Sensible Daten schwärzen. 60× schneller als manuell.
Docuflair Redact
Personenbezogene Daten in Sekunden statt Minuten automatisch schwärzen — per OCR und lernender Regelengine. Im Viewer prüfen, anlernen und je Empfänger selektiv exportieren. Ein Projekt, beliebig viele Versionen. On-Premises.
Docuflair Redact in Aktion
Sehen Sie, wie einfach automatische Schwärzung funktioniert
Jetzt selbst ausprobieren — kostenlos, ohne Anmeldung
Laden Sie ein PDF-, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument hoch und schwärzen Sie sensible Daten direkt im Browser. Keine Registrierung, keine Installation, kein Konto erforderlich.
Hinweis: Die Sandbox-Demo läuft auf einer öffentlich erreichbaren Test-Instanz. Die Produktiv-Lösung Docuflair Redact betreiben Sie On-Premises oder in Ihrer dedizierten Private Cloud. Keine Daten verlassen Ihr Unternehmen.
Schwärzung neu gedacht — projektbasiert und intelligent
Von der Einzeldokument-Schwärzung zur professionellen Schwärzungsplattform
Projektbasiert arbeiten
Dokumente sammeln, Regeln definieren, selektiv exportieren — alles in einem Schwärzungsprojekt gebündelt.
Intelligentes Wörterbuch
Vom einfachen Begriff bis zur kontextbasierten Regel: Wenn "Gewerkschaft" gefunden → Logo und definierte Seitenzonen mitschwärzen.
Viewer mit Kontrolle
Visuell prüfen, manuell nachschwärzen, Zonen zeichnen und Wörter per Klick direkt ins Wörterbuch übernehmen.
Selektive Exports
Aus demselben Bestand: Version für Person A, Version für Person B, Version A+B kombiniert — je nach Empfänger und Zweck.
So funktioniert ein Schwärzungsprojekt
Fünf Schritte vom Dokumentenimport bis zum geschwärzten Export
Intelligente Schwärzungsregeln
Von einfachen Begriffen bis zu kontextbasierten Automatisierungen
PII-Erkennung (9 Kategorien)
- E-Mail-Adressen mit automatischer Namensextraktion
- Personennamen (~500 Vornamen-Dictionary + Relationen)
- Postadressen, PLZ + Orte (DE 5-stellig, AT 4-stellig)
- Telefonnummern (4 Formate), IBAN, Datumsformate
- Sozialversicherungsnummern (DE + AT)
- Steuernummern (USt-IdNr. DE/AT, Steuernummer DE/AT)
- Jede Kategorie einzeln aktivierbar, eigene Regex-Muster
Kontextregeln
- Begriff gefunden → Seitenzone mitschwärzen
- Logo-Erkennung und automatische Schwärzung
- Wortkombinationen und Fuzzy Matching
Active Directory & SQL
- Personendaten automatisch aus AD extrahieren
- SQL-Datenbanken als Schwärzungsquelle
- Ohne manuelle Pflege der Wörterbücher
Barcode & QR-Code
- Automatische Erkennung maschinenlesbarer Codes
- Barcodes, QR-Codes, Data Matrix
- Codierte Informationen zuverlässig schützen
Metadaten bereinigen
- PDF/Office-Metadaten automatisch entfernen
- Autor, Bearbeitungshistorie, Kommentare
- Versteckte Daten zuverlässig bereinigen
Regeln definieren — visuell und intuitiv
Erstellen Sie Schwärzungsregeln per Klick — ohne Programmierung
-
Wenn-Dann-Logik
Begriff gefunden? Dann automatisch Zone, Logo oder Text schwärzen.
-
Stil pro Regel wählbar
Schwärzen, Weißen oder Farbig — individuell je Regel konfigurierbar.
-
Unbegrenzte Regeln
Beliebig viele Regeln kombinieren — für jedes Schwärzungsprojekt individuell.
