Ermittlungsakten schwärzen.
Papier nach BSI digitalisieren.
Lückenlos protokollieren.
Docuflair für die Polizei: PII-Schwärzung zum Schutz von Zeugen, Opfern und Dritten vor der Aktenherausgabe. TR-RESISCAN-konforme Migration von Papierakten. SHA-256 Audit-Trail für revisionssichere Dienstaufsichts-Protokollierung. 100 % On-Premises — keine US-Cloud, keine Daten außer Haus.
Aktenberge, Schwärzungs-Pflicht und keine Zeit — kein guter Ort für Papier.
Ermittlungsakten-Volumen
Tausende Seiten pro komplexem Fall. Papier in Schränken, Kellern, Aktenkammern — nicht durchsuchbar, nicht teilbar, nicht revisionssicher.
Zeugen- und Opferschutz
Vor jeder Aktenherausgabe an Verteidigung, Gericht oder Medien müssen Zeugen-, Opfer- und Drittdaten geschwärzt werden. Manuell bei 500+ Seiten unrealistisch.
IFG- und Auskunftsanfragen
Informationsfreiheits-Anfragen verlangen Herausgabe von Dokumenten — mit vorheriger Schwärzung personenbezogener Daten und laufender Ermittlungen. Frist knapp, Aufwand hoch.
Papier-Altakten ohne Durchsuchbarkeit
Jahrzehnte alte Akten blockieren Räume und sind bei Rückfragen nur über manuelle Sichtung erreichbar. Eine BSI-konforme Migration scheitert oft am passenden Werkzeug.
So unterstützt Docuflair Polizeibehörden
Automatische PII-Massenschwärzung
9 PII-Kategorien werden automatisch erkannt und maskiert. Active-Directory-Integration schützt polizeiinterne Identitäten (Ermittler, V-Leute). Selektive Exports pro Empfänger (StA, Verteidigung, Medien).
Mehr zu RedactBSI TR-RESISCAN für Aktenmigration
Ersetzendes Scannen nach BSI TR-03138 — Papier-Originale können nach erfolgreicher Qualitätsprüfung rechtssicher vernichtet werden. Volltextindex macht Altakten durchsuchbar.
Mehr zu TR-RESISCANSHA-256 Audit-Trail
Jeder Zugriff, jede Schwärzung, jeder Export wird mit Zeitstempel und Bearbeiter protokolliert. Manipulationssicher, revisionsfest — für Dienstaufsicht und Gerichtsverfahren.
Mehr zu Archive100 % On-Premises
Keine US-Cloud, keine externen Dienste, keine Telemetrie nach außen. CLOUD-Act- und Schrems-II-kompatibel. Mandantenfähig für Einsatz in mehreren Dienststellen einer Landespolizei.
Mehr zu Access ControlStPO-konforme Ermittlungsakten-Bearbeitung in 5 Schritten
Ermittlungsakte anlegen
Neue Akte mit Aktenzeichen aus dem Vorgangssystem. Rollenbasierte Zugriffsrechte (Ermittler, SB, Dienststellenleitung, Freigeber).
TR-RESISCAN-Scan
Papierakten werden BSI-konform digitalisiert — Qualitätsprüfung, Integritätssicherung, Prüfprotokoll. Papieroriginale können danach rechtssicher vernichtet werden.
Zeugen/Opfer/Dritte schwärzen
PII-Massenschwärzung in 9 Kategorien. AD-Integration liefert geschützte Identitäten. Wiederverwendbare Schwärzungsprofile pro Aktenart.
Übergabe an Staatsanwaltschaft
Selektive Exporte pro Empfänger — Original bleibt im Archiv. Audit-Trail dokumentiert die Abgabe mit Zeitstempel und Empfänger.
Revisionssichere Ablage
SHA-256 Hash sichert Integrität. Retention-Regeln nach Aktenart. Lückenloser Audit-Trail für Dienstaufsicht und etwaige Revisionen.
Typische Polizei-Szenarien
LKA-Ermittlungen
Komplexe OK-Verfahren mit 10.000+ Seiten Aktenumfang, mehreren Beschuldigten, zahlreichen Zeugen. Docuflair digitalisiert, schwärzt und archiviert die Akten parallel zur laufenden Ermittlung.
- Akten teilbar zwischen Ermittlergruppen
- Zeugenschutz automatisiert
- Revisionssichere Chain of Custody
Verkehrsunfallakten
Routine-Unfälle mit hohem Aktenvolumen, häufigen Anfragen von Versicherungen, Rechtsanwälten, Betroffenen. Docuflair beschleunigt die Herausgabe mit Schwärzung der Drittdaten.
