TR-RESISCAN vs. GoBD: Was ist der Unterschied?

Wer sich mit der Digitalisierung von Dokumenten beschäftigt, stößt unweigerlich auf zwei Begriffe: TR-RESISCAN und GoBD. Beide Standards spielen eine zentrale Rolle bei der rechtssicheren Dokumentenverarbeitung in Deutschland, doch sie verfolgen unterschiedliche Ziele und gelten für unterschiedliche Anwendungsfälle.

In der Praxis herrscht häufig Verwirrung: Reicht GoBD-konformes Scannen? Braucht man TR-RESISCAN zusätzlich? Oder ist das dasselbe? Dieser Artikel klärt die Unterschiede, zeigt die Überschneidungen und gibt eine Praxisempfehlung.

Was ist was? Ein kurzer Überblick

TR-RESISCAN und GoBD im Kurzporträt

TR-RESISCAN (BSI TR-03138)

TR-RESISCAN ist eine Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie beschreibt den Prozess des ersetzenden Scannens: wie ein Papierdokument so digitalisiert wird, dass das digitale Abbild die gleiche Beweiskraft wie das Original besitzt und dieses anschließend vernichtet werden kann. Der Fokus liegt auf dem Scanprozess selbst, einschließlich Sichtkontrolle, Transfervermerk und digitaler Signatur.

GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation)

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), das die Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form regelt. Der Fokus liegt auf der Aufbewahrung und Unveränderbarkeit steuerlich relevanter Dokumente. Die GoBD decken den gesamten Lebenszyklus ab: Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Reproduktion.

TR-RESISCAN vs. GoBD im direkten Vergleich

Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Kriterium	TR-RESISCAN	GoBD
Herausgeber	BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)	BMF (Bundesministerium der Finanzen)
Art des Dokuments	Technische Richtlinie	BMF-Schreiben (Verwaltungsanweisung)
Geltungsbereich	Alle Organisationen, die ersetzendes Scannen durchführen	Steuerpflichtige (Unternehmen, Freiberufler)
Fokus	Der Scanprozess (Vorbereitung, Scan, Sichtkontrolle, Transfervermerk)	Aufbewahrung und Unveränderbarkeit digitaler Unterlagen
Ziel	Beweiskrafterhaltung beim Übergang von Papier zu Digital	Ordnungsgemäße Buchführung in digitaler Form
Verbindlichkeit	Technische Empfehlung (faktisch Maßstab bei Gerichten)	Verwaltungsanweisung (bindet Finanzverwaltung)
Kernelemente	Sichtkontrolle, Transfervermerk, digitale Signatur, Audit-Trail	Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung
Vernichtung des Originals	Ausdrücklich geregelt (Hauptzweck)	Grundsätzlich zulässig (seit GoBD 2019), aber ohne Prozessdefinition
Modularität	Basismodul + Aufbaumodule (Integrität, Vertraulichkeit)	Einheitliche Anforderungen für alle Steuerpflichtigen

Wo überschneiden sich die Standards?

Gemeinsamkeiten und Ergänzungen

Trotz ihrer unterschiedlichen Ausrichtung haben TR-RESISCAN und GoBD mehrere gemeinsame Grundprinzipien:

Nachvollziehbarkeit

Beide Standards fordern, dass der Scanprozess nachvollziehbar dokumentiert wird. Bei TR-RESISCAN geschieht das über den Transfervermerk und den Audit-Trail; bei GoBD über die Verfahrensdokumentation und die Protokollierung.

Unveränderbarkeit

Digitale Dokumente dürfen nach der Erstellung nicht mehr verändert werden. TR-RESISCAN sichert die Integrität über digitale Signaturen und Hash-Werte. GoBD fordert Unveränderbarkeit durch technische Maßnahmen und revisionssichere Archivierung.

Langzeitarchivierung

Beide Standards setzen voraus, dass digitale Dokumente langfristig lesbar und reproduzierbar bleiben. TR-RESISCAN empfiehlt PDF/A als Ausgabeformat. GoBD fordert, dass Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Kurz gesagt: TR-RESISCAN und GoBD widersprechen sich nicht. Sie ergänzen sich. TR-RESISCAN definiert den Scanprozess, GoBD die Aufbewahrung. Wer beides einhält, hat den gesamten Dokumentenlebenszyklus abgedeckt.

Praxisempfehlung: Wann welcher Standard?

Eine Entscheidungshilfe für den Arbeitsalltag

Sie sind ein Unternehmen und möchten Belege digitalisieren

Wenn Sie steuerlich relevante Belege (Eingangsrechnungen, Verträge, Korrespondenz) digitalisieren und die Papieroriginale anschließend vernichten möchten, sollten Sie beide Standards berücksichtigen: GoBD für die ordnungsgemäße Aufbewahrung und TR-RESISCAN für den Scanprozess. Die gute Nachricht: Wer TR-RESISCAN-konform scannt, erfüllt die Scan-Anforderungen der GoBD in der Regel automatisch.

Sie sind eine Behörde

Für Behörden ist TR-RESISCAN der primäre Standard. GoBD ist für den öffentlichen Sektor nicht direkt relevant, da es sich an Steuerpflichtige im privatwirtschaftlichen Bereich richtet. Behörden orientieren sich am E-Government-Gesetz und den zugehörigen Organisationsrichtlinien.

Sie sind Steuerberater

Steuerberater sollten beide Standards kennen und einhalten. Für die Digitalisierung von Mandantenbelegen gelten die GoBD unmittelbar. TR-RESISCAN liefert den Prozessrahmen, damit die digitalisierten Belege die Papieroriginale rechtswirksam ersetzen können.

Sie sind Anwalt oder Notar

TR-RESISCAN ist der relevante Standard für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten. GoBD spielt nur dann eine Rolle, wenn es um die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen der Kanzlei selbst geht (z. B. Eingangsrechnungen, Buchhaltungsbelege).

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zu TR-RESISCAN und GoBD

Muss ich TR-RESISCAN und GoBD gleichzeitig einhalten?

Es kommt auf den Anwendungsfall an. Wenn Sie steuerlich relevante Belege digitalisieren und die Papieroriginale vernichten möchten, sollten Sie beide Standards berücksichtigen: GoBD für die ordnungsgemäße Aufbewahrung und TR-RESISCAN für den Scanprozess. Wer TR-RESISCAN-konform scannt, erfüllt in der Regel automatisch auch die Scan-Anforderungen der GoBD.

Reicht GoBD-konformes Scannen für ersetzendes Scannen aus?

Nicht vollständig. GoBD regelt die Aufbewahrung, nicht den Scanprozess im Detail. Für ersetzendes Scannen — also die Vernichtung des Papieroriginals — definiert TR-RESISCAN die notwendigen Prozessschritte wie Sichtkontrolle, Transfervermerk und digitale Signatur. GoBD allein reicht dafür nicht aus.

Welcher Standard gilt für Behörden?

Für Behörden ist primär TR-RESISCAN relevant, da die GoBD nur für steuerlich relevante Unterlagen im privatwirtschaftlichen Bereich gelten. Behörden orientieren sich am E-Government-Gesetz und den zugehörigen Organisationsrichtlinien, die TR-RESISCAN als Prozessstandard referenzieren.