Volle Kontrolle im integrierten Viewer
Prüfen, nachbearbeiten und freigeben — alles in einer Oberfläche
-
Wörter anlernen
Wort anklicken → direkt ins Wörterbuch übernehmen mit Regel. Shift+Klick für globale Übernahme über alle Dokumente.
-
Zonen zeichnen
Freie Rechtecke über Bilder, Logos, Unterschriften oder Tabellen zeichnen. Pixelgenau bei 300 DPI mit Rotationsunterstützung.
-
Schwärzungsfarbe wählen
Schwarz für DSGVO, Weiß für Angebote, Farbig für Klassifizierung — pro Regel individuell konfigurierbar.
-
Zoom & Navigation
Stufenloser Zoom (25%–400%), Seitenrotation, Thumbnail-Leiste, Tastaturnavigation und In-Dokument-Suche.
-
Freigabe-Workflow
Konfigurierbare Genehmigungsstufen. Erst nach Freigabe durch autorisierte Mitarbeiter wird der Export ermöglicht.
Sechs Redaktionsstile — ein Klick
Wählen Sie den passenden Stil für jeden Anwendungsfall
Zwischen der Firma Mustermann & Partner GmbH, vertreten durch Dr. Maria Musterfrau, Geschäftsführerin, Anschrift: Hauptstraße 42, 80331 München
— nachfolgend „Auftraggeber" genannt —
Steuernummer: DE 298 173 542, IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
Die monatliche Vergütung beträgt 12.500,00 EUR netto. Kontakt: +49 89 123456, m.musterfrau@example.de
Ein Dokumentenbestand. Beliebig viele Versionen.
Exportieren Sie verschiedene geschwärzte Versionen — je nach Empfänger und Zweck
Am 15.03.2026 fand ein Gespräch zwischen Hr. Müller (Abteilungsleiter) und ████████████ (Betriebsrat) statt. Thema war die Versetzung von Hr. Müller in die Niederlassung ████████.
████████████ wies darauf hin, dass Hr. Müller seit 2019 im Unternehmen tätig ist. Das Gehalt von ██████ EUR wurde besprochen.
Am 15.03.2026 fand ein Gespräch zwischen ████████████ (Abteilungsleiter) und Fr. Schmidt (Betriebsrat) statt. Thema war die Versetzung von ████████████ in die Niederlassung ████████.
Fr. Schmidt wies darauf hin, dass ████████████ seit 2019 im Unternehmen tätig ist. Das Gehalt von ██████ EUR wurde besprochen.
Am 15.03.2026 fand ein Gespräch zwischen ████████████ (Abteilungsleiter) und ████████████ (Betriebsrat) statt. Thema war die Versetzung von ████████████ in die Niederlassung ████████.
████████████ wies darauf hin, dass ████████████ seit 2019 im Unternehmen tätig ist. Das Gehalt von ██████ EUR wurde besprochen.
Praxisbeispiel: DSGVO-Auskunftsanfrage
Ein Ex-Mitarbeiter fordert alle personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO. HR importiert 500 E-Mails ins Projekt. Docuflair Redact schwärzt automatisch Drittdaten (Kollegen, Vorgesetzte) per Active Directory. Verschiedene Exports für verschiedene Empfänger — aus demselben Dokumentenbestand.
DSGVO-Auskunftsrecht: Art. 15 DSGVO
Unternehmen sind verpflichtet, Betroffenen auf Anfrage eine Kopie aller personenbezogenen Daten bereitzustellen — innerhalb eines Monats.
Die Frist: 1 Monat
Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO müssen Unternehmen Auskunftsanfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats beantworten. Bei komplexen Anfragen kann die Frist auf maximal 3 Monate verlängert werden — aber nur mit Begründung.
- Standardfrist: 1 Monat ab Eingang
- Verlängerung: Maximal 2 weitere Monate
- Begründungspflicht bei Verzögerung
- Bußgelder bei Fristversäumnis möglich
Schwärzungspflicht für Drittdaten
Art. 15 Abs. 4 DSGVO schreibt vor, dass die Rechte Dritter durch die Auskunft nicht beeinträchtigt werden dürfen. Das bedeutet: Personenbezogene Daten anderer Personen müssen geschwärzt werden — eine vollständige Verweigerung ist nicht zulässig.
