Exposés schwärzen.
Kundenakten archivieren.
DSGVO-konform vermitteln.
Docuflair für Immobilienmakler: PII-Schwärzung in Exposés, MaBV-konforme 5-Jahres-Archivierung, Kundenakten-Workflow, digitale Signatur für Maklerverträge. 100 % On-Premises.
Zwischen Marketing-Pflicht und Datenschutz
Exposé-PII
Eigentümer-Namen, Adressen, Telefonnummern dürfen nicht auf ImmoScout24 landen. Vor Veröffentlichung müssen sie zuverlässig geschwärzt werden — jedes Mal.
MaBV-Aufbewahrung
§ 10 MaBV verlangt 5 Jahre Pflicht-Aufbewahrung aller Kundenakten, Provisionsabrechnungen und Besichtigungsprotokolle — IHK-prüfbar.
DSGVO bei Bewerbungen
Interessenten-Unterlagen (SCHUFA, Einkommen, Ausweis-Kopien) sind hochsensibel. Bei Ablehnung oft Auskunfts- oder Löschanfrage.
Notar-Unterlagen
Kaufverträge, Grundbuchauszüge und Notar-Kommunikation müssen rechtssicher archiviert und für Nachfragen abrufbar sein.
So unterstützt Docuflair Immobilienmakler
Automatische PII-Schwärzung in Exposés
Docuflair Redact erkennt Eigentümer-Namen, Adressen, Telefonnummern und weitere PII automatisch und schwärzt sie für die Veröffentlichung. Ungeschwärzte Version bleibt intern verfügbar.
Mehr zu RedactMaBV-konforme 5-Jahres-Archivierung
Kundenakten, Provisionsabrechnungen und Besichtigungsprotokolle werden 5 Jahre revisionssicher archiviert. Automatische Fristenüberwachung, IHK-Prüfung jederzeit vorzeigbar.
Mehr zu ArchiveInteressenten-/Bewerber-Workflow
Bewerbungen, SCHUFA-Auskünfte und Einkommensnachweise strukturiert erfassen und bearbeiten. Automatische Löschfrist bei Ablehnung (DSGVO-konform), Auskunftsanfragen per Klick.
Mehr zu WorkflowDigitale Signatur für Maklerverträge
Makler-Alleinauftrag, Reservierungsverträge und Provisionsvereinbarungen gemäß § 126a BGB qualifiziert elektronisch signieren. Schneller Abschluss, rechtssichere Archivierung.
Mehr zu SignImmobilie vermarkten in 5 Schritten
Exposé erstellen
Objektfotos, Grundrisse und Beschreibung zusammenstellen. Eigentümer-Daten werden als PII markiert.
PII schwärzen
Docuflair Redact entfernt Eigentümer-Namen, Adressen und Kontaktdaten automatisch. Veröffentlichungs-Version erstellt.
Veröffentlichen
Geschwärztes Exposé an ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen oder die eigene Website übermitteln. Vollversion bleibt intern.
Interessenten-Docs erhalten
Bewerbungen, SCHUFA-Auskünfte und Einkommensnachweise strukturiert in der Objektakte ablegen. Rollenbasierter Zugriff.
5 Jahre archivieren
Nach Vertragsabschluss wird die Objektakte MaBV-konform 5 Jahre revisionssicher archiviert. Automatische Löschfrist-Überwachung.
Typische Makler-Szenarien
Einzel-Makler (1–5 Mitarbeiter)
Kleines Maklerbüro in der Region, 30–80 Objekte pro Jahr. Fokus: schnelle Exposé-Erstellung, zuverlässige Schwärzung, wenig Administrations-Overhead.
- Exposé in 5 Minuten DSGVO-ready
- MaBV-Archiv ohne Mehraufwand
- Mobile Erfassung vor Ort
Maklerbüro (5–20 MA)
Engel & Völkers- oder Re/Max-Büro mit mehreren Beratern. Rollenrechte pro Objekt, Team-Kalender für Besichtigungen, Provisions-Tracking.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Zentrale Interessenten-Datenbank
- IHK-Prüfung problemlos
Wohnbaugenossenschaft
Genossenschaft mit 3000+ Wohneinheiten und hoher Nachfrage. Bewerbungsmanagement für Mieter mit SCHUFA und Einkommensnachweisen, DSGVO-konforme Löschung abgelehnter Bewerber.
