Ersetzendes Scannen nach BSI TR-RESISCAN — rechtssicher mit Docuflair.
Docuflair TR-RESISCAN — die Software für TR-03138-konformes Scannen
Papieroriginale rechtssicher digitalisieren und vernichten: BSI-konformer Transfervermerk, digitale Signatur und Verfahrensdokumentation — alles aus einer Software. Erfüllt die Anforderungen der BSI TR-03138 (RESISCAN) Version 1.5.
Was ist Docuflair TR-RESISCAN?
Docuflair TR-RESISCAN ist eine On-Premises-Lösung für ersetzendes Scannen nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03138. Die Software gewährleistet, dass digitalisierte Dokumente die gleiche Beweiskraft wie die Papieroriginale besitzen — durch automatische Transfervermerke, digitale Signaturen im PDF/A-Format und einen lückenlosen Audit-Trail. Docuflair TR-RESISCAN richtet sich an Behörden, Kanzleien und Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen, die Papieroriginale nach dem Scannen rechtssicher vernichten möchten.
Ersetzendes Scannen mit Rechtssicherheit
Mit Docuflair TR-RESISCAN erhält Ihre digitale Kopie denselben rechtlichen Beweiswert wie das Papieroriginal.
BSI-Konformität
Vollständige Einhaltung der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.
Rechtlicher Beweiswert
Digitale Dokumente erhalten durch das ersetzende Scannen denselben rechtlichen Stellenwert wie das Papieroriginal.
Vollständige Nachvollziehbarkeit
Lückenloser Audit-Trail dokumentiert jeden Schritt des Scanprozesses für maximale Transparenz.
Schnelle Einrichtung
Eine einzige Softwareinstallation genügt. Keine komplexe Infrastruktur erforderlich.
Docuflair TR-RESISCAN in Aktion
Sehen Sie, wie einfach rechtssicheres Scannen funktioniert
Der TR-RESISCAN-konforme Scanprozess
Von der Authentifizierung bis zur digitalen Signatur
1. Benutzerauthentifizierung
Anmeldung am Gerät vor dem Scanvorgang zur eindeutigen Identifikation
2. Dokumentenerfassung
Scannen mit Vorschau direkt am Multifunktionsgerät
3. Webbasierte Sichtkontrolle
Visuelle Prüfung und Qualitätskontrolle im Browser
4. Transfervermerk
Automatische Dokumentation des Scanvorgangs mit allen relevanten Metadaten
5. Digitale Signatur
Rechtskräftige Signierung des PDF/A-Dokuments
Rechtssicherheit ab dem ersten Scan
Alles für rechtssicheres und BSI-konformes Scannen
Automatischer Transfervermerk
- Dokumentation von Scanzeit und Datum
- Erfassung der Gerätedaten und Scanparameter
- Protokollierung der durchführenden Person
- Speicherung aller Verarbeitungsergebnisse
Webbasierte Sichtkontrolle
- Visuelle Qualitätsprüfung im Browser
- Vergleich mit Originalvorlage
- Freigabe oder Ablehnung des Scans
- Dokumentierte Bestätigung der Prüfung
Digitale Signatur
- Rechtskräftige digitale Signierung
- PDF/A-Format für Langzeitarchivierung
- Manipulationsschutz durch Kryptografie
- Kundenzertifikat hinterlegbar
- Integration mit Zertifikatsinfrastruktur
Zeitstempel-Funktion
- Manipulationssicherer Zeitnachweis je Dokument
- Externer TSA-Server konfigurierbar
- Kompatibel mit RFC-3161-Diensten
- Qualifizierte Zeitstempel (QTS) nach eIDAS möglich
Zusätzliche Vorteile für Ihre Compliance
Benutzerauthentifizierung
Sichere Anmeldung am Gerät vor jedem Scanvorgang für eindeutige Zuordnung.
Vorschau am Gerät
Sofortige Prüfung des Scanergebnisses direkt am Multifunktionsgerät.
Metadatenerfassung
Automatische Protokollierung von Scanzeit, Gerätedaten und Verarbeitungsergebnissen.
PDF/A-Format
Archivierungsfähiges Format für langfristige Aufbewahrung und Lesbarkeit.
