Scan-Profile: Ein Knopfdruck für den kompletten Workflow

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter am Multifunktionsgerät scannt, muss er eine Reihe von Entscheidungen treffen: Welche Auflösung? Farbe oder Schwarzweiß? PDF oder TIFF? Wohin soll das Dokument? Soll OCR aktiviert werden? Diese Entscheidungen kosten Zeit — und führen bei unterschiedlichen Anwendern zu unterschiedlichen Ergebnissen.

Scan-Profile lösen dieses Problem. Ein Profil bündelt alle Einstellungen für einen bestimmten Dokumenttyp: Auflösung, Farbmodus, Dateiformat, OCR-Optionen, Zielsystem und Dateibenennung. Der Anwender wählt am MFP-Display nur noch das passende Profil aus und drückt auf Scannen. Ein Knopfdruck — der komplette Workflow läuft automatisch.

Dieser Artikel erklärt, was Scan-Profile sind, zeigt typische Beispiele und geht auf fortgeschrittene Funktionen wie QR-Code-gesteuerte Profile ein.

Was sind Scan-Profile?

Vorkonfigurierte Einstellungen für wiederkehrende Scan-Aufgaben

Ein Scan-Profil ist eine gespeicherte Kombination von Scan-Einstellungen, die auf einen bestimmten Dokumenttyp oder Workflow zugeschnitten ist. Anstatt bei jedem Scan alle Parameter manuell einzustellen, wählt der Anwender am MFP-Display ein vordefiniertes Profil — und alle Einstellungen werden automatisch angewendet.

Ein typisches Scan-Profil definiert:

Auflösung: 200, 300 oder 600 DPI — je nach Dokumenttyp
Farbmodus: Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß
Dateiformat: PDF, PDF/A, TIFF, JPEG oder durchsuchbares PDF
OCR-Erkennung: Aktiviert oder deaktiviert, Sprache der Texterkennung
Zielsystem: DMS, Netzwerkordner, E-Mail, DATEV, Kanzleisoftware
Dateibenennung: Automatische Benennung nach Datum, Dokumenttyp oder benutzerdefiniertem Muster
Nachbearbeitung: Leere Seiten entfernen, automatische Drehung, Kontrastoptimierung

Beispiele für Scan-Profile in der Praxis

Typische Profile für verschiedene Dokumenttypen und Abteilungen

Profil	Auflösung	Format	OCR	Ziel
Eingangsrechnung	300 DPI	PDF/A	Ja	DATEV / Buchhaltung
Personalakte	300 DPI	PDF	Ja	HR-System / Personalakte
Langzeitarchiv	300 DPI	PDF/A	Ja	Archiv-DMS
Mandantenakte	300 DPI	PDF	Ja	Kanzleisoftware (RA-MICRO, ADVOKAT)
Foto-Dokumentation	600 DPI	JPEG	Nein	Netzwerkfreigabe
Schnell-Scan	200 DPI	PDF	Nein	E-Mail an Absender

Persönliche vs. globale Profile

Zentrale Verwaltung und individuelle Anpassung im Einklang

Globale Profile

Globale Profile werden zentral vom Administrator erstellt und stehen allen Anwendern an allen MFPs zur Verfügung. Sie eignen sich für standardisierte Workflows, die im gesamten Unternehmen einheitlich sein sollen — etwa „Eingangsrechnung", „Archivierung" oder „Personalakte". Der Administrator legt Auflösung, Format, Ziel und alle weiteren Parameter fest. Anwender können globale Profile nicht verändern.

Persönliche Profile

Persönliche Profile werden von einzelnen Anwendern erstellt und sind nur nach Anmeldung am MFP sichtbar. Das ist besonders nützlich für individuelle Workflows — etwa „Meine Projektdokumente", „Team Marketing" oder „Mandant Müller". Die Anmeldung erfolgt per LDAP-Login, Chipkarte oder PIN am Gerät.