- Masse an Bewerbungen strukturiert
- Automatische DSGVO-Löschung
- Auskunftsanfragen in Minuten
Die wichtigsten Module für Makler
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für den Makler-Alltag
Docuflair Redact
Automatische PII-Schwärzung in Exposés für DSGVO-konforme Veröffentlichung auf Immobilienportalen.
Mehr erfahrenDocuflair Archive
MaBV-konforme 5-Jahres-Archivierung mit SHA-256, automatischer Fristenüberwachung, IHK-prüffähig.
Mehr erfahrenDocuflair Sign
Qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB für Maklerverträge, Reservierungen und Vollmachten.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
§ 34c GewO
Gewerbeerlaubnis für Immobilienmakler und Bauträger — strukturierte Kundenakten als Nachweis gegenüber der IHK.
MaBV
Makler- und Bauträgerverordnung — 5 Jahre Aufbewahrung aller Vertragsunterlagen, Provisionsabrechnungen und Geldflüsse.
DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung — PII-Schwärzung in Exposés, Auskunfts- und Löschanfragen strukturiert bearbeiten.
BGB §§ 652–655
Maklerrecht — rechtssichere Provisionsvereinbarungen und Alleinaufträge mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für Immobilienmakler
Wie bereite ich Exposés DSGVO-konform für die Veröffentlichung vor?
Docuflair Redact erkennt automatisch personenbezogene Daten im Exposé: Eigentümer-Namen, Adressdetails, Telefon- und E-Mail-Adressen, ggf. Geburtsdatum und IBAN. Diese werden geschwärzt, bevor das Exposé auf ImmoScout24, Immowelt oder der eigenen Website veröffentlicht wird. Für berechtigte Interessenten kann später eine ungeschwärzte Version mit persönlicher Ansprache freigegeben werden.
Welche MaBV-Pflichten erfüllt Docuflair?
Die Makler- und Bauträgerverordnung verlangt 5 Jahre Aufbewahrung aller Vertragsunterlagen, Provisionsabrechnungen, Besichtigungsprotokolle und Geldflüsse. Docuflair Archive setzt diese Frist automatisch, dokumentiert alle Zu- und Ablagen im SHA-256-Audit-Trail und ermöglicht der IHK-Prüfung jederzeit einen lückenlosen Nachweis.
Wie bearbeite ich Art. 15-Anfragen von abgelehnten Interessenten?
Interessenten, deren Bewerbung abgelehnt wurde, haben nach DSGVO Art. 15 Auskunftsrecht. Docuflair Workflow bildet diese Anfragen strukturiert ab: Alle Dokumente zum Interessenten (Bewerbung, SCHUFA, Einkommensnachweis, Notizen) werden zusammengestellt, Drittdaten automatisch geschwärzt, der Export DSGVO-konform bereitgestellt.
Kann Docuflair mehrere Immobilien-Portfolios parallel verwalten?
Ja. Franchise-Makler (z. B. Engel & Völkers-Büros, Re/Max-Standorte) und Maklerbüros mit mehreren Niederlassungen können getrennte Portfolios mit eigenen Rollenrechten führen. Ein Mitarbeiter im München-Büro sieht nur Münchner Objekte, der Franchise-Zentrale steht eine konsolidierte Sicht zur Verfügung.
Unterstützt Docuflair mobile Foto-Erfassung bei Besichtigungen?
Ja. Mit Docuflair Mobile (iOS & Android) können Makler direkt vor Ort Fotos erfassen, Grundrisse scannen und Notizen zur Immobilie hinterlegen. Diese werden sofort in die Objektakte synchronisiert — inklusive Geo-Tagging und Zeitstempel. Offline-Modus für Keller und abgeschattete Bereiche.
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