1. Eingang und Formatvalidierung
Im ersten Schritt wird die eingehende Datei identifiziert: Handelt es sich um eine XRechnung (XML), ein ZUGFeRD-Dokument (PDF mit eingebettetem XML) oder eine herkömmliche PDF-Rechnung? Die Software validiert das Format gegen die EN-16931-Spezifikation und prüft, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind. Fehlerhafte Dateien werden in eine Ausnahmeliste überführt.
2. XML-Parsing und Datenextraktion
Bei konformen E-Rechnungen werden die strukturierten XML-Daten automatisch extrahiert. Dazu gehören unter anderem:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Nettobetrag, Bruttobetrag und Umsatzsteuer
- Lieferantendaten (Name, Adresse, USt-IdNr.)
- IBAN und Zahlungsinformationen
- Positionen (Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis)
- Referenzen (Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Vertragsnummer)
Bei herkömmlichen PDF-Rechnungen ohne XML kommt OCR-Texterkennung zum Einsatz, die jedoch fehleranfälliger ist als die direkte XML-Verarbeitung.
3. Dublettenprüfung
Die Software prüft automatisch, ob eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer vom selben Lieferanten bereits verarbeitet wurde. So werden Doppelbuchungen verhindert — ein häufiges Problem bei manueller Erfassung, das in der Praxis erhebliche Kosten verursachen kann.
4. Sachliche und rechnerische Prüfung
Im nächsten Schritt erfolgt die inhaltliche Prüfung: Stimmen die Beträge? Sind die Steuersätze korrekt? Passt die Rechnung zu einer Bestellung oder einem Vertrag? Automatisierte Systeme können Rechnungsdaten mit Bestelldaten (Purchase Orders) abgleichen und Abweichungen markieren.
Praxisbeispiel: Ein Lieferant stellt 105 Einheiten in Rechnung, die Bestellung umfasste aber nur 100. Die Software erkennt die Abweichung und leitet die Rechnung zur manuellen Prüfung weiter — statt sie automatisch zu bezahlen.
5. Freigabe-Workflow
Rechnungen, die die automatische Prüfung bestanden haben, werden dem zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe vorgelegt. Mehrstufige Freigabe-Workflows sind je nach Rechnungshöhe, Kostenstelle oder Lieferant konfigurierbar. Erst nach der Freigabe erfolgt die Übergabe an die Buchhaltung.
6. ERP- und DATEV-Übergabe
Die freigegebene Rechnung wird an das Zielsystem übergeben: ERP-System, Buchhaltungssoftware oder DATEV. Bei strukturierten E-Rechnungen entfällt die manuelle Dateneingabe vollständig — die Buchungssätze werden direkt aus den XML-Daten generiert. Das reduziert nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch Erfassungsfehler.
7. Archivierung
Im letzten Schritt wird die E-Rechnung GoBD-konform archiviert. Dabei muss das Originalformat erhalten bleiben: Bei XRechnung das XML, bei ZUGFeRD die PDF+XML-Kombination. Ein einfacher PDF-Ausdruck reicht nicht aus. Die Archivierung erfolgt unveränderbar mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist.