Druckkosten senken: 7 Strategien für Unternehmen

Druckkosten gehören zu den unterschätzten Kostentreibern in Unternehmen. Eine Schwarz-Weiß-Seite kostet durchschnittlich 3 bis 5 Cent, eine Farbseite 15 bis 25 Cent. Bei einem durchschnittlichen Druckvolumen von 10.000 Seiten pro Mitarbeiter und Jahr summieren sich die Kosten für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern auf 30.000 bis 250.000 Euro jährlich, je nach Farbanteil.

Erschwerend kommt hinzu: Bis zu 30 % aller Druckaufträge werden nie abgeholt. Sie landen im Ausgabefach, werden vergessen und letztlich entsorgt. Das sind nicht nur verschwendete Ressourcen, sondern auch ein Datenschutzrisiko, wenn vertrauliche Dokumente offen herumliegen.

Die gute Nachricht: Mit den richtigen Maßnahmen lassen sich Druckkosten um 15 bis 30 % senken. Dieser Artikel stellt sieben erprobte Strategien vor, die sich in der Praxis bewährt haben, und zeigt anhand einer Beispielrechnung, wie schnell sich die Investition amortisiert.

Doppelseitiger Druck (Duplex) halbiert den Papierverbrauch auf einen Schlag. Dennoch ist Duplex in vielen Unternehmen nicht als Standard aktiviert. Die Umstellung ist einfach und hat sofortige Wirkung:

• 50 % weniger Papier: Bei 10.000 Seiten pro Mitarbeiter und Jahr spart Duplex 5.000 Blatt, also rund 10 Pakete Kopierpapier.
• Geringere Lagerkosten: Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Lagerfläche und seltenere Bestellungen.
• Kein Komfortverlust: Für die meisten internen Dokumente ist doppelseitiger Druck vollkommen ausreichend.

Mit einer zentralen Druckmanagement-Lösung lässt sich Duplex unternehmensweit als Standard setzen, ohne dass jeder Arbeitsplatz einzeln konfiguriert werden muss. Für Ausnahmen, etwa Broschüren oder Präsentationen, können Benutzer am Gerät auf einseitigen Druck umschalten.

Was gemessen wird, wird verbessert. Druckquoten machen den Druckverbrauch sichtbar und schaffen Anreize zum Sparen:

• Abteilungsbudgets: Jede Abteilung erhält ein monatliches Druckbudget. Bei Überschreitung wird benachrichtigt, nicht gesperrt, was die Akzeptanz erhöht.
• Kostenstellen-Zuordnung: Druckkosten werden automatisch der verursachenden Abteilung zugeordnet. Das schafft Transparenz und Verantwortlichkeit.
• Reporting: Monatliche Reports zeigen Trends, Ausreißer und Vergleiche zwischen Abteilungen.

Erfahrungsgemäß sinkt das Druckvolumen allein durch die Einführung von Transparenz und Quotierung um 10 bis 15 %, ohne dass restriktive Maßnahmen nötig sind.

Die Verwaltung von Druckertreibern ist einer der größten versteckten Kostenfaktoren im IT-Bereich. Jeder Drucker benötigt einen eigenen Treiber, der installiert, aktualisiert und bei Problemen gewartet werden muss. Treiberloses Drucken eliminiert diesen Aufwand:

• Kein Treiber-Rollout: Neue Mitarbeiter, neue Geräte oder Betriebssystem-Updates erfordern keinen manuellen Treiber-Rollout mehr.
• Über 100 Dateiformate: Moderne Drucklösungen wie Docuflair Print konvertieren Dokumente serverseitig. PDF, Office-Dokumente, Bilder und viele weitere Formate werden direkt unterstützt.
• Plattformunabhängig: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, von jedem Gerät drucken, ohne Kompatibilitätsprobleme.
• Weniger Supportanfragen: Druckerprobleme gehören zu den häufigsten IT-Supportanfragen. Treiberloses Drucken reduziert dieses Aufkommen erheblich.

Die folgende Beispielrechnung zeigt das Einsparpotenzial für ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern:

Diese Rechnung berücksichtigt noch nicht die Einsparungen durch Flottenkonsolidierung (weniger Wartungsverträge, weniger Strom) und reduzierten IT-Support. In der Praxis liegt die Amortisationszeit einer professionellen Druckmanagement-Lösung bei 6 bis 12 Monaten.