Vollständiger Audit-Trail
Lückenlose Dokumentation aller Schritte für Compliance und Revision.
Einfache Installation
Eine Software, schnelle Einrichtung, keine komplexe Infrastruktur erforderlich.
Messbare Ergebnisse
Durchschnittliche Verbesserungen unserer Kunden nach der Einführung von Docuflair TR-RESISCAN
zertifizierte Umsetzung des ersetzenden Scannens
digitale Dokumente ersetzen Originale mit voller Beweiskraft
von Dokumenten im Vergleich zum physischen Archiv
durch lückenlosen Transfervermerk und digitale Signatur
Was ist BSI TR-03138 (TR-RESISCAN)?
Die Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik für ersetzendes Scannen
Definition & Zweck
Die BSI TR-03138 (Technische Richtlinie Ersetzendes Scannen - RESISCAN) definiert sicherheitsrelevante technische und organisatorische Maßnahmen für Scanprozesse, bei denen das Papieroriginal nach der Digitalisierung vernichtet werden soll.
Ziel ist es, einen möglichst an das Original angenäherten Beweiswert des Scanprodukts zu gewährleisten.
- Aktuelle Version: 1.5 (Dezember 2024)
- Herausgeber: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
- Rechtsreferenz: § 7 EGovG, § 371b ZPO
Struktur der Richtlinie
Die TR-RESISCAN besteht aus dem Hauptdokument und mehreren Anlagen:
- Hauptdokument: Alle Anforderungen und Maßnahmen
- Anlage P: Normative Prüfspezifikation für Konformitätsprüfung
- Anlage A: Ergebnisse der Risikoanalyse
- Anlage R: Unverbindliche rechtliche Hinweise
- Anlage V: Muster-Verfahrensanweisung
- Anlage F: Häufig gestellte Fragen (FAQ)
NEU in Version 1.5: Mobiles Ersetzendes Scannen
Mit der Version 1.5 wurde die TR-RESISCAN um die Möglichkeit des mobilen ersetzenden Scannens erweitert. So digitalisieren Sie Papieroriginale ersetzend unter Nutzung mobiler Endgeräte (Smartphone, Tablet) mit einer dafür geeigneten Scan-App.
Modulare Anforderungsstruktur
Die TR-RESISCAN verwendet ein modulares System aus Basis- und Aufbaumodulen
Basismodul
Grundanforderungen für alle Schutzbedarfskategorien
- Grundlegende Prozessanforderungen
- Mindestanforderungen an Scanner
- Dokumentation und Protokollierung
- Qualitätssicherung und Sichtkontrolle
- Transfervermerk-Erstellung
Aufbaumodul Integrität
Zusätzliche Maßnahmen bei hohem Schutzbedarf
- Erweiterte Integritätssicherung
- Kryptografische Hashwerte
- Digitale Signaturen
- Manipulationsschutz
- Vier-Augen-Prinzip bei Freigabe
Aufbaumodul Vertraulichkeit
Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten
- Verschlüsselte Übertragung
- Zugriffskontrollen
- Sichere Speicherung
- Berechtigungskonzept
- Audit-Logging
Schutzbedarfskategorien
Der Schutzbedarf bestimmt die erforderlichen Module und Maßnahmen
Normal
StandardDie Schadensauswirkungen sind begrenzt und überschaubar. Standard-Geschäftsunterlagen ohne besondere Anforderungen.
Hoch
ErweitertDie Schadensauswirkungen können beträchtlich sein. Dokumente mit rechtlicher Relevanz oder personenbezogenen Daten.
Sehr Hoch
KritischDie Schadensauswirkungen können existenzbedrohend sein. Hochsensible Dokumente, KRITIS-relevante Unterlagen.
Schutzziele
BewertungDer Schutzbedarf wird für jedes der drei Schutzziele einzeln bestimmt:
- Integrität: Schutz vor Manipulation
- Vertraulichkeit: Schutz vor unbefugtem Zugriff
- Verfügbarkeit: Dauerhafter Zugriff
Gesetzliche Referenzen
TR-RESISCAN als „Stand der Technik" in deutschen Gesetzen
§ 7 EGovG
BundesgesetzDas E-Government-Gesetz verpflichtet Bundesbehörden zur elektronischen Aktenführung. § 7 verweist auf TR-RESISCAN als Stand der Technik für das ersetzende Scannen.