- Namen von Kollegen schwärzen
- E-Mail-Adressen Dritter entfernen
- Geschäftsgeheimnisse schützen
- Bewertungen Dritter anonymisieren
Praxisfall: Ausscheidende Mitarbeiter
Ein häufiges Szenario: Das Unternehmen kündigt einen Mitarbeiter oder er verlässt es im Streit. Auf Anraten des Anwalts stellt er eine Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO. Das Unternehmen muss nun sämtliche E-Mails, Personalakten, Beurteilungen und interne Vermerke herausgeben — aber dabei alle Daten anderer Mitarbeiter korrekt schwärzen. Bei tausenden E-Mails ein enormer Aufwand ohne automatisierte Lösung.
Rechtlicher Rahmen in der EU
Die wichtigsten Vorschriften, die professionelle Schwärzung erfordern
Art. 15 DSGVO
EU-VerordnungDas Auskunftsrecht gibt Betroffenen Anspruch auf Kopie aller personenbezogenen Daten. Frist: 1 Monat. Drittdaten müssen geschwärzt werden.
§ 203 StGB
StrafrechtDie Verletzung von Privatgeheimnissen: Ärzte, Anwälte und andere Berufsgeheimnisträger machen sich bei unbefugter Weitergabe strafbar.
§ 165 GWB
VergaberechtDie Akteneinsicht bei Vergabeverfahren: Bieter haben Einsichtsrecht — aber Geschäftsgeheimnisse müssen geschützt werden.
IFG
BundesgesetzDas Informationsfreiheitsgesetz: Bürger haben Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen — personenbezogene Daten sind auszunehmen.
Einsatzgebiete für Docuflair Redact
Professionelle Schwärzung für jede Branche und jeden Anwendungsfall
Personalwesen & HR
DSGVO-Auskunftsanfragen von Mitarbeitern
- Personalakten mit geschwärzten Drittdaten
- E-Mail-Korrespondenzen anonymisieren
- Beurteilungen ohne Daten anderer Bewerter
- Gehaltsabrechnungen ohne Vergleichsdaten
Gesundheitswesen
Patientenakten & medizinische Dokumentation
- Diagnosen bei Weitergabe an Dritte schwärzen
- Arztbriefe für Versicherungen anonymisieren
- Studien mit anonymisierten Patientendaten
- Gutachten ohne sensible Befunde
Öffentlicher Sektor
Behörden & Verwaltung
- Akteneinsicht nach IFG/UIG
- Bescheide mit geschwärzten Drittdaten
- Protokolle für öffentliche Einsicht
- Vergabeunterlagen anonymisieren
Rechtsanwälte & Kanzleien
Mandantenakten & Gerichtsdokumente
- Schriftsätze für Gegenseite vorbereiten
- Beweismittel mit geschützten Passagen
- Mandantenunterlagen anonymisieren
- Verträge ohne vertrauliche Klauseln
Angebote & Ausschreibungen
Preise weißen, Konditionen schützen
- Angebotspreise bei Weitergabe entfernen
- Kalkulationen für Referenzen anonymisieren
- Vergabeunterlagen für Akteneinsicht
- Rahmenverträge ohne Konditionen
Versicherungen & Finanzen
Schadensakten & Kundendaten
- Schadensmeldungen anonymisieren
- Gutachten für Regulierung schwärzen
- Kundendaten bei internen Audits
- Verträge ohne personenbezogene Daten
Enterprise-Sicherheit eingebaut
Sicherheit ist kein Zusatzfeature — sondern das Fundament
SHA-256 Hash-Kette
Content-Hash pro Dokument. Blockchain-ähnliche Verkettung erkennt jede Manipulation sofort.
AES-256 Verschlüsselung
Optionale Verschlüsselung aller gespeicherten Dokumente at Rest. MasterKey über Konfiguration.
