55 Fachbegriffe zu DMS, ECM, Archivierung und Workflow - verständlich erklärt.
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Verarbeitung personenbezogener Daten, sodass die betroffene Person nicht mehr identifizierbar ist — auch nicht durch den Verantwortlichen. Nach DSGVO Erwägungsgrund 26 fallen anonymisierte Daten nicht mehr unter die DSGVO. Im Unterschied zur Pseudonymisierung ist Anonymisierung nicht reversibel.
Die langfristige, strukturierte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Bei der revisionssicheren Archivierung werden Dokumente unveränderbar gespeichert, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Mehr zu Docuflair ArchiveLückenlose, unveränderliche Aufzeichnung aller Aktionen, die an einem Dokument oder in einem System durchgeführt werden. Enthält typischerweise: Zeitstempel, Benutzer, Aktion, betroffenes Objekt. In Docuflair implementiert als SHA-256 Hash-Kette nach dem Blockchain-Prinzip — jeder Eintrag referenziert den Hash des vorherigen, sodass nachträgliche Manipulation erkennbar ist.
Technologie zur automatischen Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten anhand ihres Inhalts, Layouts oder bestimmter Merkmale. Ermöglicht die automatisierte Verarbeitung großer Dokumentenmengen.
Verwaltung und Organisation von digitalen Inhalten. Ein Enterprise Content Management (ECM)-System umfasst Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung.
Automatisches Auslesen strukturierter Informationen aus Dokumenten wie Rechnungsnummern, Beträge, Datumsangaben und Adressen. Moderne Datenextraktion kombiniert OCR, Mustererkennung und KI für hohe Genauigkeit auch bei variierenden Dokumentenlayouts.
Software zur Verwaltung, Speicherung und Organisation von elektronischen Dokumenten. Bietet Funktionen wie Versionierung, Suche, Zugriffsrechte und Workflow-Steuerung.
Dokumentenmanagement- und Workflow-Automations-Plattform. DocuWare bietet Cloud- und On-Premises-DMS-Lösungen für Dokumentenarchivierung, Workflow und digitale Formulare. Als etablierte DMS-Alternative setzt DocuWare auf eigene Scanner-Integration.
Automatische Zuordnung von Dokumenten zu vordefinierten Kategorien anhand ihres Inhalts, Layouts oder bestimmter Merkmale. Ermöglicht die regelbasierte Weiterverarbeitung und korrekte Ablage ohne manuelle Sortierung.
Konfigurierbare Richtlinien, die festlegen, wie Druckaufträge verarbeitet werden. Druckregeln können automatisch Duplex-Druck erzwingen, Farbdruck einschränken, bestimmte Papierformate vorgeben oder Druckaufträge an kosteneffiziente Geräte umleiten – zur Kostensenkung und Ressourcenschonung.
Mehr zu Docuflair PrintEU-Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten (seit Mai 2018). Stellt Anforderungen an die Verarbeitung, Speicherung und Löschung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten. Docuflair unterstützt DSGVO-Compliance durch Zugriffskontrollen, Audit-Trails, Schwärzungsfunktionen und konfigurierbare Aufbewahrungsfristen.
Mehr zu Docuflair RedactVollautomatische Dokumentenverarbeitung ohne manuellen Eingriff. Dokumente werden automatisch erfasst, klassifiziert, extrahiert und archiviert. Ziel ist eine möglichst hohe Dunkelverarbeitungsquote zur Reduzierung manueller Arbeit und Beschleunigung von Geschäftsprozessen.
Digitale Abbildung einer physischen Akte mit strukturierter Dokumentenablage, Versionierung und Zugriffssteuerung. In Behörden und Kanzleien ersetzt die E-Akte zunehmend die Papierakte. Docuflair ermöglicht das direkte Scannen in elektronische Aktensysteme.
Mehr zu Docuflair ArchiveEnterprise-Content-Management-System (ECM) des Herstellers OPTIMAL SYSTEMS. Bietet Dokumentenmanagement, digitale Akten und Workflow-Management. Als ECM-Plattform adressiert enaio ähnliche Anwendungsfälle wie Docuflair im Bereich Dokumentenerfassung und -verwaltung.
Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten. Umfasst DMS, Workflow, Records Management und Archivierung.
Digitale Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten. Die eIDAS-Verordnung definiert drei Stufen: Einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Digitales Äquivalent zum Firmenstempel für juristische Personen (Unternehmen, Behörden). Bestätigt Herkunft und Unversehrtheit eines Dokuments.
Rechtssicheres Digitalisieren von Papierdokumenten, bei dem das Original nach dem Scannen vernichtet werden kann. Erfordert die Einhaltung der TR-RESISCAN-Richtlinie.
Mehr zu TR-RESISCANKonvertierung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Standardformat (z.B. PDF/A). Gewährleistet langfristige Lesbarkeit und Archivierbarkeit.