Best Practice: Kombinieren Sie globale Profile für unternehmensweite Standards mit persönlichen Profilen für abteilungs- oder mitarbeiterspezifische Workflows. So gewährleisten Sie Konsistenz bei gleichzeitiger Flexibilität.

QR-Code-gesteuerte Profile

Automatische Profilauswahl durch Trennblätter

Für besonders effiziente Stapelverarbeitung unterstützt Docuflair QR-Code-gesteuerte Profile. Das Prinzip ist einfach: Vor jedem Dokumentenstapel wird ein Trennblatt mit QR-Code eingelegt. Die Software erkennt den Code und wendet automatisch das zugehörige Scan-Profil an.

So funktioniert es

Der Administrator erstellt Trennblätter mit QR-Codes, die jeweils ein Scan-Profil referenzieren
Vor dem Scannen legt der Anwender das passende Trennblatt vor den Dokumentenstapel
Docuflair erkennt den QR-Code auf der ersten Seite
Das zugehörige Profil wird automatisch angewendet — inklusive Ziel, Format, OCR und Metadaten
Das Trennblatt wird automatisch entfernt und nicht mitgescannt

Gemischte Stapel

Besonders leistungsfähig ist die QR-Code-Steuerung bei gemischten Stapeln. Legen Sie Rechnungen, Personalunterlagen und Verträge in beliebiger Reihenfolge in den Einzug — jeweils getrennt durch ein Trennblatt mit dem passenden QR-Code. Docuflair erkennt die Trennblätter, wendet für jeden Abschnitt das korrekte Profil an und verteilt die Dokumente automatisch an die jeweiligen Zielsysteme.

Zeitersparnis durch Scan-Profile

Weniger Klicks, weniger Fehler, weniger Schulungsaufwand

Aspekt	Ohne Profile	Mit Profilen
Einstellungen pro Scan	5–8 manuelle Auswahlen	1 Klick (Profil wählen)
Zeitaufwand pro Scan	30–60 Sekunden (Einstellungen)	5 Sekunden (Profil wählen)
Fehlerquote	Hoch (falsche Auflösung, falsches Ziel)	Minimal (alles vorkonfiguriert)
Schulungsaufwand	Jeder Parameter muss erklärt werden	Nur Profilnamen müssen bekannt sein
Konsistenz	Unterschiedlich je nach Anwender	Einheitlich durch zentrale Vorgaben

Bei 50 Scans pro Tag und einer Ersparnis von 30 Sekunden pro Scan sparen Profile allein bei der Parameterauswahl 25 Minuten täglich — über 90 Stunden pro Jahr. Dazu kommt die vermiedene Nacharbeit durch falsche Einstellungen.

Scan-Profile in Aktion erleben

Sehen Sie in einer 15-minütigen Demo, wie Scan-Profile den Scanvorgang auf einen Knopfdruck reduzieren — inklusive QR-Code-Steuerung und DMS-Integration.

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Scan-Profilen

Was ist ein Scan-Profil?

Ein Scan-Profil ist eine vorkonfigurierte Kombination aus Scan-Einstellungen — Auflösung, Farbmodus, Dateiformat, OCR-Optionen und Ziel. Der Anwender wählt am MFP nur noch das Profil aus und drückt auf Scannen. Alle Einstellungen werden automatisch angewendet.

Was ist der Unterschied zwischen persönlichen und globalen Profilen?

Globale Profile werden zentral vom Administrator erstellt und stehen allen Anwendern zur Verfügung — etwa „Eingangsrechnung" oder „Archivierung". Persönliche Profile können von einzelnen Anwendern erstellt werden und sind nur nach Anmeldung am MFP sichtbar, z. B. „Meine Projekte" oder „Team HR".

Können Scan-Profile per QR-Code automatisch ausgewählt werden?

Ja. Docuflair unterstützt QR-Code-gesteuerte Profile. Ein Trennblatt mit QR-Code wird vor das Dokument gelegt. Die Software erkennt den Code und wendet automatisch das zugehörige Profil an — inklusive Ziel, Format und Metadaten. Das ist besonders bei der Stapelverarbeitung effizient.