E-Rechnung archivieren: GoBD-konforme Aufbewahrung digitaler Rechnungen

Mit der E-Rechnungspflicht stellt sich eine Frage, die viele Unternehmen unterschätzen: Wie werden E-Rechnungen korrekt archiviert? Die Antwort ist nicht trivial, denn die GoBD stellen klare Anforderungen an die digitale Aufbewahrung — und ein einfacher PDF-Ausdruck reicht bei weitem nicht aus.

Dieser Artikel erklärt die GoBD-Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen, zeigt die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD bei der Aufbewahrung und gibt konkrete Empfehlungen für eine revisionssichere Archivierungslösung.

GoBD-Anforderungen an die Archivierung

Die fünf Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) definieren klare Anforderungen an die digitale Archivierung:

1. Unveränderbarkeit

Archivierte Dokumente dürfen nach dem Speichern nicht mehr verändert werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar protokolliert werden. In der Praxis bedeutet das: Die Archivierungssoftware muss sicherstellen, dass der Originalinhalt der E-Rechnung nicht manipuliert werden kann — durch Hash-Werte, digitale Signaturen oder technische Schreibsperren.

2. Vollständigkeit

Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen archiviert werden — lückenlos. Bei E-Rechnungen bedeutet das: Sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Rechnungen müssen aufbewahrt werden, einschließlich aller zugehörigen Dokumente (Lieferscheine, Bestellungen, Korrespondenz).

3. Nachvollziehbarkeit

Jeder Zugriff auf archivierte Dokumente muss protokolliert werden. Ein lückenloser Audit-Trail dokumentiert, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat und ob Änderungen vorgenommen wurden. Bei Betriebsprüfungen muss dieser Nachweis auf Anfrage vorgelegt werden können.

4. Ordnungsmäßige Aufbewahrungsfrist

Rechnungen müssen gemäß § 147 AO mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung empfangen oder ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2035 archiviert sein.

5. Maschinelle Auswertbarkeit

Digitale Rechnungen müssen in einem Format aufbewahrt werden, das eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Das ist ein entscheidender Punkt für E-Rechnungen: Die XML-Daten müssen im Originalformat archiviert werden, nicht als Screenshot oder Papierausdruck.

Wichtig: Die GoBD verlangen ausdrücklich, dass digitale Dokumente im Originalformat aufbewahrt werden. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck auf Papier oder eine Konvertierung in ein anderes Format ersetzt die Originalarchivierung nicht.

Archivierung nach Rechnungsformat

Was bei XRechnung und ZUGFeRD jeweils zu beachten ist

XRechnung archivieren

Bei XRechnung liegt die Rechnung als reine XML-Datei vor. Diese XML-Datei muss im Originalformat archiviert werden — sie ist das steuerlich relevante Dokument. Ein PDF-Ausdruck der Rechnung ist zwar für die menschenlesbare Ansicht nützlich, ersetzt aber nicht die XML-Archivierung.

Empfohlene Vorgehensweise:

XML-Datei unveränderbar im Archiv speichern
Optional: PDF-Visualisierung als Zusatzdokument archivieren (für die menschenlesbare Ansicht)
Hash-Wert der XML-Datei zum Zeitpunkt der Archivierung berechnen und protokollieren
Metadaten zuordnen (Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Betrag)

ZUGFeRD archivieren

Bei ZUGFeRD ist die Situation einfacher: Das PDF/A-3-Dokument enthält bereits sowohl die visuelle Darstellung als auch die strukturierten XML-Daten. Es muss als Ganzes archiviert werden — PDF und XML dürfen nicht voneinander getrennt werden.

Empfohlene Vorgehensweise:

ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3) als Ganzes unveränderbar archivieren
PDF/A-3 ist bereits ein archivtaugliches Format — keine zusätzliche Konvertierung nötig
Hash-Wert berechnen und protokollieren
Metadaten aus dem eingebetteten XML automatisch extrahieren und zuordnen

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD
Zu archivierendes Format	XML-Datei (Pflicht)	PDF/A-3 mit XML (als Einheit)
PDF-Ausdruck als Ersatz?	Nein — XML muss archiviert werden	Nein — PDF/A-3 mit XML archivieren
Maschinelle Auswertbarkeit	Durch XML gegeben	Durch eingebettetes XML gegeben
Menschenlesbare Ansicht	Zusätzliche PDF-Visualisierung empfohlen	Im PDF/A-3 enthalten
Archivformat	XML + optional PDF/A	PDF/A-3 (bereits archivtauglich)

Revisionssicherheit gewährleisten

Technische Maßnahmen für die rechtskonforme Archivierung

Hash-Prüfung

Beim Archivieren wird ein kryptografischer Hash-Wert der Datei berechnet (z. B. SHA-256). Dieser Hash ist ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck des Dokuments. Bei jeder späteren Prüfung kann durch erneute Hash-Berechnung festgestellt werden, ob das Dokument verändert wurde. Stimmen die Hash-Werte überein, ist die Integrität nachgewiesen.

