DATEV-Integration: Belege scannen und direkt verbuchen

In Steuerkanzleien ist die Belegerfassung ein täglicher Engpass: Mandanten liefern Belege per Post, per E-Mail oder in Tüten. Kanzleimitarbeiter scannen die Belege, sortieren sie manuell nach Belegtyp und laden sie einzeln in DATEV Unternehmen online hoch. Bei 20 Mandanten mit jeweils 30 Belegen pro Monat sind das 600 manuelle Uploads — jeden Monat.

Docuflair DATEV beseitigt diesen Engpass. Belege werden am Multifunktionsgerät gescannt, der Mandant und die Belegkategorie werden am Display ausgewählt und der Beleg wird direkt an DATEV übertragen. Kein manuelles Hochladen, keine Zwischenspeicherung, keine Nacharbeit.

Dieser Artikel zeigt den typischen Workflow, erklärt die technische Integration und beschreibt die Vorteile für Kanzleien und deren Mandanten.

Das Problem: Manueller Belegeingang

Warum die Belegerfassung in Kanzleien so zeitaufwendig ist

Der klassische Workflow der Belegerfassung in Steuerkanzleien besteht aus mehreren manuellen Schritten:

Belege sammeln

Mandanten bringen Belege persönlich vorbei, senden sie per Post oder als E-Mail-Anhänge. Die Belege müssen gesichtet, sortiert und für das Scannen vorbereitet werden — Heftklammern entfernen, Formate trennen, Reihenfolge prüfen.

Scannen und Nachbearbeiten

Die Belege werden gescannt und als Dateien auf dem Desktop abgelegt. Anschließend muss jeder Beleg manuell benannt, dem richtigen Mandanten zugeordnet und in die korrekte Belegkategorie eingeteilt werden — Kasse, Rechnungseingang, Rechnungsausgang oder Sonstige.

Hochladen in DATEV

Im letzten Schritt werden die Belege einzeln oder in kleinen Stapeln in DATEV Unternehmen online hochgeladen. Dabei müssen Mandant und Belegordner manuell ausgewählt werden. Bei fehlerhafter Zuordnung landen Belege im falschen Mandantenkonto — ein Fehler, der erst bei der Verbuchung auffällt.

Rechenbeispiel: Eine Kanzlei mit 50 Mandanten verarbeitet durchschnittlich 1.500 Belege pro Monat. Bei 2 Minuten Nacharbeit pro Beleg (Benennung, Zuordnung, Upload) ergibt das 50 Stunden pro Monat — mehr als eine halbe Vollzeitstelle, die ausschließlich mit der Belegerfassung beschäftigt ist.

Die Lösung: Direkte DATEV-Integration am MFP

Beleg scannen, Mandant wählen, fertig

Mit Docuflair DATEV wird der gesamte Belegeingang am Multifunktionsgerät abgewickelt. Der Workflow besteht aus drei Schritten:

1. Mandant auswählen

Am MFP-Display wird der Mandant aus einer Liste ausgewählt oder über die Suchfunktion gefunden. Die Mandantenliste wird automatisch mit den DATEV-Stammdaten synchronisiert — neue Mandanten erscheinen automatisch, ausgeschiedene werden entfernt.

2. Belegkategorie wählen

Der Anwender wählt die passende DATEV-Belegkategorie: Kasse, Rechnungseingang, Rechnungsausgang oder Sonstige. Diese Zuordnung wird zusammen mit dem Beleg an DATEV übertragen und bestimmt, in welchem Belegordner das Dokument abgelegt wird.

3. Scannen und übertragen

Der Beleg wird gescannt, automatisch per OCR verarbeitet, in PDF/A konvertiert und verschlüsselt an DATEV Unternehmen online übertragen. Der Beleg ist sofort im richtigen Mandantenkonto und im richtigen Belegordner verfügbar — ohne manuelles Hochladen.