Granulare Rechte
Lesen, Erstellen, Ändern, Löschen, Verwalten — einzeln kombinierbar auf Ordner- und Tag-Ebene.
Lückenloser Audit-Trail
Unveränderliche Aufzeichnung aller Aktionen mit Benutzer, Zeitstempel und Details.
Docuflair Mask: KI nutzen, Daten schützen
Ersetzen Sie personenbezogene Daten durch konsistente Pseudonyme — ideal für die sichere Weitergabe an externe KI-Tools
KI-Ready
Dokumente pseudonymisiert an ChatGPT, Claude, Copilot oder DeepL senden — ohne DSGVO-Risiko.
Reversibel
Nach der externen Verarbeitung werden Pseudonyme per Ersetzungstabelle in die Originaldaten zurückgeführt.
Konsistente Ersetzung
Gleiche Person = gleiches Pseudonym über alle Dokumente hinweg. Batch-übergreifend konsistent.
DSGVO Art. 4 Nr. 5
Pseudonymisierung ist explizit in der DSGVO definiert und als Datenschutzmaßnahme empfohlen.
DSGVO-Compliance-Workflow & Legal Holds
Vom Löschantrag bis zur rechtlichen Sperrung — vollständig dokumentiert
DSGVO-Löschanfragen
Bearbeiten Sie Löschanfragen nach Art. 17 DSGVO strukturiert und nachvollziehbar.
- Dokumente als "enthält personenbezogene Daten" markieren
- Datenkategorien und betroffene Personen erfassen
- Löschanfrage erstellen, Dokumente zuordnen, Status verfolgen
- Abschluss dokumentieren: Wer, wann, Anmerkungen
Legal Holds
Sperren Sie Dokumente für laufende Rechtsverfahren — Löschung wird blockiert.
- Dokumente für Rechtsverfahren sperren
- Gesperrte Dokumente können nicht gelöscht werden
- Mehrere Holds pro Dokument möglich
- Freigabe nur durch autorisierte Benutzer mit Audit-Trail
Professionelles Dokumentenmanagement
Versionierung, Tags, Metadaten und intelligente Suche — alles integriert
Versionierung
- Beliebig viele Versionen pro Dokument
- SHA-256 Hash pro Version
- Jede Version einzeln herunterladbar
Check-In / Check-Out
- Dokumente für Bearbeitung sperren
- Admin-Override bei Bedarf
- Parallele Bearbeitung verhindern
Kommentare & Annotationen
- Thread-basierte Kommentare an Dokumenten
- Seitengenaue Annotationen (X/Y-Position)
- Ideal für den Prüf- und Freigabe-Workflow
PDF/A-Export (4 Varianten)
- PDF 1.7, PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-3b
- OCR-Layer beim Export aufbringen
- UNC-Netzwerkpfad-Export möglich
Tags & Metadaten
- Farbige Tags zur Dokumenten-Klassifikation
- Frei definierbare Metadaten (5 Feldtypen)
- Gespeicherte Suchen — teilbar im Team
Löschpolitiken & Multi-Tenancy
- NeverDelete, RetentionPeriod, ImmediateWithAudit
- Papierkorb mit Wiederherstellung (Soft Delete)
- Mandantenfähigkeit mit isolierten Datenbanken
Weiterführende Artikel
Vertiefen Sie Ihr Wissen zur Schwärzung
Passend für diese Branchen
Docuflair Redact ist in folgenden Zielgruppen besonders relevant
Datenschutzbeauftragte
Art. 15 Auskunftsanfragen automatisieren, 9 PII-Kategorien erkennen.
Zur BranchenseiteRecht & Notare
Akteneinsicht DSGVO-konform vorbereiten, Mandantengeheimnis wahren.
Zur BranchenseiteHäufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair Redact
Was ist Schwärzungssoftware?
Schwärzungssoftware entfernt personenbezogene Daten wie Namen, Adressen und IBAN-Nummern dauerhaft und irreversibel aus Dokumenten — DSGVO-konform. Im Gegensatz zu manueller Schwärzung in PDF-Editoren automatisiert Docuflair Redact diesen Prozess: 9 PII-Kategorien werden per OCR und Wörterbuch-Abgleich automatisch erkannt und in 5 Sekunden pro Dokument geschwärzt.
