Dokumente archivieren. Revisionssicher. Von überall abrufbar.
Docuflair Archive
Finden Sie jedes Dokument in Sekunden wieder: Revisionssichere Ablage im PDF/A-Format, Volltextsuche dank OCR und Zugriff von überall per Browser. Ideal für KMU, die Ordnung und Compliance brauchen.
Was ist Docuflair Archive?
Docuflair Archive ist eine On-Premises-Software zur revisionssicheren Archivierung von Geschäftsdokumenten im ISO-standardisierten PDF/A-Format. Die Lösung richtet sich an Unternehmen, Kanzleien und Behörden, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen zuverlässig einhalten und gleichzeitig jedes Dokument in Sekunden wiederfinden müssen. Dank integrierter OCR-Volltextsuche, webbasiertem Viewer und automatisiertem Hot-Folder-Import ersetzt Docuflair Archive manuelle Ablagesysteme durch ein DSGVO-konformes, digitales Archiv – ohne Cloud-Abhängigkeit.
Darum setzen Unternehmen auf Docuflair Archive
Umfassende Lösung für revisionssichere Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Alle Dokumente werden gesetzeskonform und manipulationssicher abgelegt.
Zugriff von überall
Webansicht über jeden modernen Browser ohne Installation zusätzlicher Software.
Schnelle Dokumentensuche
Finden Sie Dokumente in Sekundenschnelle durch Volltext (OCR) und Metadaten.
Universelle Formate
Archivieren Sie nahezu jedes Dateiformat, einschließlich E-Mails und Anhängen.
Dokumente erfassen
Vielfältige Wege, Dokumente ins Archiv zu bringen
Direktscan vom MFP
Scannen direkt ins Archiv
Hot-Folder Import
Automatische Überwachung
E-Mail-Postfächer
Automatischer E-Mail-Import
Web-Upload
Browser-basierter Upload
API-Schnittstelle
Software-Integration
Archivierung, die mitdenkt
Alles was Sie für professionelle Archivierung brauchen
Erfassung von Dokumenten
- Direkter Scan vom Multifunktionsdrucker in das Archiv
- Erweiterte Metadaten für zusätzliche Verschlagwortung
- Dokumentenimport via Hot-Folder & E-Mail-Postfächer
- Webbasierter Dokumenten-Upload
Suche und Dokumentenansicht
- Globale Dokumenten-, Inhalts- und Metadaten-Suche
- Strukturierungs- und Filtermöglichkeiten
- Zugriffsberechtigung auf Dokumentenebene
- Webbasierter Dokumenten-Viewer
Indizierung & Speicherung
- Vollwertige Durchführung einer OCR-Texterkennung
- Langzeitarchivierung PDF/A als internes Dateiformat
- Versionskontrolle und Berechtigungsmanagement
- Robuste datenbankbasierte Speicherung
Erweiterte Funktionen
- Teilen von Dokumenten im Archiv
- Download von Dokumenten (Original, PDF, OCR)
- Direkter Druck aus dem Archiv möglich
- Prozessoptimierung durch Workflows
Benutzeroberfläche
Einblicke in die moderne und intuitive Docuflair Archive Software
Intelligente Dokumentensuche
Finden Sie Dokumente über Titel, Inhalt, Metadaten und Tags
Dokumentenvorschau
Betrachten Sie Dokumente direkt im Browser
Mehr als nur Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Alle Dokumente werden gesetzeskonform und manipulationssicher abgelegt.
Universelle Formatunterstützung
Archivieren Sie nahezu jedes gängige Dateiformat, einschließlich E-Mails und Anhängen.
Zugriff von überall
Durch die Webansicht über jeden modernen Browser haben Sie sofortigen Zugriff ohne zusätzliche Software.
Zeitersparnis durch Volltextsuche
Finden Sie Dokumente in Sekundenschnelle durch präzise Suche über Volltext (OCR) und Metadaten.
Einfache Bedienung
Strukturieren Sie Dokumente in virtuellen Ordnern für leichte Umstellung von klassischer Dateiablage.
Ständige Verfügbarkeit
Laden Sie Dokumente jederzeit im Original oder als PDF/A herunter. Direktdruck am MFP möglich.
