Drucken, Scannen, Kopieren – einfach und sicher für Ihre Bildungseinrichtung
Docuflair Education
Guthabenbasiertes Druck- und Scanmanagement mit rollenbasierter Abrechnung für Schulen, Universitäten und Hochschulen. Follow-Me Print, Webshop, BYOD und 100% On-Premises.
Was ist Docuflair Education?
Docuflair Education ist eine speziell für Schulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen entwickelte Lösung für guthabenbasiertes Druck- und Scanmanagement. Die Software kombiniert Follow-Me Pull Printing, kartenbasierte Authentifizierung und einen integrierten Webshop zur Guthabenaufladung mit rollenbasierten Preislisten für Schüler, Studenten und Lehrkräfte. Dank BYOD-Unterstützung und treiberlosem Drucken per E-Mail können Nutzer von eigenen Geräten drucken — ohne Installation, On-Premises und DSGVO-konform.
Die Lösung für Ihre Bildungseinrichtung
Alles was Sie für professionelles Druck- und Scanmanagement brauchen
Follow-Me Pull Print
Druckaufträge standort- und geräteunabhängig an jedem Multifunktionsgerät abholen. Bei Geräteproblemen einfach auf ein anderes Gerät ausweichen.
Guthabensystem & Prepaid
Vorautorisierung: Drucken und Kopieren nur bei ausreichendem Guthaben. Aufladung via Webshop, Sekretariat oder Bezahlterminal.
BYOD & treiberloses Drucken
Drucken von jedem Gerät ohne Treiberinstallation: Per E-Mail an eine definierte Adresse senden oder Dokumente über das Webportal hochladen.
100% On-Premises & DSGVO-konform
Alle Daten verbleiben im internen Netzwerk Ihrer Einrichtung. Keine Dokumente verlassen Ihre Infrastruktur.
Typische Herausforderungen an Bildungseinrichtungen
Diese Probleme lösen wir für Sie
Unkontrollierte Druckkosten
Ohne Guthabensystem entstehen hohe, nicht zuordenbare Druck- und Kopierkosten.
Fehlende Kostentransparenz
Keine Zuordnung der Druckkosten zu Rollen, Klassen oder Kostenstellen möglich.
Ungesicherte Multifunktionsgeräte
Ohne Zugriffskontrolle kann jede Person unkontrolliert drucken, kopieren und scannen.
Manuelle Guthabenverwaltung
Zeitaufwändige manuelle Aufbuchungen ohne automatisierten Webshop.
Kein BYOD-Support
Studierende können nur von verwalteten Geräten drucken – eigene Laptops und Smartphones werden nicht unterstützt.
Papierbasierte Abrechnungsprozesse
Manuelle Erfassung und Abrechnung von Druck- und Kopierkosten ohne digitale Reports.
So funktioniert es
In vier einfachen Schritten zum papierlosen Abrechnungsprozess
1. Guthaben aufladen
Guthaben flexibel aufladen – über den integrierten Webshop, im Sekretariat, per Barzahlung oder am Automaten.
2. Am Gerät anmelden
Authentifizierung per Studentenausweis (RFID), PIN-Code oder Active-Directory-Anmeldung.
3. Drucken, Kopieren, Scannen
Follow-Me Print an jedem Gerät im Netzwerk. Dokumente per E-Mail senden, über das Webportal hochladen oder direkt am Gerät scannen. Bei Geräteproblemen einfach auf ein anderes ausweichen.
4. Automatische Abrechnung
Automatische Kostenerfassung pro Benutzer, Rolle und Kostenstelle mit detaillierten Reports und Auswertungen.
