Versichertenakten schwärzen.
Bescheide archivieren.
Sozialdatenschutz by Design.
Docuflair für Sozialversicherungsträger: Versichertenakten mit PII-Schwärzung bei Amtshilfe, revisionssichere Bescheid-Archivierung nach § 304 SGB III, Multi-Mandanten-Betrieb über regionale Träger. 100 % On-Premises, BDSG §§ 45–84-konform.
Sozialdaten sind besonders geschützt — und besonders umfangreich.
Sozialdatenschutz (§ 35 SGB I)
Sozialdaten unterliegen dem Sozialgeheimnis — strengere Zweckbindung als DSGVO, Weitergabe nur in engen Grenzen. Verstöße haben strafrechtliche Relevanz nach § 203 StGB.
Versichertenakten 30+ Jahre
Rentenakten müssen mindestens 30 Jahre, Unfall-Berufskrankheiten-Akten teils lebenslang aufbewahrt werden. Papierarchive in dieser Zeitdimension sind ein operatives und datenschutzrechtliches Risiko.
Amtshilfe zwischen Trägern
Amtshilfe zwischen Renten-, Kranken- und Unfallträgern verlangt Auszüge aus Versichertenakten — aber nur die zweckdienlichen Inhalte, ohne Drittdaten. Manuelle Schwärzung ist eine Fehlerquelle.
Bescheide mit Drittdaten
Bescheide enthalten oft Angaben zu Arbeitgebern, Ärzten, Angehörigen — vor Akteneinsicht durch Versicherte oder Bevollmächtigte müssen Drittdaten geschwärzt werden. Aufwand hoch, Frist knapp.
So unterstützt Docuflair Sozialversicherungsträger
PII-Schwärzung bei Datenweitergabe
Automatische Erkennung und Schwärzung personenbezogener Dritter-Daten in 9 PII-Kategorien — vor Amtshilfe, Akteneinsicht, Widerspruchs- oder Klageverfahren. Wiederverwendbare Profile pro Aktenart.
Mehr zu RedactArchive nach § 304 SGB III
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit SHA-256-Hash, Retention-Regeln nach Aktenart und manipulationssicherer Ablage — § 304 SGB III (BA), § 147 SGB VI (Rente), SGB V/VII/XI (Kranken/Unfall/Pflege).
Mehr zu ArchiveWorkflow für Widerspruchsverfahren
Widerspruch, Fristen-Überwachung (3 Monate SGG), Zuweisung an Widerspruchsstelle, Bescheidung und Klageabgabe ans Sozialgericht — komplett abgebildet mit Audit-Trail und elektronischer Aktenabgabe.
Mehr zu WorkflowMandanten-Trennung für regionale Träger
Mandantenfähige Architektur für Regionalträger (DRV Bund vs. DRV Regional) oder bundesweit tätige Kassen mit Geschäftsstellen. Eine Plattform, getrennte Datenräume, zentrales Reporting.
Mehr zu Access ControlVersichertenvorgang in 5 Schritten
Versicherten-Vorgang anlegen
Neuer Vorgang mit Versichertennummer im Fachverfahren — Docuflair referenziert die Vorgangsnummer. Rollenbasierte Zugriffe für Sachbearbeitung, Medizinischen Dienst und Widerspruchsstelle.
Akten scannen
Arztberichte, Atteste, Befunde und Anträge werden eingescannt, OCR-erkannt und revisionssicher abgelegt. TR-RESISCAN ermöglicht die rechtssichere Vernichtung der Papieroriginale.
Schwärzen
Vor Weitergabe an Amtshilfe-Empfänger, Versicherten oder Sozialgericht werden Drittdaten in 9 PII-Kategorien automatisch maskiert. Wiederverwendbare Schwärzungsprofile.
Bescheid erstellen
Bescheid aus Vorlage, elektronisch signiert, Versand per De-Mail, E-POST oder Papier. Audit-Trail dokumentiert Erstellung, Signatur und Versand mit Zeitstempel.
30 Jahre archivieren
SHA-256-gesicherte Ablage mit Retention-Regel pro Aktenart — Rentenakten 30 Jahre, BG-Akten teils lebenslang. Fristgerechte Löschung wird technisch garantiert.
Typische Szenarien in der Sozialversicherung
Rentenversicherung Regional-Träger
DRV-Regionalträger mit mehreren Landesstandorten und zentraler Hauptverwaltung. Docuflair bildet die Versichertenakten einheitlich ab, Amtshilfe zu DRV Bund und anderen Regionalträgern läuft mit automatischer Schwärzung.
- Bundesweit konsolidierbar
- Amtshilfe-Schwärzung automatisch
- 30-Jahres-Archiv
Krankenkasse mit bundesweiten Filialen
Gesetzliche Krankenkasse mit Geschäftsstellen in allen Bundesländern. Docuflair arbeitet mandantenfähig über alle Standorte, zentrales Archiv, getrennte Arbeitsbereiche, konsolidiertes Reporting für den Medizinischen Dienst.
- Multi-Standort-Mandant
- MD-Zugriff geregelt
- SGB V-konforme Löschfristen
Bundesagentur / Arbeitsagentur
Arbeitsagentur mit hohem Antragsaufkommen — ALG-I-Bescheide, Weiterbildungsanträge, Eingliederungsvereinbarungen. Docuflair digitalisiert den Antrag-zu-Bescheid-Zyklus und archiviert nach § 304 SGB III.