Mehr zu Docuflair NormalizeDefinierter Genehmigungsprozess, bei dem Dokumente von einer oder mehreren Personen geprüft und freigegeben werden müssen. Typisch für Rechnungsfreigabe, Vertragsmanagement und Qualitätskontrolle. Kann mehrstufig mit Eskalation und Stellvertreterregelung konfiguriert werden.
Mehr zu Docuflair WorkflowSuchalgorithmus, der auch bei ungenauen oder fehlerhaften Eingaben Treffer findet. Berücksichtigt Tippfehler, Abkürzungen und ähnliche Schreibweisen. In der Schwärzung ermöglicht Fuzzy Matching das zuverlässige Auffinden personenbezogener Daten trotz variabler Schreibweisen.
Mehr zu Docuflair RedactZentrale Verwaltung und Konfiguration von Multifunktionsdruckern, Scannern und anderen Eingabegeräten. Docuflair ermöglicht das Gerätemanagement über die Weboberfläche und das Konsolenmanagement (DFCMD), einschließlich Statusüberwachung, Konfiguration und Firmware-Updates.
System zur Verwaltung von Druck- und Kopierguthaben für Benutzer oder Abteilungen. Die Guthabenverwaltung ermöglicht budgetierte Nutzung von Druck- und Scanressourcen, automatische Kontingentierung und transparente Kostenverrechnung.
Überwachter Ordner, der eingehende Dateien automatisch verarbeitet (z.B. konvertiert, archiviert oder weiterleitet). Ermöglicht automatisierte Workflows ohne manuelle Eingriffe.
Weiterentwicklung der OCR-Technologie zur Erkennung von Handschrift und individuellen Schriftzeichen. Nutzt neuronale Netze und Machine Learning für die Interpretation handgeschriebener Texte auf Formularen, Notizen und Anmerkungen.
Kombination aus KI, Machine Learning und OCR zur automatisierten Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von Informationen aus Dokumenten.
Vergabe von Metadaten und Schlagwörtern zur Kategorisierung von Dokumenten. Ermöglicht schnelle Suche und strukturierte Ablage.
Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Dokumente aus verschiedenen Quellen (Scanner, E-Mail, Fax, Upload). Docuflair deckt den gesamten Input-Management-Prozess ab: von der Erfassung am MFP über OCR und Klassifizierung bis zur Weiterleitung an Zielsysteme.
Mehr zu Docuflair ScanAbrechnungsmodell, bei dem Druck-, Scan- und Kopierkosten einzelnen Aufträgen, Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden. JBA ermöglicht präzise Kostenverteilung und transparente Nutzungsanalyse pro Abteilung oder Mandant.
Prozentualer Sicherheitswert, der angibt, wie zuverlässig eine automatische Erkennung oder Klassifizierung ist. Dokumente mit niedrigem Konfidenzwert werden zur manuellen Prüfung weitergeleitet, während hohe Werte eine Dunkelverarbeitung ermöglichen.
Aufbewahrung von Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren unter Gewährleistung der Lesbarkeit, Integrität und Authentizität. Erfordert migrationsfreie Formate wie PDF/A.
Anordnung zur Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit einem laufenden oder erwarteten Rechtsverfahren. Dokumente unter Legal Hold dürfen nicht gelöscht, verändert oder vernichtet werden — auch nicht nach Ablauf regulärer Aufbewahrungsfristen. Verstöße können zu schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen führen.
Technologien und Software für die Digitalisierung juristischer Arbeitsprozesse. Umfasst Dokumentenmanagement, elektronische Aktenführung, Fristenverwaltung und digitale Signaturen in Kanzleien und Rechtsabteilungen. Docuflair ist als Legal-Tech-Lösung für Kanzleisoftware-Integration (RA-MICRO, ADVOKAT, TriNotar) optimiert.
Mehr zu Docuflair JusticeBeschreibende Informationen über ein Dokument (z.B. Autor, Erstellungsdatum, Dokumenttyp). Ermöglichen Suche, Sortierung und automatisierte Verarbeitung.
Teilgebiet der KI zur maschinellen Verarbeitung und Analyse natürlicher Sprache. Im Dokumentenmanagement ermöglicht NLP die inhaltliche Analyse von Dokumenten, automatische Zusammenfassungen und die Erkennung relevanter Informationen aus Freitext.
Optische Zeichenerkennung - Technologie zur Umwandlung von gescannten Dokumenten oder Bildern in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text.
Mehr zu Docuflair ScanSpezialisierte Software zur optischen Zeichenerkennung, die gescannte Bilder in durchsuchbaren und editierbaren Text umwandelt. Docuflair integriert eine leistungsstarke OCR-Engine, die über 99 Sprachen erkennt und sowohl Volltext-OCR als auch Zonen-OCR für gezielte Datenextraktion unterstützt.
