Dokumentenfluss automatisieren. Ohne manuellen Aufwand.
Docuflair Flow
Reduzieren Sie manuelle Arbeitsschritte: Docuflair Flow erkennt, klassifiziert und verarbeitet Ihre Dokumente automatisch. Von der Erfassung bis zur sicheren Ablage – ein durchgängiger Dokumentenfluss ohne manuelles Eingreifen.
Was ist Docuflair Flow?
Docuflair Flow ist eine On-Premises-Lösung für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), die eingehende Dokumente automatisch klassifiziert, per OCR ausliest und regelbasiert an Zielsysteme weiterleitet. Das 5-Phasen-Verarbeitungssystem – vom Eingang über Bildoptimierung und Texterkennung bis zur Archivierung – ersetzt manuelle Sortier- und Erfassungsarbeiten vollständig. Docuflair Flow eignet sich für Unternehmen, Kanzleien und Behörden, die hohe Dokumentenvolumen DSGVO-konform und ohne Cloud-Abhängigkeit verarbeiten müssen.
Der Docuflair-Flow-Vorteil
Steigern Sie die Effizienz Ihrer Dokumentenverarbeitung
Zeitersparnis
Automatisierte Verarbeitung reduziert manuelle Arbeit und beschleunigt Geschäftsprozesse.
Flexibilität
Unterstützung verschiedenster Eingabequellen - Scanner, E-Mail, Hot-Folder oder API.
Höchste Qualität
Automatische Bildverbesserungen wie Kontrast, Helligkeit und Fehlerkorrekturen.
Volle Kontrolle
Berechtigungsgesteuerte Überprüfung und Freigabe für maximale Sicherheit.
Die 5 Phasen der Verarbeitung
Strukturierte Dokumentenverarbeitung von Anfang bis Ende
1. Dokumentenerfassung
Automatische Erkennung der Dokumentenquelle – Scanner, E-Mail-Postfach, Speicherort, Webupload oder API. Intelligente Überwachung und nahtlose Dokumentenzuführung.
2. Vorverarbeitung
Automatische Bildoptimierung zur Qualitätsverbesserung. Entfernung von Flecken, Linien und Markierungen. Ausrichtung, Leerseitenerkennung und Farbkonvertierung.
3. Analyse & Erkennung
Modernste OCR-Technologien und Ähnlichkeitsalgorithmen für intelligente Texterkennung, QR-Code, Barcode- und Formularerkennung. Extraktion und Klassifizierung.
4. Dokumentenausgabe
Flexible Ausgabe – lokal, Cloud-Speicher, E-Mail oder weitere Verarbeitung. Dynamische Metadatenverarbeitung für automatisierte Benennung und Kategorisierung.
5. Dokumentenfreigabe
Erhöhte Prozesskontrolle durch abschließende Freigabe für qualitätskritische Workflows. Überprüfung und Ergänzung mit zusätzlichen Informationen vor Archivierung.
Technische Features
Umfassende Unterstützung für alle gängigen Dokumentenquellen und -formate
Eingabequellen
- Dokumentenscanner und Multifunktionsdrucker
- TWAIN- und WIA-Scanner
- Hot-Folder Überwachung
- E-Mail-Postfächer (IMAP/POP3)
- Webupload und API-Schnittstellen
Erkennungstechnologien
- Modernste OCR-Texterkennung
- QR-Code und Barcode-Analyse
- Formularerkennung und -verarbeitung
- Ähnlichkeitsalgorithmen für Klassifizierung
- Automatische Dokumententrennung
Ausgabe und Workflow
- Lokale und Netzwerk-Speicherorte
- Cloud-Speicher Integration
- E-Mail-Versendung mit Anhängen
- Mehrfache Ausgaben in verschiedenen Formaten
- Berechtigungsgesteuerte Freigabeprozesse
Unterstützte Dateiformate
Verarbeiten Sie nahezu jedes gängige Dateiformat
Dokumente
Bilder
Weitere
Noch mehr Gründe für Docuflair Flow
Flexible Konfiguration
Workflows lassen sich einfach einrichten mit umfangreichen Individualisierungsmöglichkeiten.
Datengenauigkeit
Intelligente OCR und Analyse von Barcodes, QR-Codes und Formularen.
Expertenmodus
Programmierbare Skripte für höchste Flexibilität und Skalierbarkeit.
Fehlerreduzierung
Vermeiden Sie manuelle Fehler wie Tippfehler und Informationsverluste.
Compliance-konform
Vollständige Audit-Trails aller Aktivitäten für Compliance-Nachweise.
Redundante Ausgaben
Legen Sie Dokumente gleichzeitig an verschiedene Ziele in unterschiedlichen Formaten ab.
