Cloud-Speicher-Anbindung: Scans direkt in OneDrive, SharePoint & NextCloud

Dokumente scannen und auf dem lokalen Rechner speichern — das war gestern. Heute erwarten Mitarbeiter, dass gescannte Dokumente sofort dort verfügbar sind, wo sie arbeiten: in OneDrive, SharePoint, NextCloud oder einem anderen Cloud-Speicher. Ortsunabhängiger Zugriff, automatische Backups und einfache Zusammenarbeit sind die treibenden Faktoren.

Die Cloud-Anbindung von Scannern und MFPs verbindet die physische Welt des Papiers mit der digitalen Welt der Cloud. Dieser Artikel zeigt, welche Cloud-Ziele unterstützt werden, wie die Konfiguration funktioniert und welche Sicherheitsaspekte Sie beachten sollten.

Warum Cloud-Anbindung für Scanner?

Drei Gründe, die den Trend zur Cloud-Integration erklären

Ortsunabhängiger Zugriff

Mitarbeiter im Homeoffice, auf Dienstreise oder in einer anderen Niederlassung benötigen sofortigen Zugriff auf gescannte Dokumente. Cloud-Speicher macht das möglich — ohne VPN-Verbindung, ohne Remote-Desktop, ohne Rückfragen bei Kollegen. Das Dokument ist da, wo der Mitarbeiter ist.

Automatisches Backup

Dokumente, die nur auf einem lokalen Netzlaufwerk liegen, sind anfällig für Hardwareausfälle, Ransomware und Naturkatastrophen. Cloud-Speicher bieten automatische Redundanz und Versionierung. Ein gescanntes Dokument in SharePoint oder OneDrive ist automatisch Teil Ihrer Backup-Strategie.

Zusammenarbeit vereinfachen

Wenn ein gescannter Vertrag direkt in einem geteilten SharePoint-Ordner landet, können alle Beteiligten sofort darauf zugreifen, kommentieren und bearbeiten. Kein E-Mail-Versand von Anhängen, keine Versionskonflikte, kein „Ich habe die neueste Version nicht".

Unterstützte Cloud-Ziele

Wohin Docuflair Ihre Scans senden kann

Ziel	Typ	Typischer Einsatz
Microsoft OneDrive for Business	Cloud	Persönliche Ablage, Microsoft-365-Umgebungen
Microsoft SharePoint	Cloud/On-Premises	Team-Collaboration, Dokumentenbibliotheken
NextCloud	Self-Hosted Cloud	DSGVO-konforme Cloud auf eigenen Servern
Amazon S3	Cloud	Massenarchivierung, Langzeitspeicherung
FTP/SFTP	Server	Austausch mit externen Partnern
Lokale Netzlaufwerke	On-Premises	Bestehende Ablagestruktur, kein Internet nötig
E-Mail (SMTP)	Benachrichtigung	Dokumente als Anhang an Empfänger senden

So funktioniert Scan-to-Cloud

Drei Szenarien für die Cloud-Anbindung

Scan-to-Cloud am MFP

Der Benutzer authentifiziert sich am MFP, wählt auf dem Touchscreen sein Cloud-Ziel (z. B. „OneDrive — Eingangsrechnungen") und drückt Start. Die Docuflair Embedded App auf dem MFP sendet den Scan an den lokalen Docuflair-Server, der das Dokument verarbeitet (OCR, Benennung, Klassifizierung) und anschließend an den Cloud-Speicher überträgt. Der Benutzer muss weder den Dateinamen eingeben noch den Zielordner navigieren.

Automatisches Routing nach Dokumententyp

Im automatisierten Workflow entscheidet die Software anhand des erkannten Dokumententyps, wo das Dokument abgelegt wird. Rechnungen landen in SharePoint, Verträge in NextCloud, Personalunterlagen auf dem lokalen HR-Laufwerk. Der Benutzer scannt einfach — die Routing-Logik übernimmt die Verteilung.

