Sicherheit

Sicher scannen am MFP

Authentifizierung mit Badge, PIN & Smartphone im Überblick

In vielen Unternehmen steht der Multifunktionsdrucker im Flur — frei zugänglich für jeden Mitarbeiter, Besucher oder Reinigungskraft. Was als praktisch gilt, ist aus Datenschutzsicht problematisch: Ohne Authentifizierung kann jeder scannen, kopieren und auf gespeicherte Dokumente zugreifen. Es gibt keine Nachvollziehbarkeit, wer wann welches Dokument digitalisiert hat.

Die DSGVO fordert in Artikel 32 technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Ein offener MFP ohne Zugriffskontrolle kann diese Anforderung nicht erfüllen. Authentifizierung am MFP ist daher keine optionale Komfortfunktion, sondern eine notwendige Sicherheitsmaßnahme.

Dieser Artikel stellt die gängigen Authentifizierungsmethoden vor, vergleicht ihre Stärken und zeigt, wie personalisierte Scan-Profile den Arbeitsalltag vereinfachen.

Das Problem: Offene MFPs sind ein Sicherheitsrisiko

Warum Zugriffskontrolle am Multifunktionsdrucker unverzichtbar ist

Ein Multifunktionsdrucker ohne Authentifizierung birgt mehrere Risiken:

  • Keine Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann welches Dokument gescannt oder kopiert? Ohne Benutzeridentifikation gibt es keinen Audit-Trail — ein Problem bei Datenschutzvorfällen und Audits.
  • Unbefugter Zugriff: Vertrauliche Dokumente, die im Ausgabefach liegen bleiben oder versehentlich an den falschen Ordner gescannt werden, können von Unbefugten eingesehen werden.
  • Fehlende Zuordnung: Scan-Aufträge landen in einem generischen Ordner. Mitarbeiter müssen ihre Dokumente manuell heraussuchen — zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • DSGVO-Verstoß: Art. 32 DSGVO fordert technische Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit. Ein ungeschützter MFP, an dem personenbezogene Daten gescannt werden, kann diese Anforderung nicht erfüllen.

Die 4 Authentifizierungsmethoden im Vergleich

Jede Methode hat ihre Stärken — die richtige Wahl hängt von Ihren Anforderungen ab

1. NFC/RFID-Badge (kontaktlos)

Der Mitarbeiter hält seinen Ausweis oder Badge an den Kartenleser am MFP. In unter einer Sekunde ist er authentifiziert und sieht seine persönlichen Scan-Profile auf dem Display. Die NFC/RFID-Authentifizierung ist die am weitesten verbreitete Methode in Unternehmen, da sie den bestehenden Mitarbeiterausweis nutzt, den die meisten ohnehin bei sich tragen.

Vorteile: Schnell (unter 1 Sekunde), komfortabel, kein Passwort nötig, bestehende Ausweise nutzbar.

Nachteile: Badge kann verloren gehen oder gestohlen werden, Kartenleser-Hardware erforderlich.

2. PIN-Code

Der Benutzer gibt einen persönlichen PIN-Code auf dem Touchscreen des MFP ein. Diese Methode benötigt keine zusätzliche Hardware und ist für Umgebungen geeignet, in denen kein Badge-System existiert.

Vorteile: Keine Hardware nötig, einfach einzurichten, kann nicht physisch verloren gehen.

Nachteile: Langsamer als Badge, PIN kann beobachtet werden, Eingabe fehleranfällig.

3. Smartphone-App

Der Benutzer authentifiziert sich über eine App auf seinem Smartphone — per QR-Code-Scan am MFP-Display oder per Bluetooth/NFC. Moderne Varianten kombinieren dies mit biometrischer Authentifizierung (Fingerabdruck oder Face-ID) auf dem Smartphone.

Vorteile: Kein zusätzliches Badge nötig (BYOD), zusätzliche Sicherheit durch Biometrie, moderne User Experience.

Nachteile: Smartphone muss geladen und dabei sein, App-Installation erforderlich, Datenschutzbedenken bei privaten Geräten.

4. Benutzername und Passwort

Die klassische Methode: Der Benutzer gibt am MFP-Touchscreen seinen Benutzernamen und sein Passwort ein. Wird typischerweise als Fallback-Methode eingesetzt, wenn Badge oder Smartphone nicht verfügbar sind.

Vorteile: Universell einsetzbar, keine Hardware nötig, LDAP/Active-Directory-Integration möglich.

Nachteile: Zeitaufwändig (Eingabe am Touchscreen), Passwort kann vergessen werden, weniger benutzerfreundlich.

