Aufbewahrungsfristen in Deutschland und Österreich: Der komplette Überblick

Wie lange müssen Rechnungen, Verträge und Personalakten aufbewahrt werden? Die Antwort unterscheidet sich je nach Dokumenttyp und Land erheblich. In Deutschland gelten Fristen von 6 bis 10 Jahren gemäß AO und HGB, in Österreich pauschal 7 Jahre gemäß BAO — mit wichtigen Ausnahmen bei Personalakten und Grundstücksgeschäften.

Dieser Artikel bietet eine vollständige Vergleichstabelle der Aufbewahrungsfristen in Deutschland und Österreich, erklärt wann die Fristen beginnen, welche Besonderheiten bei der digitalen Aufbewahrung gelten und was bei vorzeitiger Vernichtung passiert.

Aufbewahrungsfristen im Vergleich: Deutschland vs. Österreich

Fristen nach Dokumenttyp mit Rechtsgrundlagen

Dokumenttyp	Deutschland	Österreich	Rechtsgrundlage
Rechnungen (Ein- und Ausgang)	10 Jahre	7 Jahre	§ 147 AO / § 132 BAO
Buchungsbelege	10 Jahre	7 Jahre	§ 147 AO / § 132 BAO
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	7 Jahre	§ 257 HGB / § 212 UGB
Verträge	6-10 Jahre	7 Jahre	je nach Vertragstyp
Personalakten	3 Jahre nach Austritt	30 Jahre (Pensionsansprüche)	Verjährungsfristen
Lohnunterlagen	6 Jahre	7 Jahre	§ 41 EStG / § 132 BAO
Steuerunterlagen	10 Jahre	7 Jahre	§ 147 AO / § 132 BAO
Jahresabschlüsse	10 Jahre	7 Jahre	§ 257 HGB / § 212 UGB

Achtung Sonderregel Österreich: Für Unterlagen, die Grundstücke betreffen, gilt in Österreich eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren (§ 132 Abs. 1 BAO). Das betrifft Kaufverträge, Grundbuchauszüge, Mietverträge und Gebäudeinstandhaltungsnachweise.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Der entscheidende Stichtag für den Fristbeginn

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Datum des Dokuments, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem:

die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde
der Jahresabschluss aufgestellt wurde
der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde
die Buchung vorgenommen wurde

Rechenbeispiel

Eine Rechnung vom 15. März 2026 hat eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (Deutschland). Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2036. Das Dokument darf frühestens am 1. Januar 2037 vernichtet werden.

Fristverlängerung bei laufender Betriebsprüfung

Wichtig: Wenn eine Betriebsprüfung, ein Einspruchsverfahren oder ein Rechtsstreit anhängig ist, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen automatisch bis zum Abschluss des Verfahrens. Dokumente dürfen in diesen Fällen auch nach Ablauf der regulären Frist nicht vernichtet werden.

Digitale vs. Papier-Aufbewahrung

Wann darf das Papieroriginal vernichtet werden?

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist die digitale Aufbewahrung in Deutschland grundsätzlich gleichwertig mit der Papieraufbewahrung — vorausgesetzt, die GoBD-Anforderungen werden eingehalten.

Voraussetzungen für die digitale Aufbewahrung

Bildliche Übereinstimmung: Der Scan muss den Papierbeleg originalgetreu wiedergeben
Unveränderbarkeit: Die digitale Kopie muss gegen nachträgliche Veränderungen geschützt sein
Maschinelle Auswertbarkeit: OCR-Texterkennung für Durchsuchbarkeit
Verfahrensdokumentation: Der Digitalisierungsprozess muss dokumentiert sein
Revisionssichere Archivierung: Im PDF/A-Format mit Audit-Trail

Wann darf das Papier vernichtet werden?

Nach erfolgreicher Digitalisierung und GoBD-konformer Archivierung dürfen die Papieroriginale vernichtet werden — mit einer wichtigen Ausnahme: Urkunden, notarielle Beglaubigungen und bestimmte Verträge mit gesetzlicher Schriftformerfordernis müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Hinweis für Österreich: Auch in Österreich ist die digitale Aufbewahrung gemäß § 132 BAO zulässig, sofern die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind. Für das ersetzende Scannen empfiehlt sich die Einhaltung der BSI TR-RESISCAN als Best Practice.

Was passiert bei Verlust oder Zerstörung?

Konsequenzen und Handlungsempfehlungen

Wenn aufbewahrungspflichtige Dokumente verloren gehen oder zerstört werden — etwa durch Brand, Wasserschaden oder Diebstahl — hat das ernste Konsequenzen:

Zuschätzungen bei der Betriebsprüfung: Die Finanzverwaltung kann eigene Schätzungen vornehmen, die in der Regel zu höheren Steuernachzahlungen führen
Bußgelder: Bei fahrlässiger Vernichtung oder unzureichender Sicherung drohen Ordnungsgelder
Beweislastumkehr: Das Unternehmen muss beweisen, dass die Buchführung trotz fehlender Unterlagen korrekt war
Strafrechtliche Konsequenzen: Bei Verdacht auf vorsätzliche Vernichtung zur Steuerhinterziehung

Die beste Prävention ist eine professionelle digitale Archivierung mit redundanter Datensicherung. Eine 3-2-1-Backup-Strategie (3 Kopien, 2 Medientypen, 1 externer Standort) schützt auch gegen physische Zerstörung.

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Aufbewahrungsfristen

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, der Abschluss aufgestellt wurde oder der Handels- bzw. Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.

Ist digitale Aufbewahrung gleichwertig mit Papieraufbewahrung?

Ja, sofern die digitale Archivierung GoBD-konform erfolgt. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 dürfen Papierdokumente nach dem Digitalisieren vernichtet werden, wenn die GoBD-Anforderungen (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, maschinelle Auswertbarkeit) erfüllt sind.

Was passiert bei vorzeitiger Vernichtung von Dokumenten?

Die vorzeitige Vernichtung aufbewahrungspflichtiger Dokumente kann als Verstoß gegen die Buchführungspflicht gewertet werden. Die Folgen reichen von Zuschätzungen bei der Betriebsprüfung über Bußgelder bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen bei Verdacht auf Steuerhinterziehung.