Hybrid-Ansatz: Lokal + Cloud parallel

Docuflair Flow unterstützt mehrfache Ausgaben pro Workflow. Ein Dokument kann gleichzeitig auf dem lokalen Netzlaufwerk archiviert und in OneDrive für den mobilen Zugriff bereitgestellt werden. So haben Sie immer ein lokales Backup — unabhängig von der Verfügbarkeit des Cloud-Dienstes.

Sicherheit und DSGVO

Worauf Sie bei der Cloud-Anbindung achten müssen

Verschlüsselung bei der Übertragung

Alle Verbindungen zu Cloud-Speichern erfolgen über verschlüsselte Kanäle (TLS/HTTPS). Die Daten sind während der Übertragung vor Abhören und Manipulation geschützt. SFTP bietet zusätzlich SSH-basierte Verschlüsselung für Dateiübertragungen.

On-Premises-Verarbeitung

Ein entscheidender Sicherheitsvorteil von Docuflair: Die gesamte Dokumentenverarbeitung — OCR, Klassifizierung, Metadatenextraktion — findet auf Ihrem lokalen Server statt. Erst das fertig verarbeitete Dokument wird an den Cloud-Speicher übertragen. Rohdaten und Zwischenergebnisse verlassen Ihr Netzwerk nicht.

Wo liegen die Daten?

Die zentrale DSGVO-Frage: In welchem Land werden Ihre Daten gespeichert? Bei Microsoft 365 können Sie die Datenregion (z. B. EU) festlegen. NextCloud bietet volle Kontrolle, da die Daten auf Ihren eigenen Servern liegen. Bei Amazon S3 wählen Sie die AWS-Region (z. B. Frankfurt). Stellen Sie sicher, dass Ihr Cloud-Anbieter die DSGVO-Anforderungen erfüllt und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorliegt.

Tipp: Für Organisationen mit besonders strengen Datenschutzanforderungen bietet NextCloud eine DSGVO-konforme Alternative zu US-basierten Cloud-Diensten. Die Daten liegen auf eigenen oder europäischen Servern — in Kombination mit der On-Premises-Verarbeitung durch Docuflair verlassen Ihre Dokumente nie den europäischen Rechtsraum.

Cloud-Anbindung mit Docuflair einrichten

Docuflair verbindet Ihre Scanner und MFPs mit allen gängigen Cloud-Speichern — bei voller Kontrolle über die Verarbeitung. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und sehen Sie die Cloud-Integration in Aktion.

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Cloud-Speicher-Anbindung

Welche Cloud-Speicher unterstützt Docuflair?

Docuflair unterstützt alle gängigen Cloud-Speicher: Microsoft OneDrive for Business, Microsoft SharePoint, NextCloud, Amazon S3, Google Drive sowie FTP- und SFTP-Server. Zusätzlich können Scans an lokale Netzlaufwerke und DMS-Systeme wie DocuWare oder d.velop gesendet werden.

Werden die Scans in der Cloud oder lokal verarbeitet?

Die gesamte Verarbeitung — OCR, Klassifizierung, Benennung — findet On-Premises auf Ihrem lokalen Server statt. Erst das fertig verarbeitete Dokument wird an den Cloud-Speicher übertragen. Rohdaten und Zwischenergebnisse verlassen nie Ihr Netzwerk. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu Cloud-basierten Scan-Lösungen, die Dokumente zur Verarbeitung in die Cloud hochladen.

Kann ich Scans gleichzeitig lokal und in der Cloud speichern?

Ja, Docuflair Flow unterstützt mehrfache Ausgaben pro Workflow. Ein Dokument kann gleichzeitig auf einem lokalen Netzlaufwerk, in SharePoint und als E-Mail-Benachrichtigung ausgegeben werden. So haben Sie immer ein lokales Backup und profitieren gleichzeitig von der Cloud-Verfügbarkeit.