§ 371b ZPO
ZivilprozessordnungDie Zivilprozessordnung regelt die Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden. TR-RESISCAN-konforme Scans werden als Beweismittel vor Gericht anerkannt.
GoBD
SteuerrechtDie Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung regeln die digitale Buchführung. TR-RESISCAN ergänzt die steuerrechtlichen Anforderungen.
E-Justice
JustizÜber den elektronischen Rechtsverkehr akzeptieren Gerichte ersetzend gescannte Dokumente als Beweismittel – unter Berücksichtigung der TR-RESISCAN.
Wege zur TR-RESISCAN Konformität
Verschiedene Optionen für den Nachweis der Richtlinienkonformität
BSI-Zertifizierung
Offizielle Bestätigung durch das BSI
Umfassende Prüfung aller Anforderungen der Anlage P durch akkreditierte Prüfstellen. Höchste Nachweisstufe.
- Vollständige Konformitätsprüfung
- Audit vor Ort erforderlich
- Regelmäßige Rezertifizierung
TR-RESISCAN ready
Praxisorientierte VOI-CERT Zertifizierung
Alternative zur BSI-Zertifizierung mit reduziertem Aufwand. Prüfung auf Basis der Anlage P der TR-RESISCAN.
- Kostengünstiger als BSI-Zertifizierung
- Praxisorientierte Prüfung
- Für KMU und Mittelstand geeignet
Selbsterklärung
Eigenverantwortliche Konformitätserklärung
Die Organisation erklärt eigenverantwortlich die Einhaltung der TR-RESISCAN. Für viele Ausschreibungen ausreichend.
- Geringster Aufwand
- Verfahrensdokumentation erforderlich
- Keine externe Prüfung
Keine Zertifizierungspflicht
Die TR-RESISCAN dient als praxisorientierter Handlungsleitfaden für die Ordnungsmäßigkeit eines Scanprozesses – ohne Verpflichtung zur Zertifizierung. Docuflair unterstützt Sie bei allen drei Wegen zur Konformität.
Verfahrensdokumentation: Das Fundament für TR-RESISCAN
Ohne Verfahrensdokumentation (VDU) kein rechtssicheres ersetzendes Scannen — unabhängig vom gewählten Konformitätsweg
Was gehört in eine VDU?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle Abläufe, Rollen und Kontrollen Ihres Scanprozesses. Sie ist Pflicht-Bestandteil der BSI TR-03138 und belegt gegenüber Prüfern, Gerichten und Finanzbehörden, dass Ihre Digitalisate rechtssicher entstanden sind.
- Organisatorisch: Verantwortlichkeiten, Rollen, Schulungsnachweise
- Technisch: Scannerkonfiguration, Software-Version, Schutzmaßnahmen
- Prozessual: Annahme, Scannen, Sichtkontrolle, Freigabe, Vernichtung
- Schutzbedarf: Einstufung Integrität, Vertraulichkeit, Verfügbarkeit
- Notfall: Fehler-, Ausnahme- und Wiederherstellungsverfahren
Wie hilft Docuflair bei der VDU?
Docuflair TR-RESISCAN liefert die technisch-prozessualen Bausteine Ihrer VDU automatisiert als Nachweis: Transfervermerk, Audit-Trail, Benutzer- und Schutzbedarfs-Protokolle sind vorkonfiguriert und orientieren sich an der Anlage V (Muster-Verfahrensanweisung) der TR-RESISCAN.
- Alle Pflicht-Metadaten im Transfervermerk dokumentiert
- Vollständiger Audit-Trail für den Prüfprozess
- Kompatibel mit Anlage V (Muster-Verfahrensanweisung)
- Exportierbar für Ihre Compliance-Dokumentation
Praxis-Leitfaden: Verfahrensdokumentation Schritt für Schritt
Unser kostenloser Praxis-Leitfaden führt Sie durch Schutzbedarfsanalyse, Scanner-Qualifizierung, VDU-Erstellung und Prüfprotokoll — mit Fallbeispiel.
