprozesse in einer Organisation. Umfasst Druckerverwaltung, Kostenkontrolle, Zugriffssteuerung und Follow-Me-Printing. Docuflair bietet Print-Management mit Benutzerauthentifizierung, Druckquoten und detaillierter Nutzungsstatistik.
Mehr zu Docuflair PrintProzessmanagement
Planung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Im Dokumentenmanagement umfasst Prozessmanagement die Automatisierung von Dokumenten-Workflows, Genehmigungsprozessen und Benachrichtigungen. Docuflair unterstützt Prozessmanagement durch konfigurierbare Workflow-Regeln.
Mehr zu Docuflair FlowR
Records Management
Verwaltung von Geschäftsunterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus - von der Erstellung über die Nutzung bis zur Archivierung oder Vernichtung.
Redaktion / Schwärzung
Irreversibles Unkenntlichmachen sensibler Informationen in Dokumenten. Wichtig für Datenschutz (DSGVO) und Informationsfreiheitsgesetz.
Mehr zu Docuflair RedactReporting
Systematische Erstellung von Berichten und Auswertungen über Nutzungsdaten. Im Dokumentenmanagement umfasst Reporting die Analyse von Druck-, Scan- und Kopiervolumen, Kostenverteilung nach Abteilungen sowie Geräteauslastung und Fehlerhäufigkeit.
Revisionssicherheit
Eigenschaft eines Archivsystems, das gespeicherte Informationen vor nachträglicher Veränderung schützt. Gewährleistet die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit archivierter Dokumente.
S
Scan-Management
Zentrale Verwaltung und Konfiguration aller Scan-Prozesse. Umfasst Scanner-Konfiguration, Scan-Profile, Qualitätseinstellungen und Benutzerberechtigungen. Docuflair bietet umfassendes Scan-Management über die Weboberfläche und den Device Client.
Mehr zu Docuflair ScanV
Versionierung
Speicherung verschiedener Versionen eines Dokuments. Ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und die Wiederherstellung früherer Versionen.
Virtuelles Guthaben
Digitales Kontingent für Druck- und Kopierleistungen, das Benutzern oder Gruppen zugewiesen wird. Im Gegensatz zu physischem Guthaben wird virtuelles Guthaben softwarebasiert verwaltet und kann automatisch aufgeladen, begrenzt oder bei Überschreitung gesperrt werden.
Volltextsuche
Suche im gesamten Textinhalt aller archivierten Dokumente. Ermöglicht das Auffinden von Dokumenten anhand beliebiger Textpassagen.
W
Wasserzeichen
Sichtbare oder unsichtbare Markierung in Dokumenten zum Schutz vor unbefugter Nutzung oder zur Kennzeichnung des Dokumentenstatus.
Workflow
Definierte Abfolge von Arbeitsschritten zur Bearbeitung von Dokumenten. Ermöglicht automatisierte Genehmigungsprozesse und Aufgabenverteilung.
Mehr zu Docuflair FlowWorkflow-Management
Systematische Steuerung und Automatisierung von Arbeitsabläufen. Im Dokumentenmanagement umfasst dies die automatische Verteilung, Genehmigung und Archivierung von Dokumenten basierend auf definierten Regeln. Docuflair bietet Workflow-Management mit regelbasierter Dokumentenverarbeitung.
Mehr zu Docuflair FlowWORM (Write Once Read Many)
Speichertechnologie, bei der Daten nur einmal geschrieben und danach nicht mehr verändert werden können. Grundlage für revisionssichere Archivierung.
Z
Zertifikatsmanagement
Verwaltung digitaler Zertifikate für verschlüsselte Kommunikation und elektronische Signaturen. Umfasst Erstellung, Erneuerung und Widerruf von SSL/TLS-Zertifikaten und Signaturzertifikaten. Docuflair nutzt Zertifikate für HTTPS-Verschlüsselung, E-Mail-Signierung und qualifizierte elektronische Signaturen.
Weitere Glossare
Entdecken Sie weitere Themenbereiche
Sie haben noch Fragen?
Unsere Experten erklären Ihnen gerne, wie Docuflair Ihre Dokumentenprozesse optimiert.