Kriterium NFC/RFID-Badge PIN-Code Smartphone Benutzername/Passwort
Geschwindigkeit Sehr schnell (<1s) Mittel (3-5s) Schnell (2-3s) Langsam (10-15s)
Sicherheit Hoch Mittel Sehr hoch (mit Biometrie) Mittel
Komfort Sehr hoch Mittel Hoch Niedrig
Hardware Kartenleser erforderlich Keine Keine (Smartphone vorhanden) Keine
Einsatzgebiet Unternehmen, Behörden Kleine Büros Moderne Arbeitsplätze Fallback-Methode

Personalisierte Scan-Profile: Jeder sieht nur das, was er braucht

Wie Authentifizierung den Scan-Workflow vereinfacht

Der eigentliche Mehrwert der Authentifizierung geht weit über die Sicherheit hinaus. Nach der Anmeldung am MFP sieht jeder Benutzer seine individuellen Scan-Profile — zugeschnitten auf seine Rolle, seine Abteilung und seine täglichen Aufgaben:

  • Buchhaltung: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belege, Kontoauszüge
  • Rechtsabteilung: Mandantenakten (nach Mandant sortiert), Schriftsätze, Verträge
  • Personalabteilung: Bewerbungen, Personalakten, Zeugnisse
  • Geschäftsführung: Persönliche Ablage, vertrauliche Dokumente

Jedes Profil definiert nicht nur den Zielordner, sondern auch Scan-Einstellungen wie Auflösung, Farbmodus, Dateiformat und Dateiname. Der Benutzer wählt am MFP-Display einfach das passende Profil aus und drückt auf Start — den Rest erledigt die Software.

Praxisbeispiel: Eine Steuerkanzlei mit 30 Mitarbeitern hat für jeden Steuerberater ein personalisiertes Profil eingerichtet. Nach dem Badge-Scan am MFP sieht der Berater seine Mandantenliste auf dem Display. Er wählt den Mandanten aus, legt die Belege ein und drückt Start. Die Scans landen automatisch in der richtigen Mandantenakte auf dem Server — korrekt benannt, im richtigen Format, ohne einen einzigen manuellen Schritt am PC.

Audit-Trail: Jeder Scan-Vorgang nachvollziehbar dokumentiert

Compliance-Nachweis für DSGVO, ISO 27001 und interne Audits

Mit Authentifizierung am MFP wird jeder Scan-Vorgang automatisch protokolliert. Der Audit-Trail enthält:

  • Wer: Benutzername des authentifizierten Mitarbeiters
  • Wann: Zeitstempel des Scan-Vorgangs
  • Was: Anzahl der gescannten Seiten und Dateiname
  • Wohin: Zielordner oder Zielsystem
  • Wie: Verwendete Scan-Einstellungen (Auflösung, Format, Farbmodus)

Dieser Audit-Trail ist nicht nur für die DSGVO relevant, sondern auch für ISO 27001, BSI IT-Grundschutz und branchenspezifische Compliance-Anforderungen. Bei einem Datenschutzvorfall können Sie nachweisen, wer auf welche Dokumente zugegriffen hat — und wer nicht.

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Authentifizierung am MFP

Warum ist Authentifizierung am MFP wichtig für die DSGVO?

Die DSGVO fordert in Art. 32 technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Ein offener MFP ohne Authentifizierung stellt ein Risiko dar, da jeder Mitarbeiter oder Besucher auf Scan-Funktionen zugreifen kann. Authentifizierung stellt sicher, dass nur berechtigte Personen scannen und ein lückenloser Audit-Trail dokumentiert, wer wann welche Dokumente digitalisiert hat.

Welche Authentifizierungsmethode ist die sicherste?

Jede Methode hat ihre Stärken. NFC/RFID-Badges bieten den besten Kompromiss aus Sicherheit und Komfort. PIN-Codes sind sicher, aber langsamer. Smartphone-Authentifizierung bietet zusätzliche Faktoren wie Biometrie. Die sicherste Variante ist die Kombination zweier Methoden (z. B. Badge + PIN), was in Hochsicherheitsumgebungen empfohlen wird.

Was sind personalisierte Scan-Profile?

Nach der Authentifizierung am MFP sieht jeder Benutzer seine individuellen Scan-Ziele und Einstellungen. Ein Mitarbeiter der Buchhaltung sieht z. B. die Optionen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belege. Ein Anwalt sieht seine Mandantenakten. Die Profile werden zentral verwaltet und automatisch mit dem Benutzerkonto verknüpft.

Welche Kartenleser-Typen werden unterstützt?

Docuflair unterstützt eine breite Palette von NFC- und RFID-Kartenlesern. Gängige Technologien sind MIFARE (Classic, DESFire, Plus), HID iCLASS, LEGIC und EM4200. Die Kartenleser werden direkt am MFP oder über USB angeschlossen. Bestehende Mitarbeiterausweise können in den meisten Fällen weiterverwendet werden.

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