Funktionen im Überblick
Alle Werkzeuge für professionelles Bildungs-Druckmanagement
Pull Printing / Follow-Me Print
- Druckaufträge standort- und geräteunabhängig abholen
- Bei Geräteproblemen einfach auf ein anderes Gerät ausweichen
- Automatische Löschung nicht abgeholter Aufträge
- Persönliche Warteliste am Gerät
Guthabenverwaltung & Webshop
- Virtuelles Guthabenkonto pro Benutzer
- Webshop mit Stripe, PayPal, Amazon Pay
- Manuelle Aufbuchung durch Sekretariat
- Vorautorisierung bei jedem Auftrag
Rollenbasierte Preislisten
- Individuelle Preislisten pro Benutzerrolle
- Differenzierung: Schüler, Studenten, Lehrer, Professoren
- Statische und dynamische Preislisten
- Kostenstellen-Zuordnung für Lehrkräfte
BYOD: E-Mail to Print & Webportal
- Dokumente per E-Mail an eine definierte Adresse senden
- Dokumentenupload über das Webportal
- Treiberloses Drucken von jedem Gerät
- Mobile App für iOS und Android
Cloud-Integration & Scan
- Scan 2 E-Mail direkt vom Gerät
- Office 365 und OneDrive-Anbindung
- Dropbox und Google Drive
- Scan2Home für persönliche Ablage
Kartenbasierte Authentifizierung
- RFID-Karten (Studentenausweise, Educards)
- Active Directory Integration
- PIN-Code und Benutzername/Kennwort
- Selbstkartenregistrierung am Gerät
Flexible Abrechnungsmodelle
Das passende Modell für jede Benutzergruppe
Prepaid (Vorauszahlung)
- Guthaben vor der Nutzung aufladen
- Vorautorisierung bei jedem Auftrag
- Kein Drucken ohne ausreichend Guthaben
- Ideal für Schüler und Studenten
Nachträgliche Verrechnung
- Drucken auf Kostenstelle oder Rechnung
- Detaillierte Auswertungen und Reports
- Kostenstelle bei Anmeldung auswählbar
- Ideal für Lehrkräfte und Professoren
Hybrid-Modell
- Schüler und Studenten: Prepaid-Guthaben
- Lehrkräfte: Kostenstelle oder eigenes Guthaben
- Verwaltung: Auf Rechnung
- Flexibel kombinierbar pro Benutzergruppe
Messbare Ergebnisse
Praxiserprobte Lösung an der IMC Hochschule Krems
an der IMC Hochschule Krems vertrauen auf Docuflair Education
durch rollenbasierte Abrechnung und detaillierte Reports
dank automatisiertem Guthabensystem und Webshop
jederzeit über den integrierten Webshop mit Stripe, PayPal oder Amazon Pay
Referenz: IMC Hochschule Krems
Docuflair Education im Einsatz an einer der führenden Fachhochschulen Österreichs
Mit Docuflair Education haben wir das Druck- und Scanmanagement für über 3.700 Studierende und Lehrkräfte digitalisiert. Das Guthabensystem und der Webshop haben den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair Education
Was ist Docuflair Education?
Docuflair Education ist eine speziell für Schulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen entwickelte Scan- und Druckmanagementlösung. Sie kombiniert Follow-Me Pull Printing, Zugriffskontrolle und ein integriertes Guthabensystem mit rollenbasierter Abrechnung für Schüler, Studenten und Lehrkräfte.
Wie funktioniert das Guthabensystem?
Jeder Benutzer erhält ein virtuelles Guthabenkonto. Guthaben kann über den integrierten Webshop (Stripe, PayPal, Amazon Pay), im Sekretariat, per Barzahlung oder an Bezahlterminals aufgeladen werden. Drucken, Kopieren und optional Scannen ist nur bei ausreichendem Guthaben möglich (Vorautorisierung).
Welche Zahlungsarten unterstützt der Webshop?
Der integrierte Webshop unterstützt gängige Zahlungsdienstleister: Stripe (Kreditkarte, SEPA), PayPal und Amazon Pay. Benutzer können sich anmelden, ihr aktuelles Guthaben einsehen und automatisch Guthaben aufladen. Zusätzlich ist die manuelle Aufbuchung durch Sekretariat oder Sachbearbeiter möglich.
Können Lehrkräfte auf Rechnung oder Kostenstelle drucken?
Ja, Docuflair Education unterstützt verschiedene Abrechnungsmodelle pro Benutzerrolle. Schüler und Studenten nutzen typischerweise das Prepaid-Guthabensystem, während Lehrkräfte und Professoren auf Kostenstelle oder Rechnung drucken können. Bei der Anmeldung am Gerät wählen Lehrkräfte die gewünschte Kostenstelle aus.
Welche Kartentypen und Authentifizierungen werden unterstützt?
Docuflair Education unterstützt RFID-Karten (z. B. Educards, Studentenausweise, Chipkarten), PIN-Code-Eingabe und Benutzername/Kennwort-Anmeldung. Die Integration mit Active Directory ermöglicht eine automatische Benutzersynchronisation. Neue Karten können von Benutzern selbstständig am Gerät registriert werden.
Was bedeutet BYOD und treiberloses Drucken?
BYOD (Bring Your Own Device) ermöglicht es Schülern und Studenten, von ihren eigenen Geräten zu drucken – ohne Treiberinstallation. Dokumente werden einfach per E-Mail an eine festgelegte Adresse gesendet oder über das Webportal hochgeladen. Nach Anmeldung am Multifunktionsgerät können die Aufträge abgeholt werden.
Ergänzende Produkte
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Docuflair Print
Sicheres Pull-Printing mit Kontingentsteuerung für den Bildungsbereich.
Mehr erfahrenDocuflair Access Control
Zugang zu Druckern und MFPs mit Karten oder PIN-Codes steuern.
Mehr erfahrenDocuflair Education live erleben
Sehen Sie in 15 Minuten, wie Ihre Bildungseinrichtung von automatisiertem Druck- und Scanmanagement profitiert. Über 3.700 Studierende an der IMC Krems vertrauen bereits auf Docuflair.