- Kurze Bearbeitungszeit für Auskünfte
- Automatische Zeugen-Schwärzung
- Papierarchive werden entlastet
Jugendschutz-Akten
Besonders sensible Akten zu minderjährigen Opfern und Beschuldigten. Strenge Zugriffskontrolle, kompromisslose Schwärzung vor Herausgabe, keine Datenlecks über Cloud-Wege.
- Rollenbasierter Zugriff
- Irreversible Schwärzung
- Kein Cloud-Abfluss
Die wichtigsten Module für die Polizei
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für die Ermittlungsarbeit
Docuflair Redact
Automatische PII-Schwärzung in 9 Kategorien, AD-Integration, selektive Exports pro Empfänger.
Mehr erfahrenDocuflair TR-RESISCAN
BSI-konformes ersetzendes Scannen für Papierakten-Migration. Qualitätsprüfung, Prüfprotokoll, Vernichtungsfreigabe.
Mehr erfahrenDocuflair Archive
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit SHA-256 Audit-Trail, Retention-Regeln, Manipulationsschutz.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
StPO
Strafprozessordnung: Aktenvollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit über Audit-Trail abgebildet.
PolG (Länder)
Polizeigesetze der Länder: Zweckbindung, Datenlöschung nach Aufbewahrungsfrist, rollenbasierte Zugriffsrechte.
IFG
Informationsfreiheitsgesetz: Anfragen dokumentiert, PII vor Herausgabe automatisch geschwärzt, Fristen-Überwachung.
BSI TR-03138
TR-RESISCAN: ersetzendes Scannen BSI-konform — Papier kann nach Qualitätsprüfung rechtssicher vernichtet werden.
Hinweis zu Verschlusssachen: Docuflair ist vorbereitet für VS-NfD-Einsatzumgebungen (On-Premises, keine Cloud-Telemetrie, abschließbare Benutzerverwaltung, vollständige Protokollierung) — eine formale VS-NfD-Zertifizierung besteht nicht. Für konkrete Einsatzszenarien sprechen Sie bitte mit unserem Vertrieb.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für Polizeibehörden
Unterstützt Docuflair den Zeugen- und Opferschutz bei der Aktenherausgabe?
Ja. Docuflair Redact erkennt personenbezogene Daten in 9 Kategorien automatisch und maskiert Zeugen-, Opfer- und Drittnamen vor der Herausgabe der Akte an Verteidigung, Gericht oder Staatsanwaltschaft. Die Active-Directory-Integration liefert Mitarbeiterdaten (Ermittler, Vernehmungsbeamte) als Wörterbuch, sodass polizeiinterne Identitäten zuverlässig geschwärzt werden können.
Ist Docuflair für Verschlusssachen (VS-NfD) geeignet?
Docuflair ist eine reine On-Premises- bzw. Private-Cloud-Lösung ohne externe Cloud-Komponenten, erfüllt damit die technischen Kernanforderungen für VS-NfD-Einsatzumgebungen (abschließbare Benutzerverwaltung, Protokollierung, keine Cloud-Telemetrie). Eine formale VS-NfD-Zertifizierung haben wir nicht — die Architektur ist jedoch darauf vorbereitet. Für konkrete Einsatzszenarien bitte direkten Austausch mit unserem Vertrieb.
Wie unterstützt Docuflair die StPO-konforme Aktenführung?
Docuflair führt zu jeder Akte einen SHA-256-basierten Audit-Trail, der sämtliche Zugriffe, Schwärzungen, Exporte und Freigaben mit Zeitstempel und Bearbeiter dokumentiert. Damit sind StPO-Anforderungen an Aktenvollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllt.
Kann Docuflair in Landespolizei-Verfahren integriert werden?
Docuflair stellt offene Schnittstellen (REST-API, Datei-Exchange, SFTP) bereit, über die Bestandssysteme der Polizei — etwa Vorgangsbearbeitungssysteme, ViVA/COMVOR oder Fachverfahren der Landespolizeien — angebunden werden können. Welche konkrete Integration möglich ist, hängt vom jeweiligen Landessystem ab; wir besprechen das in einem Vorgespräch mit Ihrer IT-Abteilung.
Warum ist On-Premises bei Ermittlungsdaten zwingend?
Ermittlungsdaten unterliegen strengen Zweckbindungen (StPO, PolG der Länder, DSGVO) und dürfen Deutschland bzw. Österreich nicht verlassen. US-Cloud-Dienste sind wegen CLOUD Act und Schrems-II-Rechtsprechung für Polizeidaten rechtlich problematisch. Docuflair läuft ausschließlich auf Infrastruktur der Behörde.
Bereit für die behördliche Aktenrevolution?
15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen, wie Docuflair Ermittlungsakten digitalisiert, schwärzt und revisionssicher archiviert. Kein Marketing-Rauschen, echte Software an realen Aktenszenarien.