Versichertenakten schwärzen.
Bescheide archivieren.
Sozialdatenschutz by Design.
Docuflair für Sozialversicherungsträger: Versichertenakten mit PII-Schwärzung bei Amtshilfe, revisionssichere Bescheid-Archivierung nach § 304 SGB III, Multi-Mandanten-Betrieb über regionale Träger. 100 % On-Premises, BDSG §§ 45–84-konform.
Sozialdaten sind besonders geschützt — und besonders umfangreich.
Sozialdatenschutz (§ 35 SGB I)
Sozialdaten unterliegen dem Sozialgeheimnis — strengere Zweckbindung als DSGVO, Weitergabe nur in engen Grenzen. Verstöße haben strafrechtliche Relevanz nach § 203 StGB.
Versichertenakten 30+ Jahre
Rentenakten müssen mindestens 30 Jahre, Unfall-Berufskrankheiten-Akten teils lebenslang aufbewahrt werden. Papierarchive in dieser Zeitdimension sind ein operatives und datenschutzrechtliches Risiko.
Amtshilfe zwischen Trägern
Amtshilfe zwischen Renten-, Kranken- und Unfallträgern verlangt Auszüge aus Versichertenakten — aber nur die zweckdienlichen Inhalte, ohne Drittdaten. Manuelle Schwärzung ist eine Fehlerquelle.
Bescheide mit Drittdaten
Bescheide enthalten oft Angaben zu Arbeitgebern, Ärzten, Angehörigen — vor Akteneinsicht durch Versicherte oder Bevollmächtigte müssen Drittdaten geschwärzt werden. Aufwand hoch, Frist knapp.
So unterstützt Docuflair Sozialversicherungsträger
PII-Schwärzung bei Datenweitergabe
Automatische Erkennung und Schwärzung personenbezogener Dritter-Daten in 259 PII-Kategorien — darunter vor Amtshilfe, Akteneinsicht, Widerspruchs- oder Klageverfahren. Wiederverwendbare Profile pro Aktenart.
Mehr zu RedactArchive nach § 304 SGB III
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit SHA-256-Hash, Retention-Regeln nach Aktenart und manipulationssicherer Ablage — § 304 SGB III (BA), § 147 SGB VI (Rente), SGB V/VII/XI (Kranken/Unfall/Pflege).
Mehr zu ArchiveWorkflow für Widerspruchsverfahren
Widerspruch, Fristen-Überwachung (3 Monate SGG), Zuweisung an Widerspruchsstelle, Bescheidung und Klageabgabe ans Sozialgericht — komplett abgebildet mit Audit-Trail und elektronischer Aktenabgabe.
Mehr zu WorkflowMandanten-Trennung für regionale Träger
Mandantenfähige Architektur für Regionalträger (DRV Bund vs. DRV Regional) oder bundesweit tätige Kassen mit Geschäftsstellen. Eine Plattform, getrennte Datenräume, zentrales Reporting.
Mehr zur ZugriffskontrolleVersichertenvorgang in 5 Schritten
Versicherten-Vorgang anlegen
Neuer Vorgang mit Versichertennummer im Fachverfahren — Docuflair referenziert die Vorgangsnummer. Rollenbasierte Zugriffe für Sachbearbeitung, Medizinischen Dienst und Widerspruchsstelle.
Akten scannen
Arztberichte, Atteste, Befunde und Anträge werden eingescannt, OCR-erkannt und revisionssicher abgelegt. TR-RESISCAN ermöglicht die rechtssichere Vernichtung der Papieroriginale.
Schwärzen
Vor Weitergabe an Amtshilfe-Empfänger, Versicherten oder Sozialgericht werden Drittdaten in 259 PII-Kategorien automatisch maskiert. Wiederverwendbare Schwärzungsprofile.
Bescheid erstellen
Bescheid aus Vorlage, elektronisch signiert, Versand per De-Mail, E-POST oder Papier. Audit-Trail dokumentiert Erstellung, Signatur und Versand mit Zeitstempel.