Wie funktioniert automatische Schwärzung?
Docuflair Redact erkennt personenbezogene Daten per OCR-Texterkennung, Active Directory-Abgleich und intelligenter Regelengine automatisch. Die Software verarbeitet ein Dokument in durchschnittlich 5 Sekunden — das ist 60× schneller als manuelle Schwärzung (basierend auf Kundenprojektdaten von 200+ Implementierungen seit 2004). Kontextbasierte Regeln ermöglichen komplexe Logik: "Wenn Gewerkschaft gefunden → Logo und Zone mitschwärzen".
Ist Docuflair Redact DSGVO-konform?
Ja. Die Software läuft 100% On-Premises auf Ihrem Server — keine Daten verlassen Ihr Unternehmen. Zusätzlich bietet Docuflair Redact einen vollständigen DSGVO-Compliance-Workflow: Löschanfragen-Management, Legal Holds für Rechtsverfahren, SHA-256 Hash-Kette nach dem Blockchain-Prinzip und einen lückenlosen Audit-Trail als Compliance-Nachweis.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Über 100 Formate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, TIFF, JPG, PNG, E-Mail (MSG/EML) und viele weitere. Alle Formate werden automatisch in standardisiertes PDF konvertiert und per OCR texterkannt. Der Export erfolgt wahlweise als PDF 1.7, PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b für Langzeitarchivierung.
Was kostet Docuflair Redact?
Ab 399 €/Monat (Basic, 12.000 Seiten/Jahr, unbegrenzte Benutzer, EUR 4.788/Jahr bei Jahresabrechnung). Alle Pläne beinhalten eine 7-Tage-Geld-zurück-Garantie. Preise vergleichen →
Was ist ein Schwärzungsprojekt?
Ein Schwärzungsprojekt bündelt alle Dokumente zu einem Fall — z. B. einer DSGVO-Auskunftsanfrage. Sie importieren die Dokumente, definieren Schwärzungsregeln und exportieren je nach Empfänger verschiedene geschwärzte Versionen. So behalten Sie den Überblick und können denselben Dokumentenbestand auf mehrere Arten unterschiedlich schwärzen.
Kann ich verschiedene geschwärzte Versionen desselben Dokuments exportieren?
Ja. Aus demselben Dokumentenbestand können Sie beliebig viele Exports erstellen: eine Version mit geschwärzten Daten von Person A, eine weitere für Person B und eine kombinierte Version. Ideal für DSGVO-Auskunftsanfragen mit mehreren betroffenen Personen.
Wie funktioniert die intelligente Regelengine?
Die Regelengine geht weit über einfache Wörterbücher hinaus: Definieren Sie kontextbasierte Regeln (z. B. „Wenn Gewerkschaft gefunden, dann Logo schwärzen"), nutzen Sie Mustererkennung für IBAN, Telefonnummern oder Kreditkarten und binden Sie Active Directory-Daten automatisch ein. Regeln können als JSON exportiert und für andere Projekte wiederverwendet werden.
Welche Redaktionsstile stehen zur Verfügung?
Sechs Stile stehen zur Wahl: Schwärzen (schwarze Balken, dauerhaft und unwiderruflich), Weißen (unsichtbare Entfernung, ideal für Angebote), Farbig (wählbare Farbe, z. B. Rot für vertraulich), Blur (weicher Fokus), Highlight (lesbar, aber farbig hervorgehoben) und Original (keine Änderung, Vergleichsansicht). Der Stil ist pro Regel individuell konfigurierbar.
Ist die Schwärzung dauerhaft und irreversibel?
Ja. Beim Export werden sensible Inhalte physisch vernichtet — sie können nicht extrahiert oder rekonstruiert werden. Die Originaldokumente bleiben im Projekt unverändert; die Schwärzung wird erst beim Export unwiderruflich angewendet.
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