- Antragsmasse beherrschbar
- § 304 SGB III-konform
- Widerspruchsworkflow
Die wichtigsten Module für die Sozialversicherung
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für den Versichertenalltag
Docuflair Archive
Revisionssichere Langzeitarchivierung bis 30+ Jahre — SHA-256, Retention nach § 304 SGB III, Manipulationsschutz.
Mehr erfahrenDocuflair Redact
Automatische PII-Schwärzung in 9 Kategorien für Amtshilfe, Akteneinsicht und Klageverfahren.
Mehr erfahrenDocuflair Workflow
Widerspruchsverfahren, Fristen-Überwachung, Bescheid-Erstellung mit lückenlosem Audit-Trail.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
§ 35 SGB I (Sozialdatenschutz)
Sozialgeheimnis, Zweckbindung, Weitergabe nur in engen Grenzen — abgebildet durch rollenbasierte Zugriffe und automatische Schwärzung.
§ 304 SGB III (Archivierung)
Aufbewahrungsfristen der Bundesagentur für Arbeit — Retention-Regeln pro Aktenart, manipulationssichere SHA-256-Ablage.
BDSG §§ 45–84
Sondervorschriften für Sozialdaten im BDSG — Protokollierung, Löschfristen, Weitergabesperren technisch umgesetzt.
DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung als Rahmen — On-Premises-Architektur erfüllt Schrems-II-Anforderungen bei Drittlandtransfers.
Hinweis zu Cloud-Diensten: Sozialdaten nach § 35 SGB I dürfen nicht an US-Cloud-Anbieter ausgelagert werden (CLOUD Act, Schrems II). Docuflair läuft ausschließlich On-Premises beim Träger oder in einem GKV-/DRV-Rechenzentrum — keine Cloud-Komponenten, keine Telemetrie nach außen.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für Sozialversicherungsträger
Wie wird der Sozialdatenschutz nach § 35 SGB I in Docuflair umgesetzt?
Docuflair setzt die Anforderungen des Sozialdatenschutzes nach § 35 SGB I und §§ 67 ff. SGB X technisch um: Zweckbindung über rollenbasierte Zugriffsrechte, Protokollierung jedes Zugriffs im SHA-256-Audit-Trail, Löschfristen über Retention-Regeln, PII-Schwärzung vor jeder Datenweitergabe. Die 100 % On-Premises-Architektur stellt sicher, dass Sozialdaten den Träger nicht verlassen.
Erfüllt Docuflair die Aufbewahrungspflicht nach § 304 SGB III?
Ja. Docuflair Archive bietet revisionssichere Langzeitarchivierung mit SHA-256-Hash, manipulationssicherer Ablage und Retention-Regeln pro Aktenart — Bescheide der BA nach § 304 SGB III, Rentenakten nach § 147 SGB VI, Kranken-/Pflege-Akten nach SGB V/XI jeweils mit gesetzlicher Frist.
Unterstützt Docuflair Widerspruchsverfahren mit Workflow?
Ja. Docuflair Workflow bildet den Widerspruchsweg ab — Anlage, Zuweisung an die Widerspruchsstelle, Fristen-Überwachung (3 Monate SGG) bis zur Bescheidung. Vor Abgabe ans Sozialgericht werden Akten automatisch geschwärzt.
Kann Docuflair in DRV-Service- oder GKV-Spitzenverband-Landschaften integriert werden?
Docuflair stellt offene Schnittstellen (REST-API, Datei-Exchange, SFTP) bereit und lässt sich mit Fachverfahren der Sozialversicherungsträger verbinden — DRV-Systeme, AOK-Basissysteme, BITMARCK- oder ITSG-Landschaften. Die konkrete Integration wird in einem Vorgespräch festgelegt.
Warum dürfen Sozialdaten nicht in der Cloud liegen?
Sozialdaten unterliegen dem Sozialgeheimnis (§ 35 SGB I) und den BDSG-Sondervorschriften §§ 45–84. Eine Auslagerung auf US-Cloud-Dienste ist wegen CLOUD Act und Schrems II rechtlich hochproblematisch. Docuflair läuft ausschließlich On-Premises — beim Träger oder im Rechenzentrum eines GKV-/DRV-IT-Dienstleisters.
Weitere Lösungen im öffentlichen Sektor
Öffentlicher Sektor (Hub)
Übersicht aller Behörden-Lösungen: Polizei, Justiz, Ministerien, Kommunen, Sozialversicherung.
Mehr erfahrenPolizei
Ermittlungsakten schwärzen, TR-RESISCAN für Aktenmigration, SHA-256 Audit-Trail.
Mehr erfahrenGerichte
eAkte nach § 298a ZPO, PII-Schwärzung für Akteneinsicht, SHA-256 Manipulationsschutz.
Mehr erfahrenBereit für die sozialversicherungs-konforme Aktenverarbeitung?
15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen, wie Docuflair Versichertenakten schwärzt, Bescheide archiviert und den Widerspruchs-Workflow abbildet. Kein Marketing-Rauschen, echte Software an realen Sozialversicherungs-Szenarien.