Messbare Ergebnisse
Durchschnittliche Verbesserungen unserer Kunden nach der Einführung von Docuflair Flow
bei der Dokumentenklassifizierung durch KI-gestützte Erkennung
als manuelle Dokumentenerfassung und -zuordnung
durch intelligente OCR-Technologie und lernende Algorithmen
vollautomatisiert ohne manuelles Eingreifen
Passend für diese Branchen
Docuflair Flow ist in folgenden Zielgruppen besonders relevant
Datenschutzbeauftragte
Löschanfragen-Workflow nach Art. 17 DSGVO vollständig automatisieren.
Zur BranchenseiteWirtschaftsprüfer
Prüfungsprozess mit Vier-Augen-Prinzip und ISQM 1 Eskalationspfaden.
Zur BranchenseiteSozialversicherung
Widerspruchsverfahren und Bescheid-Erstellung strukturiert durchlaufen.
Zur BranchenseiteHäufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair Flow
Wie funktioniert die automatische Dokumentenerkennung?
Docuflair Flow überwacht intelligent verschiedene Eingabequellen und erkennt automatisch, woher ein Dokument stammt. Die Software kann gleichzeitig Scanner, E-Mail-Postfächer, Hot-Folder und API-Schnittstellen überwachen. Sobald ein neues Dokument erkannt wird, startet automatisch der konfigurierte Workflow ohne manuelles Eingreifen.
Welche Arten von Dokumentenverbesserungen sind möglich?
Die Software bietet umfassende Bildoptimierungen: automatische Entfernung von Flecken, Linien sowie Heft- und Lochmarkierungen, Seitendrehung und korrekte Ausrichtung, Leerseitenerkennung, Anpassung von Helligkeit, Kontrast, Gamma und Sättigung sowie Farbkonvertierung für optimale OCR-Ergebnisse.
Wie präzise ist die OCR-Texterkennung und Datenextraktion?
Docuflair Flow nutzt modernste OCR-Technologien und Ähnlichkeitsalgorithmen für höchste Genauigkeit. Die Software kann spezifische Daten wie Rechnungsnummern extrahieren, Dokumente automatisch klassifizieren und durchsuchbar machen. QR-Codes und Barcodes werden zuverlässig erkannt und für die Workflow-Steuerung verwendet.
Können Dokumente in mehrere Formate und Ziele ausgegeben werden?
Ja, Docuflair Flow unterstützt fehlertolerante, redundante und individuelle Ausgaben. Sie legen Dokumente gleichzeitig an verschiedene Ziele in unterschiedlichen Formaten ab – inklusive PDF/A für Langzeitarchivierung. Sie speichern mehrere Kopien an verschiedenen Orten sicher, optional mit eingebetteten oder dateibasierten Metadaten.
Wie funktioniert das Freigabesystem für qualitätskritische Prozesse?
Das berechtigungsgesteuerte Freigabesystem bietet eine abschließende manuelle Kontrolle vor der finalen Verarbeitung. Sie überprüfen Dokumente, bearbeiten sie und ergänzen zusätzliche Informationen. Dies ist ideal für qualitätskritische Workflows, wo eine menschliche Kontrolle vor Archivierung oder Verteilung erforderlich ist.
Wie konfigurieren Sie Workflows im Docuflair Manager?
Der webbasierte Docuflair Manager bietet eine intuitive Oberfläche zur Erstellung flexibler Workflows. Diese lassen sich in strukturierten Abschnitten einfach einrichten und bieten umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten. Ein Expertenmodus bietet programmierbare Skripte für höchste Flexibilität und Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sind implementiert?
Docuflair Flow implementiert umfassende Sicherheitsmaßnahmen: berechtigungsgesteuerte Zugriffskontrolle, verschlüsselte Datenübertragung, vollständige Audit-Trails aller Aktivitäten, Compliance-konforme Verarbeitung und sichere Speicherung. Alle Freigabeprozesse sind nachvollziehbar dokumentiert und nutzen Sie als Compliance-Nachweise.
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Docuflair Scan
Dokumente hochwertig digitalisieren – der erste Schritt im automatisierten Workflow.
Mehr erfahrenDocuflair Archive
Verarbeitete Dokumente automatisch revisionssicher im PDF/A-Format archivieren.
Mehr erfahrenDocuflair Connect
Workflow-Ergebnisse direkt an SharePoint, DocuWare oder andere DMS-Systeme übergeben.
Mehr erfahrenDocuflair Normalize
Eingehende Dokumente vor der Workflow-Verarbeitung in ein einheitliches Format konvertieren.
Mehr erfahrenAutomatisieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung
Erleben Sie in 15 Minuten, wie Dokumente vom Eingang bis zur Archivierung automatisch verarbeitet werden.