Leitfaden kostenlos herunterladenSo erfüllt Docuflair die TR-RESISCAN Anforderungen
Automatisierte Compliance für alle Module der technischen Richtlinie
Basismodul-Anforderungen
- Benutzerauthentifizierung vor jedem Scanvorgang
- Automatische Erfassung aller Scan-Parameter
- Webbasierte Sichtkontrolle mit Freigabe-Workflow
- Vollständiger Transfervermerk nach BSI-Vorgabe
- Protokollierung und Audit-Trail
Aufbaumodul Integrität
- Kryptografische Hashwert-Berechnung (SHA-256)
- Digitale Signatur für PDF/A-Dokumente
- Manipulationsschutz durch Integritätsprüfung
- Vier-Augen-Prinzip für Freigaben konfigurierbar
- Zeitstempel-Funktion mit konfigurierbarem externen TSA-Server
Aufbaumodul Vertraulichkeit
- TLS-verschlüsselte Übertragung aller Daten
- Granulares Berechtigungskonzept
- Active Directory Integration
- On-Premises Betrieb ohne Cloud-Abhängigkeit
- Vollständiges Audit-Logging
Rechtssicherheit nach BSI-Standard
Die Technische Richtlinie RESISCAN definiert verbindliche Standards für ersetzendes Scannen
BSI TR-RESISCAN Vorgaben
Vollständige Erfüllung aller Anforderungen der Technischen Richtlinie für ersetzendes Scannen.
Manipulationssichere Digitalisierung
Kryptografisch gesicherte Dokumentenerfassung verhindert nachträgliche Veränderungen.
Beweiskräftige digitale Abbilder
Digitale Dokumente erhalten rechtlichen Beweiswert wie das Papieroriginal.
Revisionssichere Langzeitarchivierung
PDF/A-Format und digitale Signatur gewährleisten dauerhafte Aufbewahrung.
Vollständige Nachvollziehbarkeit
Lückenloser Audit-Trail dokumentiert jeden Schritt des Scanprozesses.
Digitale Signierung
Rechtskräftige digitale Signatur garantiert Integrität und Authentizität.
Für wen ist TR-RESISCAN?
Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen
Behörden
Öffentliche Verwaltungen, die E-Akte und OZG-Digitalisierung nach § 7 EGovG und BSI-Vorgaben umsetzen.
Kanzleien & Notariate
Rechtsanwälte und Notare, die Mandantenakten und Urkunden gemäß Anlage R der TR-RESISCAN rechtssicher digitalisieren.
Steuerberater & Wirtschaftsprüfer
Kanzleien, die Mandantenbelege und Prüfunterlagen GoBD- und TR-RESISCAN-konform archivieren.
Unternehmen & Archive
Firmen, Kliniken und Archive mit hohen Compliance-Anforderungen, die Papierbestände rechtssicher digitalisieren.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair TR-RESISCAN
Was ist TR-RESISCAN und warum ist es wichtig?
TR-RESISCAN ist eine Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie definiert Anforderungen für das rechtssichere ersetzende Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden können.
Für welche Organisationen ist TR-RESISCAN besonders relevant?
TR-RESISCAN ist besonders relevant für Behörden, öffentliche Einrichtungen, Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen sowie alle Organisationen, die Papierdokumente nach dem Scannen rechtssicher vernichten möchten.
Was ist ein Transfervermerk und wozu dient er?
Der Transfervermerk dokumentiert den Scanvorgang und bestätigt die Übereinstimmung von Original und Digitalisat. Er enthält Informationen wie Scandatum, Scanoperator, verwendete Einstellungen und Prüfergebnisse – unverzichtbar für die Beweiskraft des digitalen Dokuments.
Wie funktioniert die Sichtkontrolle bei TR-RESISCAN?
Die Sichtkontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil des TR-RESISCAN-Prozesses. Nach dem Scannen wird das digitale Dokument am Bildschirm mit dem Original verglichen. Der Prüfer bestätigt die Vollständigkeit und Lesbarkeit – dies wird im Transfervermerk dokumentiert.
Welche technischen Voraussetzungen sind erforderlich?
