XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches E-Rechnungsformat brauche ich?

Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland stehen Unternehmen vor einer zentralen Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate sind EN-16931-konform und damit gesetzlich zugelassen — doch sie unterscheiden sich in ihrer technischen Ausprägung, ihren Einsatzgebieten und ihrer Praxistauglichkeit erheblich.

Dieser Artikel vergleicht beide Formate anhand konkreter Kriterien, erklärt, wann welches Format sinnvoll ist, und gibt eine klare Empfehlung für den B2B-Bereich.

Die Formate im direkten Vergleich

Technische und praktische Unterschiede auf einen Blick

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD
Datenformat	Reines XML	Hybrid: PDF/A-3 + eingebettetes XML
Europäischer Standard	EN 16931 (CII oder UBL)	EN 16931 (CII-Profil, ab v2.0.1)
Menschenlesbar	Nein — benötigt Viewer	Ja — PDF-Ansicht vorhanden
Maschinenlesbar	Ja — vollständig	Ja — über eingebettetes XML
Primäre Zielgruppe	Behörden (B2G), öffentliche Aufträge	B2B-Rechnungsverkehr
Leitweg-ID	Erforderlich (bei B2G)	Optional
Anhänge	Nur referenziert (externe Dateien)	Können in PDF eingebettet werden
Dateigröße	Sehr klein (nur XML-Daten)	Größer (PDF + XML)
Archivierung	XML muss archiviert werden	PDF/A-3 ist bereits archivtauglich
Verbreitung Deutschland	Behörden, öffentliche Auftraggeber	Breite B2B-Nutzung

XRechnung im Detail

Das Pflichtformat für den Behördenverkehr

XRechnung wurde im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und ist seit 2020 das Pflichtformat für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene. Die meisten Bundesländer haben inzwischen nachgezogen. Wer als Lieferant an Behörden, Kommunen oder öffentliche Auftraggeber fakturiert, kommt an XRechnung nicht vorbei.

Vorteile von XRechnung

Schlankes Format: Reines XML ohne visuelle Komponente — effizient und schnell zu verarbeiten
Maximale Maschinenlesbarkeit: Keine Ambiguität zwischen visueller Darstellung und Daten
Standardisiert: Klare Vorgaben durch den IT-Planungsrat, regelmäßige Updates
Validierung: XRechnung kann vor dem Versand gegen das Schema validiert werden

Nachteile von XRechnung

Keine menschenlesbare Ansicht: Ohne Viewer oder ERP-System ist die XML-Datei für den Laien unlesbar
Leitweg-ID erforderlich: Für B2G-Rechnungen muss die Leitweg-ID des Empfängers bekannt sein
Eingeschränkte Anhänge: Zusätzliche Dokumente können nur referenziert, nicht eingebettet werden

Wann XRechnung? Wenn Sie an Behörden, Kommunen oder öffentliche Auftraggeber liefern und eine Leitweg-ID vorliegt. Im reinen B2B-Bereich ist XRechnung möglich, aber ZUGFeRD meist die praktischere Wahl.

ZUGFeRD im Detail

Das Hybridformat für den B2B-Alltag

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert das Beste aus zwei Welten: eine menschenlesbare PDF-Darstellung und maschinenlesbare XML-Daten in einer einzigen Datei. Das macht ZUGFeRD besonders praxistauglich, weil auch Empfänger ohne E-Rechnungs-Software die Rechnung lesen können.

Vorteile von ZUGFeRD

Doppelte Nutzung: Mensch und Maschine können dieselbe Datei verarbeiten
Einfache Einführung: PDF-Ansicht reduziert die Hemmschwelle bei Empfängern
Eingebettete Anhänge: Leistungsnachweise, Lieferscheine etc. können direkt in der PDF enthalten sein
Archivtauglich: PDF/A-3 als Containerformat ist für die Langzeitarchivierung geeignet
International: Kompatibel mit Factur-X (Frankreich) — grenzüberschreitend einsetzbar

Nachteile von ZUGFeRD

Größere Dateien: PDF + XML ergibt größere Dateien als reines XML
Redundanz: Die visuellen und strukturierten Daten können theoretisch voneinander abweichen
Profile beachten: Nur die Profile „Comfort", „EN 16931" und „Extended" sind für die E-Rechnungspflicht konform — das Profil „Minimum" oder „Basic" reicht nicht

Wann ZUGFeRD? Für den B2B-Rechnungsverkehr ist ZUGFeRD die empfohlene Wahl. Die PDF-Ansicht macht die Einführung einfacher, und das Format ist sowohl für den deutschen als auch für den europäischen Markt geeignet.

Praxisempfehlung: Welches Format für wen?

Orientierungshilfe für die Formatwahl

Lieferanten der öffentlichen Hand

Wenn Sie Rechnungen an Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden stellen, benötigen Sie XRechnung. Viele Behördenportale (z. B. ZRE, OZG-RE) akzeptieren ausschließlich dieses Format. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die aktuelle XRechnung-Version unterstützt und die Leitweg-ID korrekt überträgt.

B2B-Unternehmen

Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD die pragmatische Wahl. Die PDF-Ansicht erleichtert die Umstellung für alle Beteiligten, und die eingebetteten XML-Daten ermöglichen trotzdem die vollautomatische Verarbeitung. Wählen Sie mindestens das Profil „EN 16931", um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Unternehmen mit beiden Zielgruppen

Viele Unternehmen beliefern sowohl Behörden als auch andere Unternehmen. In diesem Fall ist die Empfehlung klar: Nutzen Sie eine Software, die beide Formate unterstützt. So können Sie je nach Empfänger das passende Format wählen — ohne zwei getrennte Systeme betreiben zu müssen.

Fazit: Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD im Profil „EN 16931" oder höher die beste Wahl. Es ist praxistauglich, archivtauglich und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. XRechnung kommt zusätzlich ins Spiel, wenn Sie an die öffentliche Verwaltung fakturieren.

Beide Formate in einer Lösung

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD

Kann ich sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD nutzen?

Ja. Beide Formate sind EN-16931-konform und für die E-Rechnungspflicht zugelassen. Viele Unternehmen nutzen XRechnung für Behördenaufträge und ZUGFeRD für den B2B-Bereich. Docuflair Invoice unterstützt beide Formate.

Ist ZUGFeRD einfacher als XRechnung?

Für den Empfänger ja: ZUGFeRD enthält eine menschenlesbare PDF-Ansicht, sodass auch Empfänger ohne spezielle Software die Rechnung lesen können. XRechnung hingegen ist reines XML und benötigt einen Viewer oder ein ERP-System zur Darstellung.

Brauche ich für XRechnung eine Leitweg-ID?

Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) ist eine Leitweg-ID erforderlich. Im B2B-Bereich ist sie optional. Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Zuordnung der Rechnung zum Empfänger innerhalb der Verwaltung.