Kosten- und Platzersparnis
Digitales Archiv spart deutlich Kosten und räumlichen Platz gegenüber physischer Aufbewahrung.
Nahtlose Einbindung
Übermitteln Sie Dokumente direkt beim Scannen über MFP, Dokumentenscanner oder mobile Endgeräte.
Automatische Indizierung
Wichtige Eigenschaften werden automatisch indiziert, wodurch Arbeitsschritte reduziert werden.
Dokumente teilen
Teilen Sie Dokumente sicher im Archiv mit Kollegen und externen Partnern.
Messbare Ergebnisse
Durchschnittliche Verbesserungen unserer Kunden nach der Einführung von Docuflair Archive
im Vergleich zu physischen Papierarchiven
dank OCR-Volltextsuche über alle archivierten Dokumente
durch PDF/A-Optimierung und intelligente Kompression
Weiterführende Artikel
Vertiefen Sie Ihr Wissen zur Archivierung
Passend für diese Branchen
Docuflair Archive ist in folgenden Zielgruppen besonders relevant
Steuerberater
GoBD-konforme 10-Jahres-Belegarchivierung inklusive DATEV-Anbindung.
Zur BranchenseiteWirtschaftsprüfer
Prüfungsakten mit lückenlosem ISQM 1 Audit-Trail und SHA-256-Hash.
Zur BranchenseiteRehakliniken
30-Jahres-Patientenakten bei Haftungsrisiko revisionssicher archivieren.
Zur BranchenseiteWas macht Archivierung revisionssicher? Die 5 Grundsätze nach GoBD
Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) definieren fünf Kriterien, die eine revisionssichere Archivierung erfüllen muss. Docuflair Archive deckt alle ab.
1. Unveränderbarkeit
Dokumente werden nach der Ablage kryptografisch mit SHA-256 gehasht und schreibgeschützt gespeichert. Jede nachträgliche Manipulation wäre durch Hash-Abweichung sofort erkennbar — Grundlage für die Beweiskraft bei Betriebsprüfungen.
2. Vollständigkeit
Automatischer Import über Hot-Folder, E-Mail-Postfach, MFP-Scan oder API stellt sicher, dass kein Beleg verloren geht. Lückenlose Journalisierung dokumentiert jeden Eingang.
3. Nachvollziehbarkeit
Jede Archivaktion (Anlage, Abruf, Export) wird mit Benutzer, Zeitstempel und Dokumenten-Hash im Audit-Trail protokolliert. Die Prüferin kann jeden Vorgang reproduzieren.
4. Verfügbarkeit
PDF/A (ISO 19005) garantiert die Lesbarkeit über Jahrzehnte — unabhängig von Softwareversionen. OCR-Volltextsuche findet jeden Beleg in Sekunden, auch aus gescannten Papierdokumenten.
5. Ordnungsmäßigkeit
Rollenbasiertes Berechtigungskonzept, dokumentierte Verfahrensregeln und Zugriffsprotokoll erfüllen die DSGVO- und GoBD-Anforderungen an organisatorische Kontrolle.
+ TR-RESISCAN für Papier
Papierbelege vor dem Archivieren ersetzend scannen nach BSI TR-03138 (TR-RESISCAN)? Docuflair TR-RESISCAN bringt Original-Beweiskraft ins Archiv und erlaubt die Vernichtung der Papieroriginale.
Aufbewahrungsfristen auf einen Blick (DE/AT)
Wie lange muss was archiviert werden? Die gängigsten gesetzlichen Fristen im Überblick.
| Dokumenttyp | Frist Deutschland | Frist Österreich | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Rechnungen, Buchungsbelege | 10 Jahre | 7 Jahre | § 147 AO / § 132 BAO |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | 7 Jahre | § 257 HGB / § 132 BAO |
| Verträge (nach Vertragsende) | bis 10 Jahre | bis 7 Jahre | § 195 BGB / § 1489 ABGB |
| Personalakten (nach Austritt) | 3–10 Jahre | 7 Jahre | § 195 BGB / § 132 BAO |
| Patientenakten | 10–30 Jahre | 30 Jahre | § 630f BGB / § 51 ÄrzteG |
| E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) | 10 Jahre | 7 Jahre | § 14b UStG / § 132 BAO |
Hinweis: Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Detaillierte Fristen je Dokumenttyp finden Sie im Leitfaden Aufbewahrungsfristen DE/AT.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair Archive
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar, manipulationssicher und langfristig lesbar archiviert werden. Die fünf Grundsätze stammen aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher) und gelten für alle steuerrelevanten Unterlagen.