Mehr zu Docuflair ScanSteuerung und Optimierung der Dokumentenausgabe über verschiedene Kanäle (Druck, E-Mail, Archiv, Cloud). Docuflair bietet Output-Management durch regelbasierte Verteilung gescannter und verarbeiteter Dokumente an konfigurierte Ziele.
Mehr zu Docuflair PrintPersonenbezogene Daten, die eine natürliche Person direkt oder indirekt identifizierbar machen. Beispiele: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IBAN, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, IP-Adresse, Standortdaten. Die DSGVO definiert in Art. 4 Nr. 1 einen breiten Begriff personenbezogener Daten.
Zentrale Verwaltung und Steuerung aller Druckprozesse in einer Organisation. Umfasst Druckerverwaltung, Kostenkontrolle, Zugriffssteuerung und Follow-Me-Printing. Docuflair bietet Print-Management mit Benutzerauthentifizierung, Druckquoten und detaillierter Nutzungsstatistik.
Mehr zu Docuflair PrintPlanung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Im Dokumentenmanagement umfasst Prozessmanagement die Automatisierung von Dokumenten-Workflows, Genehmigungsprozessen und Benachrichtigungen. Docuflair unterstützt Prozessmanagement durch konfigurierbare Workflow-Regeln.
Mehr zu Docuflair FlowGemäß DSGVO Art. 4 Nr. 5: Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass sie ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Die Zuordnungstabelle wird separat aufbewahrt. Im Unterschied zur Anonymisierung ist Pseudonymisierung reversibel.
Verwaltung von Geschäftsunterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus - von der Erstellung über die Nutzung bis zur Archivierung oder Vernichtung.
Systematische Erstellung von Berichten und Auswertungen über Nutzungsdaten. Im Dokumentenmanagement umfasst Reporting die Analyse von Druck-, Scan- und Kopiervolumen, Kostenverteilung nach Abteilungen sowie Geräteauslastung und Fehlerhäufigkeit.
Eigenschaft eines Archivsystems, das gespeicherte Informationen vor nachträglicher Veränderung schützt. Gewährleistet die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit archivierter Dokumente.
Zentrale Verwaltung und Konfiguration aller Scan-Prozesse. Umfasst Scanner-Konfiguration, Scan-Profile, Qualitätseinstellungen und Benutzerberechtigungen. Docuflair bietet umfassendes Scan-Management über die Weboberfläche und den Device Client.
Mehr zu Docuflair ScanIrreversible Entfernung personenbezogener oder vertraulicher Daten aus Dokumenten. Anders als Anonymisierung oder Pseudonymisierung werden geschwärzte Inhalte physikalisch zerstört und können nicht rekonstruiert werden. Typische Anwendungsfälle: DSGVO-Auskunftsanfragen, IFG-Anfragen, Akteneinsicht.
Mehr zu Docuflair RedactSpeicherung verschiedener Versionen eines Dokuments. Ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und die Wiederherstellung früherer Versionen.
Digitales Kontingent für Druck- und Kopierleistungen, das Benutzern oder Gruppen zugewiesen wird. Im Gegensatz zu physischem Guthaben wird virtuelles Guthaben softwarebasiert verwaltet und kann automatisch aufgeladen, begrenzt oder bei Überschreitung gesperrt werden.
Suche im gesamten Textinhalt aller archivierten Dokumente. Ermöglicht das Auffinden von Dokumenten anhand beliebiger Textpassagen.
Sichtbare oder unsichtbare Markierung in Dokumenten zum Schutz vor unbefugter Nutzung oder zur Kennzeichnung des Dokumentenstatus.
Definierte Abfolge von Arbeitsschritten zur Bearbeitung von Dokumenten. Ermöglicht automatisierte Genehmigungsprozesse und Aufgabenverteilung.
Mehr zu Docuflair FlowSystematische Steuerung und Automatisierung von Arbeitsabläufen. Im Dokumentenmanagement umfasst dies die automatische Verteilung, Genehmigung und Archivierung von Dokumenten basierend auf definierten Regeln. Docuflair bietet Workflow-Management mit regelbasierter Dokumentenverarbeitung.
Mehr zu Docuflair FlowSpeichertechnologie, bei der Daten nur einmal geschrieben und danach nicht mehr verändert werden können. Grundlage für revisionssichere Archivierung.
Verwaltung digitaler Zertifikate für verschlüsselte Kommunikation und elektronische Signaturen. Umfasst Erstellung, Erneuerung und Widerruf von SSL/TLS-Zertifikaten und Signaturzertifikaten. Docuflair nutzt Zertifikate für HTTPS-Verschlüsselung, E-Mail-Signierung und qualifizierte elektronische Signaturen.
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