30 Jahre archivieren
SHA-256-gesicherte Ablage mit Retention-Regel pro Aktenart — Rentenakten 30 Jahre, BG-Akten teils lebenslang. Fristgerechte Löschung wird technisch garantiert.
Typische Szenarien in der Sozialversicherung
Rentenversicherung Regional-Träger
DRV-Regionalträger mit mehreren Landesstandorten und zentraler Hauptverwaltung. Docuflair bildet die Versichertenakten einheitlich ab, Amtshilfe zu DRV Bund und anderen Regionalträgern läuft mit automatischer Schwärzung.
- Bundesweit konsolidierbar
- Amtshilfe-Schwärzung automatisch
- 30-Jahres-Archiv
Krankenkasse mit bundesweiten Filialen
Gesetzliche Krankenkasse mit Geschäftsstellen in allen Bundesländern. Docuflair arbeitet mandantenfähig über alle Standorte, zentrales Archiv, getrennte Arbeitsbereiche, konsolidiertes Reporting für den Medizinischen Dienst.
- Multi-Standort-Mandant
- MD-Zugriff geregelt
- SGB V-konforme Löschfristen
Bundesagentur / Arbeitsagentur
Arbeitsagentur mit hohem Antragsaufkommen — ALG-I-Bescheide, Weiterbildungsanträge, Eingliederungsvereinbarungen. Docuflair digitalisiert den Antrag-zu-Bescheid-Zyklus und archiviert nach § 304 SGB III.
- Antragsmasse beherrschbar
- § 304 SGB III-konform
- Widerspruchsworkflow
Die wichtigsten Module für die Sozialversicherung
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für den Versichertenalltag
Docuflair Archive
Revisionssichere Langzeitarchivierung bis 30+ Jahre — SHA-256, Retention nach § 304 SGB III, Manipulationsschutz.
Mehr erfahrenDocuflair Redact
Automatische PII-Schwärzung in 259 Kategorien für Amtshilfe, Akteneinsicht und Klageverfahren.
Mehr erfahrenDocuflair Workflow
Widerspruchsverfahren, Fristen-Überwachung, Bescheid-Erstellung mit lückenlosem Audit-Trail.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
§ 35 SGB I (Sozialdatenschutz)
Sozialgeheimnis, Zweckbindung, Weitergabe nur in engen Grenzen — abgebildet durch rollenbasierte Zugriffe und automatische Schwärzung.
§ 304 SGB III (Archivierung)
Aufbewahrungsfristen der Bundesagentur für Arbeit — Retention-Regeln pro Aktenart, manipulationssichere SHA-256-Ablage.
BDSG §§ 45–84
Sondervorschriften für Sozialdaten im BDSG — Protokollierung, Löschfristen, Weitergabesperren technisch umgesetzt.
DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung als Rahmen — On-Premises-Architektur erfüllt Schrems-II-Anforderungen bei Drittlandtransfers.
Hinweis zu Cloud-Diensten: Sozialdaten nach § 35 SGB I dürfen nicht an US-Cloud-Anbieter ausgelagert werden (CLOUD Act, Schrems II). Docuflair läuft ausschließlich On-Premises beim Träger oder in einem GKV-/DRV-Rechenzentrum — keine Cloud-Komponenten, keine Telemetrie nach außen.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für Sozialversicherungsträger
Wie wird der Sozialdatenschutz nach § 35 SGB I in Docuflair umgesetzt?
Docuflair setzt die Anforderungen des Sozialdatenschutzes nach § 35 SGB I und §§ 67 ff. SGB X technisch um: Zweckbindung über rollenbasierte Zugriffsrechte, Protokollierung jedes Zugriffs im SHA-256-Audit-Trail, Löschfristen über Retention-Regeln, PII-Schwärzung vor jeder Datenweitergabe. Die 100 % On-Premises-Architektur stellt sicher, dass Sozialdaten den Träger nicht verlassen.
Erfüllt Docuflair die Aufbewahrungspflicht nach § 304 SGB III?