Für TR-RESISCAN-konformes Scannen benötigen Sie einen geeigneten Scanner, die Docuflair TR-RESISCAN Software und optional einen Bildschirm für die Sichtkontrolle am Gerät. Die Software führt Sie durch den gesamten Prozess und stellt die Einhaltung aller Anforderungen sicher.
Ist das Originaldokument nach dem TR-RESISCAN Prozess vernichtbar?
Ja, bei korrekter Durchführung des TR-RESISCAN-Prozesses kann das Originaldokument anschließend vernichtet werden. Das digitale Dokument mit Transfervermerk hat dann die gleiche Beweiskraft wie das Original.
Wie wird die langfristige Verfügbarkeit der Dokumente sichergestellt?
Docuflair speichert alle Dokumente im PDF/A-Format, einem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Zusätzlich signiert die Software sie digital und versieht sie mit Metadaten. So bleiben Ihre Dokumente auch in vielen Jahren lesbar und verifizierbar.
Wie schnell lässt sich Docuflair TR-RESISCAN implementieren?
Die Implementierung ist sehr schnell: Durch die Installation einer einzigen Software steht Ihnen bereits nach wenigen Minuten rechtssicheres Scannen nach TR-RESISCAN zur Verfügung. Docuflair integriert sich nahtlos über standardisierte Schnittstellen in Ihre bestehenden Systeme.
Was ist der Unterschied zwischen Basismodul und Aufbaumodulen?
Das Basismodul enthält die Mindestanforderungen für alle Schutzbedarfskategorien – von der Benutzerauthentifizierung bis zum Transfervermerk. Die Aufbaumodule (Integrität und Vertraulichkeit) kommen bei erhöhtem Schutzbedarf hinzu und definieren zusätzliche Maßnahmen wie digitale Signaturen, Verschlüsselung und erweiterte Zugriffskontrollen.
Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation für TR-RESISCAN?
Eine Verfahrensdokumentation (VDU) beschreibt alle organisatorischen, technischen und prozessualen Abläufe Ihres Scanprozesses. Die TR-RESISCAN empfiehlt die Struktur aus Anlage V (Muster-Verfahrensanweisung): Scope, Verantwortlichkeiten, Schutzbedarfsanalyse, Scanner- und Softwarekonfiguration, Prozessablauf (Annahme bis Vernichtung) sowie Fehler- und Notfallverfahren. Docuflair TR-RESISCAN liefert Transfervermerk, Audit-Trail und Protokolle als automatisierte Nachweise, die direkt in die VDU einfließen. Den kompletten Praxis-Leitfaden inkl. Fallbeispiel können Sie kostenlos herunterladen.
Ist eine BSI-Zertifizierung für TR-RESISCAN verpflichtend?
Nein, eine Zertifizierung ist grundsätzlich nicht verpflichtend. Die TR-RESISCAN dient als praxisorientierter Handlungsleitfaden. Es gibt drei Wege zur Konformität: Die offizielle BSI-Zertifizierung, das Zertifikat „TR-RESISCAN ready" (VOI-CERT) oder eine eigenverantwortliche Selbsterklärung mit Verfahrensdokumentation.
Was ist neu in TR-RESISCAN Version 1.5?
Die Version 1.5 (Dezember 2024) führt das mobile ersetzende Scannen ein. So digitalisieren Sie TR-RESISCAN-konform mit mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets unter Verwendung einer geeigneten Scan-App. Besonders relevant für Außendienst und dezentrale Standorte.
Welche gesetzlichen Grundlagen verweisen auf TR-RESISCAN?
Das E-Government-Gesetz (§ 7 EGovG) verpflichtet Bundesbehörden zur elektronischen Aktenführung und verweist auf TR-RESISCAN als Stand der Technik. Die Zivilprozessordnung (§ 371b ZPO) regelt die Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden. Auch die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) ergänzt sich mit TR-RESISCAN für steuerrelevante Dokumente.
Wie wird der Schutzbedarf für Dokumente festgelegt?
Der Schutzbedarf wird für die drei Schutzziele Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit separat bewertet. Die Kategorien sind: Normal (begrenzte Schadensauswirkungen), Hoch (beträchtliche Auswirkungen) und Sehr Hoch (existenzbedrohende Auswirkungen). Je nach Einstufung werden Basismodul und/oder Aufbaumodule erforderlich.
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