Ersetzendes Scannen nach BSI TR-RESISCAN — rechtssicher mit Docuflair.

TR-RESISCAN ist eine Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie definiert Anforderungen für das rechtssichere ersetzende Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden können.

TR-RESISCAN ist besonders relevant für Behörden, öffentliche Einrichtungen, Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen sowie alle Organisationen, die Papierdokumente nach dem Scannen rechtssicher vernichten möchten.

Der Transfervermerk dokumentiert den Scanvorgang und bestätigt die Übereinstimmung von Original und Digitalisat. Er enthält Informationen wie Scandatum, Scanoperator, verwendete Einstellungen und Prüfergebnisse – unverzichtbar für die Beweiskraft des digitalen Dokuments.

Die Sichtkontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil des TR-RESISCAN-Prozesses. Nach dem Scannen wird das digitale Dokument am Bildschirm mit dem Original verglichen. Der Prüfer bestätigt die Vollständigkeit und Lesbarkeit – dies wird im Transfervermerk dokumentiert.

Für TR-RESISCAN-konformes Scannen benötigen Sie einen geeigneten Scanner, die Docuflair TR-RESISCAN Software und optional einen Bildschirm für die Sichtkontrolle am Gerät. Die Software führt Sie durch den gesamten Prozess und stellt die Einhaltung aller Anforderungen sicher.

Ja, bei korrekter Durchführung des TR-RESISCAN-Prozesses kann das Originaldokument anschließend vernichtet werden. Das digitale Dokument mit Transfervermerk hat dann die gleiche Beweiskraft wie das Original.

Docuflair speichert alle Dokumente im PDF/A-Format, einem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Zusätzlich signiert die Software sie digital und versieht sie mit Metadaten. So bleiben Ihre Dokumente auch in vielen Jahren lesbar und verifizierbar.

Die Implementierung ist sehr schnell: Durch die Installation einer einzigen Software steht Ihnen bereits nach wenigen Minuten rechtssicheres Scannen nach TR-RESISCAN zur Verfügung. Docuflair integriert sich nahtlos über standardisierte Schnittstellen in Ihre bestehenden Systeme.

Das Basismodul enthält die Mindestanforderungen für alle Schutzbedarfskategorien – von der Benutzerauthentifizierung bis zum Transfervermerk. Die Aufbaumodule (Integrität und Vertraulichkeit) kommen bei erhöhtem Schutzbedarf hinzu und definieren zusätzliche Maßnahmen wie digitale Signaturen, Verschlüsselung und erweiterte Zugriffskontrollen.

Eine Verfahrensdokumentation (VDU) beschreibt alle organisatorischen, technischen und prozessualen Abläufe Ihres Scanprozesses. Die TR-RESISCAN empfiehlt die Struktur aus Anlage V (Muster-Verfahrensanweisung): Scope, Verantwortlichkeiten, Schutzbedarfsanalyse, Scanner- und Softwarekonfiguration, Prozessablauf (Annahme bis Vernichtung) sowie Fehler- und Notfallverfahren. Docuflair TR-RESISCAN liefert Transfervermerk, Audit-Trail und Protokolle als automatisierte Nachweise, die direkt in die VDU einfließen. Den kompletten Praxis-Leitfaden inkl. Fallbeispiel können Sie kostenlos herunterladen.

Nein, eine Zertifizierung ist grundsätzlich nicht verpflichtend. Die TR-RESISCAN dient als praxisorientierter Handlungsleitfaden. Es gibt drei Wege zur Konformität: Die offizielle BSI-Zertifizierung, das Zertifikat „TR-RESISCAN ready" (VOI-CERT) oder eine eigenverantwortliche Selbsterklärung mit Verfahrensdokumentation.

Die Version 1.5 (Dezember 2024) führt das mobile ersetzende Scannen ein. So digitalisieren Sie TR-RESISCAN-konform mit mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets unter Verwendung einer geeigneten Scan-App. Besonders relevant für Außendienst und dezentrale Standorte.

Das E-Government-Gesetz (§ 7 EGovG) verpflichtet Bundesbehörden zur elektronischen Aktenführung und verweist auf TR-RESISCAN als Stand der Technik. Die Zivilprozessordnung (§ 371b ZPO) regelt die Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden. Auch die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) ergänzt sich mit TR-RESISCAN für steuerrelevante Dokumente.

Der Schutzbedarf wird für die drei Schutzziele Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit separat bewertet. Die Kategorien sind: Normal (begrenzte Schadensauswirkungen), Hoch (beträchtliche Auswirkungen) und Sehr Hoch (existenzbedrohende Auswirkungen). Je nach Einstufung werden Basismodul und/oder Aufbaumodule erforderlich.

Österreich kennt keinen eigenen TR-RESISCAN-Standard, doch das ersetzende Scannen ist über § 132 Abs. 2 BAO gedeckt: elektronische Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, sofern eine vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist. Docuflair erfüllt dies mit Zeitstempel, Audit-Trail und PDF/A.

Ja. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und Art. 958f OR erlauben die elektronische Aufbewahrung und das ersetzende Scannen, sofern die Dokumente jederzeit lesbar und unveränderbar bleiben. Docuflair sichert dies mit revisionssicherer PDF/A-Ablage und Audit-Trail.