Zeitstempel

Ein qualifizierter Zeitstempel dokumentiert den exakten Zeitpunkt der Archivierung. Er beweist, dass das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem bestimmten Zustand vorlag. Qualifizierte Zeitstempel werden von zertifizierten Diensteanbietern ausgestellt und haben Beweiskraft vor Gericht.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie digitale Dokumente erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Die Dokumentation muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein und umfasst unter anderem:

Beschreibung des Archivierungsprozesses
Eingesetzte Software und deren Konfiguration
Zugriffsberechtigungen und Rollenkonzept
Backup-Strategie und Wiederherstellungsprozeduren
Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept

Zugriffskontrolle

Der Zugriff auf archivierte Dokumente muss über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem geregelt sein. Nicht jeder Mitarbeiter sollte alle Rechnungen einsehen können. Gleichzeitig muss bei Betriebsprüfungen ein vollständiger Zugriff für den Prüfer gewährleistet sein.

Häufige Fehler bei der E-Rechnungsarchivierung

Diese Fallstricke sollten Sie vermeiden

Fehler 1: Nur PDF archivieren

Der häufigste Fehler: Ein Mitarbeiter öffnet die XRechnung in einem Viewer, druckt die Ansicht als PDF und legt diese PDF im Netzlaufwerk ab. Das XML wird gelöscht. Ergebnis: Die maschinell auswertbare Originalrechnung ist verloren — ein Verstoß gegen die GoBD.

Fehler 2: Archivierung im E-Mail-Postfach

Viele Unternehmen belassen E-Rechnungen einfach im E-Mail-Postfach. Das ist keine revisionssichere Archivierung: E-Mails können gelöscht oder verändert werden, es gibt keinen Audit-Trail, und bei einem Server-Wechsel gehen Daten verloren.

Fehler 3: Netzlaufwerk ohne Schreibschutz

Das Ablegen von Rechnungen auf einem Netzlaufwerk ohne technische Schutzmaßnahmen erfüllt nicht die Anforderung der Unveränderbarkeit. Dateien können umbenannt, verschoben oder überschrieben werden — ohne Protokollierung. Eine revisionssichere Archivierungslösung ist erforderlich.

Fehler 4: ZUGFeRD-PDF und XML trennen

Bei ZUGFeRD-Rechnungen sind PDF und XML untrennbar miteinander verbunden. Manche Systeme extrahieren das XML zur Verarbeitung und archivieren nur das PDF (oder umgekehrt). Das zerstört die Integrität des Originaldokuments. Archivieren Sie immer die vollständige ZUGFeRD-Datei.

Tipp: Docuflair Archive archiviert E-Rechnungen automatisch im Originalformat — XRechnung als XML, ZUGFeRD als vollständige PDF/A-3-Datei. Hash-Prüfung, Zeitstempel und Audit-Trail sind integriert. So sind Sie bei der nächsten Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur E-Rechnungsarchivierung

Reicht es, eine E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzuheften?

Nein. Die GoBD verlangen, dass digitale Rechnungen im Originalformat aufbewahrt werden. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF/A-Datei mit eingebettetem XML. Ein Papierausdruck oder ein einfacher PDF-Druck ersetzt nicht die revisionssichere digitale Archivierung.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

E-Rechnungen müssen gemäß der Abgabenordnung (§ 147 AO) und den GoBD mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung empfangen oder ausgestellt wurde.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A bei der Archivierung?

PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format speziell für die Langzeitarchivierung. Im Gegensatz zu normalem PDF enthält PDF/A alle benötigten Schriftarten und verzichtet auf externe Abhängigkeiten. So ist sichergestellt, dass das Dokument auch in Jahrzehnten noch originalgetreu angezeigt werden kann.

Muss ich bei ZUGFeRD sowohl das PDF als auch das XML archivieren?

Ja. Bei ZUGFeRD sind PDF und XML untrennbar miteinander verbunden — das XML ist in die PDF/A-3-Datei eingebettet. Archivieren Sie die ZUGFeRD-Datei als Ganzes. Trennen Sie PDF und XML nicht voneinander, da sonst die Integrität verloren geht.