Kanzleisoftware-Integration: Akten scannen ohne Medienbruch

In Kanzleien gehört das Scannen von Schriftsätzen, Verträgen und Korrespondenz zum Tagesgeschäft. Der typische Ablauf: Dokument scannen, auf dem Desktop speichern, in der Kanzleisoftware die richtige Akte öffnen, das Dokument importieren und die Metadaten ergänzen. Pro Dokument dauert das 3 bis 5 Minuten — bei einer Kanzlei mit 40 eingehenden Schriftsätzen pro Tag summiert sich das auf über 2 Stunden reine Ablagearbeit.

Docuflair Justice eliminiert diesen Medienbruch. Dokumente werden am Multifunktionsgerät gescannt, das Aktenzeichen wird am Display eingegeben und das Dokument landet direkt in der elektronischen Akte der Kanzleisoftware. Kein Desktop-Umweg, kein manueller Import, keine Nacharbeit.

Dieser Artikel erklärt den Workflow, stellt die unterstützten Kanzleisoftware-Systeme vor und zeigt die konkreten Vorteile für den Kanzleialltag.

Das Problem: Medienbruch zwischen Scanner und Akte

Warum die Dokumentenablage in Kanzleien so zeitintensiv ist

Scan → Desktop → Kanzleisoftware

Der klassische Workflow erfordert drei separate Systeme: den Scanner für die Digitalisierung, den Dateiexplorer für die Zwischenspeicherung und die Kanzleisoftware für die endgültige Ablage. Jeder Übergang ist ein Medienbruch, der manuelle Eingriffe erfordert.

Aktenzeichen manuell zuordnen

In der Kanzleisoftware muss für jedes Dokument die korrekte Akte geöffnet werden. Das erfordert die Eingabe oder Suche des Aktenzeichens — bei ähnlichen Aktenzeichen ein fehleranfälliger Prozess. Falsche Zuordnungen werden oft erst Tage später entdeckt.

Abhängigkeit vom Sekretariat

In vielen Kanzleien übernimmt das Sekretariat die Scan-Nachbearbeitung. Der Anwalt gibt das Dokument ab, das Sekretariat scannt, benennt und ordnet zu. Das erzeugt einen Flaschenhals: Dokumente stauen sich, die Ablage hinkt der Bearbeitung hinterher und wichtige Schriftsätze sind nicht sofort in der Akte verfügbar.

Praxis-Szenario: Ein eingehender Schriftsatz muss innerhalb einer Frist bearbeitet werden. Der Anwalt gibt das Dokument zum Scannen ans Sekretariat. Bis das Dokument gescannt, benannt und in die richtige Akte importiert ist, vergehen 20 Minuten. Erst dann kann der Anwalt digital auf den Schriftsatz zugreifen — und die Fristenuhr tickt.

Die Lösung: Direkt in die elektronische Akte scannen

Aktenzeichen am MFP eingeben, scannen, fertig

Mit Docuflair Justice wird der gesamte Scan-Workflow am Multifunktionsgerät abgewickelt:

1. Aktenzeichen eingeben

Am MFP-Display gibt der Anwender das Aktenzeichen ein — per Tastatur, über die Suchfunktion oder durch Scannen eines Barcodes auf dem Aktendeckblatt. Docuflair gleicht die Eingabe mit der Aktenstruktur der Kanzleisoftware ab und zeigt die passende Akte mit Mandantenname und Bezeichnung an.

2. Dokumenttyp wählen

Optional kann der Dokumenttyp ausgewählt werden — etwa „Schriftsatz", „Korrespondenz", „Vertrag" oder „Rechnung". Diese Klassifizierung wird als Metadatum an die Kanzleisoftware übergeben und ermöglicht eine strukturierte Ablage innerhalb der Akte.

3. Scannen und übertragen

Das Dokument wird gescannt, per OCR verarbeitet und direkt in die elektronische Akte der Kanzleisoftware übertragen. Der Schriftsatz ist sofort in der Akte verfügbar — für den Anwalt, die Assistenz und alle berechtigten Mitarbeiter.