Unterstützte DATEV-Plattformen

Direkte Integration mit den wichtigsten DATEV-Diensten

DATEV-Plattform	Zielgruppe	Integration
DATEV Unternehmen online	Steuerberater und Mandanten	Direkte Cloud-Übertragung mit Mandanten- und Belegzuordnung
DATEV Meine Steuern	Privatpersonen	Belegerfassung für die Steuererklärung
DATEV DMS	Kanzleien	Dokumentenablage im DATEV-Dokumentenmanagementsystem
DATEV Belege online	Mandanten	Belegbereitstellung für den Steuerberater

Workflow: Mandant scannt selbst

Belege vom Mandanten direkt in die Kanzlei — ohne Postweg

Mit der Mandanten-Scanner-Lösung von Docuflair können Mandanten Belege selbstständig am eigenen MFP erfassen. Der Workflow:

Mandant scannt Belege am eigenen Multifunktionsgerät
Belegtyp wird ausgewählt (Kasse, Rechnung etc.) — entweder manuell oder per Scan-Profil
Automatische Zuordnung zum Mandantenkonto des Steuerberaters
Verschlüsselte Übertragung an DATEV Unternehmen online
Steuerberater sieht Belege sofort im richtigen Mandantenordner

Der Mandant spart sich den Postweg und die manuelle Zusammenstellung von Belegen. Der Steuerberater erhält strukturierte, kategorisierte Belege in Echtzeit — ohne Rückfragen und ohne manuelle Nacharbeit.

Tipp: Kombinieren Sie die Mandanten-Scanner-Lösung mit QR-Code-gesteuerten Scan-Profilen. So können Mandanten gemischte Belegstapel mit Trennblättern scannen — die Kategorisierung erfolgt automatisch anhand des QR-Codes.

Vorteile für Kanzlei und Mandant

Weniger Aufwand, weniger Fehler, schnellere Verarbeitung

Für die Kanzlei

Bis zu 30 Minuten Zeitersparnis pro Mandant und Tag
Keine manuelle Belegzuordnung und kein Hochladen mehr
Strukturierte Beleglieferung — weniger Rückfragen beim Mandanten
GoBD-konforme PDF/A-Archivierung mit digitaler Signatur

Für den Mandanten

Unabhängige Belegerfassung am eigenen Scanner
Kein Postversand, keine E-Mail-Anhänge, keine Belegtüten
Belege sind sofort beim Steuerberater verfügbar
Einfache Bedienung am MFP-Display ohne Vorkenntnisse

DATEV-Integration live erleben

Sehen Sie in 15 Minuten, wie Mandantenbelege automatisch in DATEV Unternehmen online landen — direkt vom Scanner, ohne Nacharbeit.

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur DATEV-Integration beim Scannen

Welche DATEV-Plattformen werden unterstützt?

Docuflair DATEV unterstützt DATEV Unternehmen online, DATEV Meine Steuern, DATEV DMS und DATEV Belege online. Die Integration erfolgt über die offiziellen DATEV-Schnittstellen und gewährleistet eine sichere, verschlüsselte Übertragung.

Können Mandanten selbst scannen?

Ja. Mit der Mandanten-Scanner-Lösung von Docuflair können Mandanten Belege selbstständig am eigenen MFP erfassen. Die Belege werden automatisch dem richtigen Mandantenkonto zugeordnet und stehen dem Steuerberater direkt in DATEV Unternehmen online zur Verfügung.

Wie funktioniert die automatische Belegkategorisierung?

Am MFP-Display wählt der Anwender die passende DATEV-Kategorie aus: Kasse, Rechnungseingang, Rechnungsausgang oder Sonstige. Die Zuordnung wird zusammen mit dem gescannten Beleg an DATEV übertragen, sodass der Beleg direkt im richtigen Belegordner landet.

Ist die Übertragung an DATEV GoBD-konform?

Ja. Docuflair speichert Belege im PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung und versieht sie optional mit einer digitalen Signatur. Die verschlüsselte Übertragung an die DATEV-Cloud gewährleistet die GoBD-konforme, revisionssichere Aufbewahrung.