Ja. Docuflair Archive bietet revisionssichere Langzeitarchivierung mit SHA-256-Hash, manipulationssicherer Ablage und Retention-Regeln pro Aktenart — Bescheide der BA nach § 304 SGB III, Rentenakten nach § 147 SGB VI, Kranken-/Pflege-Akten nach SGB V/XI jeweils mit gesetzlicher Frist.
Unterstützt Docuflair Widerspruchsverfahren mit Workflow?
Ja. Docuflair Workflow bildet den Widerspruchsweg ab — Anlage, Zuweisung an die Widerspruchsstelle, Fristen-Überwachung (3 Monate SGG) bis zur Bescheidung. Vor Abgabe ans Sozialgericht werden Akten automatisch geschwärzt.
Kann Docuflair in DRV-Service- oder GKV-Spitzenverband-Landschaften integriert werden?
Docuflair stellt offene Schnittstellen (REST-API, Datei-Exchange, SFTP) bereit und lässt sich mit Fachverfahren der Sozialversicherungsträger verbinden — DRV-Systeme, AOK-Basissysteme, BITMARCK- oder ITSG-Landschaften. Die konkrete Integration wird in einem Vorgespräch festgelegt.
Warum dürfen Sozialdaten nicht in der Cloud liegen?
Sozialdaten unterliegen dem Sozialgeheimnis (§ 35 SGB I) und den BDSG-Sondervorschriften §§ 45–84. Eine Auslagerung auf US-Cloud-Dienste ist wegen CLOUD Act und Schrems II rechtlich hochproblematisch. Docuflair läuft ausschließlich On-Premises — beim Träger oder im Rechenzentrum eines GKV-/DRV-IT-Dienstleisters.
Erfüllt Docuflair die österreichischen Datenschutzvorgaben für sensible Unterlagen?
Ja. Docuflair erfasst, schwärzt und archiviert sensible Unterlagen revisionssicher und DSGVO- sowie DSG-konform und lässt sich in die elektronische Aktenführung (ELAK) einbinden. Personenbezogene Daten werden zuverlässig pseudonymisiert oder geschwärzt – Betrieb On-Premises oder dedizierte Private Cloud, alle Daten bleiben im Haus.
Ist Docuflair für Schweizer Stellen mit sensiblen Personendaten geeignet?
Ja. Docuflair erfüllt das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023) und archiviert sensible Unterlagen revisionssicher und unveränderbar. Der Betrieb On-Premises oder in dedizierter Private Cloud stellt sicher, dass Personendaten die Schweiz nicht verlassen.
Weitere Lösungen im öffentlichen Sektor
Öffentlicher Sektor (Hub)
Übersicht aller Behörden-Lösungen: Polizei, Justiz, Ministerien, Kommunen, Sozialversicherung.
Mehr erfahrenPolizei
Ermittlungsakten schwärzen, TR-RESISCAN für Aktenmigration, SHA-256 Audit-Trail.
Mehr erfahrenGerichte
eAkte nach § 298a ZPO, PII-Schwärzung für Akteneinsicht, SHA-256 Manipulationsschutz.
Mehr erfahrenBereit für die sozialversicherungs-konforme Aktenverarbeitung?
15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen, wie Docuflair Versichertenakten schwärzt, Bescheide archiviert und den Widerspruchs-Workflow abbildet. Kein Marketing-Rauschen, echte Software an realen Sozialversicherungs-Szenarien.
Compliance in der DACH-Region und der EU
Docuflair unterstützt die Aufbewahrungs- und Datenschutzanforderungen von Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie die DSGVO in der gesamten Europäischen Union.
Deutschland
DSGVO und bereichsspezifischer Datenschutz: revisionssichere Erfassung, zuverlässige Pseudonymisierung und Schwärzung sensibler Personendaten.
Österreich
DSG und elektronische Aktenführung (ELAK): Pseudonymisierung oder Schwärzung sensibler Personendaten, revisionssichere PDF/A-Archivierung.
Schweiz
revDSG (in Kraft seit 1. September 2023): revisionssichere, unveränderbare Archivierung sensibler Unterlagen; Personendaten verlassen die Schweiz nicht.