1. QR-Code- und Barcode-Stapeltrennung
Der erste Baustein löst ein fundamentales Problem: Wie trennt man einen großen Stapel in einzelne Dokumente, ohne jede Datei einzeln zu scannen?
Die Lösung: Trennblätter. Zwischen die Dokumente im Stapel werden Blätter mit QR-Codes oder Barcodes gelegt. Der Scanner erfasst den gesamten Stapel in einem Durchgang. Die Software erkennt die Trennblätter und teilt den Scan automatisch in separate Dateien auf.
Der Clou: Die QR-Codes können zusätzliche Informationen tragen — etwa den Dokumententyp, die Mandantennummer, die Abteilung oder den Zielordner. So wird ein einzelner Scan-Vorgang zum Ausgangspunkt für die gesamte weitere Verarbeitung.
Beispiel: Eine Kanzlei scannt die Tagespost als einen Stapel von 200 Seiten. Zwischen den Dokumenten liegen Trennblätter mit QR-Codes, die jeweils die Mandantennummer und den Dokumententyp (Schriftsatz, Bescheid, Rechnung) enthalten. Nach dem Scan liegen 45 separate Dokumente vor, jeweils korrekt benannt und dem richtigen Mandanten zugeordnet.
2. OCR-basierte Metadaten-Extraktion
Die optische Zeichenerkennung (OCR) macht den Text im gescannten Dokument maschinenlesbar. Doch moderne OCR geht weit über das bloße Erkennen von Buchstaben hinaus: Sie extrahiert strukturierte Daten aus dem Dokument.
Konkret bedeutet das: Die Software erkennt auf einer Rechnung automatisch die Rechnungsnummer, das Datum, den Betrag und den Lieferanten. Auf einem Vertrag erkennt sie das Vertragsdatum, die Parteien und die Laufzeit. Diese extrahierten Daten werden als Metadaten gespeichert und stehen für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Die Qualität der OCR-Erkennung hängt direkt von der Scanqualität ab. Bei 300 DPI Auflösung und guter Vorlagenqualität erreichen moderne OCR-Engines eine Genauigkeit von über 99 %. Selbst bei schwierigen Vorlagen — Faxausdrucke, Kopien von Kopien oder handschriftliche Ergänzungen — liefern aktuelle Technologien brauchbare Ergebnisse.
3. Regelbasiertes Routing
Wenn der Dokumententyp erkannt und die Metadaten extrahiert sind, übernimmt das regelbasierte Routing. Hier wird festgelegt, welches Dokument wohin gelangt:
- Rechnungen → Ordner Buchhaltung/Eingangsrechnungen/2026/
- Verträge → Ordner Mandanten/[Mandantenname]/Verträge/
- Personalunterlagen → Ordner HR/[Mitarbeitername]/
- Allgemeine Post → Ordner Posteingang/[Abteilung]/
Die Routing-Regeln können beliebig komplex sein: nach Dokumententyp, nach extrahiertem Inhalt, nach Absender, nach Datum oder nach einer Kombination dieser Kriterien. In Docuflair Flow lassen sich diese Regeln im webbasierten Manager konfigurieren — ohne Programmierkenntnisse.
4. Automatische Benennung
Einheitliche Dateinamen sind die Grundlage für ein durchsuchbares Archiv. Automatisierte Scanworkflows generieren Dateinamen nach einem definierten Schema, das Metadaten aus dem Dokument verwendet:
2026-03-17_Rechnung_12345_Lieferant-GmbH.pdf2026-03-17_Vertrag_Mandant-Mueller.pdf2026-03-17_Bewerbung_Max-Mustermann.pdf
Das Benennungsschema wird einmal definiert und dann konsequent auf jedes Dokument angewendet. Schluss mit kryptischen Dateinamen wie Scan_001.pdf oder IMG_20260317_143052.pdf.
5. Zustellung an das Zielsystem
Im letzten Schritt wird das fertig benannte und klassifizierte Dokument an das Zielsystem zugestellt. Typische Ziele sind:
- Netzlaufwerke: Ablage in der bestehenden Ordnerstruktur
- Cloud-Speicher: OneDrive, SharePoint, NextCloud, Amazon S3
- DMS-Systeme: DocuWare, ELO, d.velop, SharePoint
- E-Mail: Automatischer Versand an definierte Empfänger
- FTP/SFTP: Übertragung an externe Partner oder Systeme
Docuflair Flow unterstützt die gleichzeitige Ausgabe an mehrere Ziele. So kann eine Rechnung gleichzeitig im lokalen Archiv abgelegt, an die Buchhaltungssoftware übergeben und als E-Mail-Benachrichtigung an den zuständigen Sachbearbeiter gesendet werden.