Unterstützte Kanzleisoftware

Integration mit den führenden Systemen für Anwälte und Notare

Software	Zielgruppe	Integration
RA-MICRO	Rechtsanwälte (D)	Direkte Aktenablage, Aktenzeichen-Suche am MFP
ADVOKAT	Rechtsanwälte (AT)	Mandantenakte, Korrespondenz-Zuordnung
Jurxpert	Rechtsanwälte, Notare	Aktenstruktur, Dokumentklassifizierung
NotarXpert	Notare	Urkundenrolle, Beglaubigungen
Paragraph	Rechtsanwälte, Notare	Elektronische Akte, Fristenmanagement

Workflow für die Anwaltskanzlei

Vom Posteingang bis zur elektronischen Akte in unter 60 Sekunden

Posteingang sichten: Eingehende Schriftsätze werden gesichtet und nach Akte sortiert
Am MFP scannen: Stapel in den Einzug legen, Aktenzeichen eingeben, scannen
Automatische Zuordnung: Docuflair überträgt den Scan direkt in die elektronische Akte
Sofort verfügbar: Der Anwalt findet den Schriftsatz in seiner Kanzleisoftware — ohne Wartezeit

Bei gemischtem Posteingang (mehrere Akten in einem Stapel) kann die QR-Code-Steuerung eingesetzt werden: Trennblätter mit Aktenzeichen-QR-Code trennen die Stapel, Docuflair erkennt die Codes und ordnet jeden Abschnitt automatisch der richtigen Akte zu.

Vorteil für Anwälte: Der Anwalt kann Dokumente selbst am MFP scannen — ohne Umweg über das Sekretariat. Aktenzeichen eingeben, scannen, weiterarbeiten. Das Dokument ist in Sekunden in der Akte. Für zeitkritische Schriftsätze ein entscheidender Vorteil.

Vorteile für den Kanzleibetrieb

Weniger Ablagearbeit, schnellerer Zugriff, bessere Nachvollziehbarkeit

Zeitersparnis

Die manuelle Nachbearbeitung entfällt vollständig. Dokumente sind sofort nach dem Scan in der Akte — statt nach 20 Minuten Ablagearbeit. Bei 40 Dokumenten pro Tag spart eine Kanzlei über 2 Stunden täglich.

Keine Fehlzuordnungen

Das Aktenzeichen wird am MFP direkt mit der Kanzleisoftware abgeglichen. Falsche Zuordnungen werden vor dem Scan erkannt — nicht erst Tage später bei der Bearbeitung.

Entlastung des Sekretariats

Das Sekretariat wird von der reinen Scan-Nachbearbeitung befreit und kann sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren. Anwälte können bei Bedarf selbst scannen, ohne auf das Sekretariat warten zu müssen.

DSGVO-Konformität

Mandantendokumente werden nicht auf Desktops oder in Zwischen-Ordnern zwischengespeichert. Die direkte Übertragung in die geschützte elektronische Akte gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten.

Kanzleisoftware-Integration live erleben

Sehen Sie in 15 Minuten, wie Schriftsätze direkt vom Scanner in Ihre Kanzleisoftware gelangen — mit Aktenzeichen-Zuordnung am MFP.

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Kanzleisoftware-Integration

Welche Kanzleisoftware wird unterstützt?

Docuflair Justice integriert sich mit RA-MICRO, ADVOKAT, Jurxpert, NotarXpert und Paragraph. Die Integration erfolgt über native Schnittstellen, sodass Dokumente direkt in die elektronische Akte der jeweiligen Kanzleisoftware übertragen werden.

Wie wird das Aktenzeichen am MFP eingegeben?

Das Aktenzeichen kann am MFP-Display manuell eingegeben oder über eine Suchfunktion gefunden werden. Docuflair gleicht die Eingabe mit der Aktenstruktur der Kanzleisoftware ab und zeigt passende Treffer an. Alternativ kann ein Barcode oder QR-Code auf dem Aktendeckblatt gescannt werden.

Funktioniert die Integration auch für Notariate?

Ja. Docuflair unterstützt neben Anwaltskanzleien auch Notariate über die Integration mit NotarXpert und Paragraph. Urkunden, Beglaubigungen und Korrespondenz können direkt in die jeweilige Urkundenrolle oder Akte gescannt werden.