Was bedeutet GoBD und wer ist betroffen?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" — BMF-Schreiben vom 28.11.2019. Betroffen sind alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unternehmen in Deutschland, inklusive Freiberufler, Einzelunternehmer und GmbHs. Bei Verstößen kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und schätzen — bis hin zu Strafzuschlägen von 10 % der Steuer.
Wie lange müssen Rechnungen in Deutschland archiviert werden?
Rechnungen und Buchungsbelege müssen in Deutschland 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 14b UStG), in Österreich 7 Jahre (§ 132 BAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Das gilt auch für E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD — die strukturierten Daten müssen unverändert archiviert werden. Vollständige Tabelle: siehe Aufbewahrungsfristen oben.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?
Normales PDF kann externe Schriften, dynamische Inhalte, Verschlüsselung oder Formularfelder enthalten — all das ist für Langzeitarchivierung ein Risiko, weil es in 20 Jahren nicht mehr lesbar sein könnte. PDF/A (ISO 19005) bettet alle Schriften und Ressourcen ein, verbietet unsichere Features und garantiert unveränderte Darstellung über Jahrzehnte. GoBD, TR-RESISCAN und die E-Rechnungs-Pflicht fordern PDF/A oder gleichwertige Langzeitformate.
Wie unterscheidet sich revisionssicher von einfach archiviert?
„Einfach archiviert" heißt nur: irgendwo abgelegt. Revisionssicher erfüllt zusätzlich die 5 GoBD-Kriterien: Unveränderbarkeit (Hash/WORM), Vollständigkeit (lückenlos), Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail), Verfügbarkeit (10-Jahres-Lesbarkeit) und Ordnungsmäßigkeit (Rollen & Protokolle). Nur revisionssichere Archivierung hält einer Betriebsprüfung stand.
Kann ich Papieroriginale nach dem Scannen vernichten?
Ja — wenn der Scanvorgang nach BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) erfolgt und eine Verfahrensdokumentation existiert. Das sogenannte „ersetzende Scannen" ist in Deutschland gesetzlich zulässig und wird von Finanzämtern anerkannt. Docuflair TR-RESISCAN bildet den dafür nötigen Prozess ab — anschließend landen die Belege revisionssicher in Docuflair Archive.
Warum wird das PDF/A-Format verwendet?
PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Langzeitarchivierungsformat (gemäß ISO 19005). So bleiben Dokumente auch in Jahrzehnten originalgetreu lesbar.
Wie wird sichergestellt, dass Dokumente nachträglich nicht verändert werden können?
Docuflair schützt Dokumente nach dem Speichern gegen Veränderungen – z. B. durch Hash-Werte, digitale Signaturen oder den Ausschluss von Schreibzugriffen.
Können auch gescannte Papierdokumente revisionssicher archiviert werden?
Ja, Docuflair konvertiert gescannte Dokumente in PDF/A, verarbeitet sie optional mit OCR, reichert sie mit Metadaten an und archiviert sie dann unveränderlich.
Wie wird der Zugriff auf archivierte Dokumente geregelt?
Über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Docuflair protokolliert jeden Zugriff.
Wie wird sichergestellt, dass archivierte Dokumente langfristig lesbar bleiben?
Durch die Nutzung von PDF/A, regelmäßige Integritätsprüfungen und gegebenenfalls Migrationsstrategien bei Format- oder Systemänderungen.
Ist eine Volltextsuche in den archivierten Dokumenten möglich?
Ja, durch OCR-erfasste Inhalte und/oder Indexierung – auch wenn sie aus Scans stammen.
Können archivierte Dokumente exportiert werden (z. B. für Betriebsprüfungen)?
Ja, das System bietet Exportfunktionen inklusive Audit-Logs und Metadaten.
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