Bürgerservice digitalisieren.
Akten migrieren.
TR-RESISCAN-konform.
Docuflair für Kommunen und Gemeinden: E-Akte, Bürgerservice-Portale, Migration jahrzehntelanger Papierakten nach BSI TR-RESISCAN, IFG-konforme Informationsfreiheits-Anfragen. On-Premises in kommunaler Infrastruktur.
Papierberge aus 40 Jahren, OZG-Druck und knappe IFG-Fristen — nicht mehr händelbar.
Papierakten aus Jahrzehnten
Bau-, Gewerbe-, Sozial- und Personalakten stapeln sich in Kellern und Archiven. Bei Bürger-Rückfragen nur über manuelle Sichtung erreichbar — Aufwand, Räume und Risiko steigen.
OZG-Digitalisierungsdruck
Das Onlinezugangsgesetz verlangt digitale Bürgerservices — Anträge kommen über Portale, sollen aber in bestehende papierbasierte Verwaltungsprozesse passen. Die Medienbruch-Stelle ist die Pain-Zone.
IFG-Anfragen mit Schwärzung
Informationsfreiheits-Anfragen verlangen Herausgabe — nach vorheriger Schwärzung personenbezogener Daten Dritter. Manuell bei 200+ Seiten kaum innerhalb der gesetzlichen Frist machbar.
Bauakten 80+ Jahre
Baugesetzbuch und landesrechtliche Vorschriften verlangen teils 80-jährige, teils dauerhafte Aufbewahrung. Papier-Archive in dieser Zeitdimension sind weder wirtschaftlich noch sicher.
So unterstützt Docuflair Kommunen
TR-RESISCAN-Massenmigration
Alte Papierarchive werden BSI-konform digitalisiert — mit Qualitätsprüfung, Integritätssicherung und Vernichtungsfreigabe nach BSI TR-03138. Keller werden frei, Volltextsuche ersetzt manuelle Sichtung.
Mehr zu TR-RESISCANE-Akte-Einführung
Kommunale Vorgänge laufen elektronisch — Eingangspost wird eingescannt, im Workflow verteilt, elektronisch gezeichnet und revisionssicher abgelegt. Schnittstellen zu AKDB, KRZ, ekom21 und weiteren.
Mehr zu WorkflowPII-Schwärzung für Bürger-Auskünfte
Automatische Erkennung und Schwärzung personenbezogener Daten in 9 Kategorien — vor IFG-Antworten, Akteneinsicht oder Auskünften an Dritte. Manueller Aufwand sinkt dramatisch, Fristen werden gehalten.
Mehr zu Redact80-Jahres-Archiv (Bauakten)
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit SHA-256-Hash, Retention-Regeln nach Aktenart und Manipulationsschutz. Bauakten, Personalakten, Kämmerei — alle Fristen werden technisch garantiert.
Mehr zu ArchiveKommunaler Vorgang in 5 Schritten
Vorgang anlegen
Neuer Vorgang im kommunalen Fachverfahren — Docuflair referenziert das Aktenzeichen. Rollenbasierte Zugriffe für Sachbearbeitung, Amtsleitung und Rechenzentrum.
Papier scannen
Papierakten werden BSI-TR-RESISCAN-konform digitalisiert — Qualitätsprüfung, Integritätssicherung, Prüfprotokoll. Papieroriginale können rechtssicher vernichtet werden.
Schwärzen
Vor Akteneinsicht oder IFG-Antwort werden Drittdaten in 9 PII-Kategorien automatisch maskiert. Wiederverwendbare Schwärzungsprofile pro Aktenart.
Bürger-Portal-Zustellung
Bescheide und Auskünfte werden über Bürgerportal, De-Mail oder XTA zugestellt — Audit-Trail dokumentiert Empfänger, Zeitpunkt und Zustellungsweg.
Archivieren
SHA-256-Hash sichert Integrität. Retention-Regeln nach Aktenart — Bauakten 80 Jahre, Personalakten nach Satzung, Kämmerei nach HGO. Lückenloser Audit-Trail für die Rechnungsprüfung.
Typische Kommunal-Szenarien
Stadtverwaltung 100k+ Einwohner
Großstadt mit Bürgeramt, Sozialamt, Bauamt, Ordnungsamt und Kämmerei. Docuflair führt die Ämter-E-Akte zusammen, migriert Altakten aus den Kellern und bedient OZG-Portale automatisiert.
- Ämter-übergreifende E-Akte
- OZG-Portal-Anbindung
- Zentrales Scan-Center
Landkreis mit Außenstellen
Kreisverwaltung mit dezentralen Außenstellen (KFZ-Zulassung, Gesundheitsamt, Veterinäramt). Docuflair arbeitet mandantenfähig über alle Standorte — ein Archiv, getrennte Zugriffe, konsolidiertes Reporting.
- Multi-Standort-Mandant
- Zentrales Archiv
- Einheitliche Workflows
Kleine Gemeinde im Verwaltungsverband
Kleine Gemeinde mit begrenzter IT, angeschlossen an einen Verwaltungsverband oder kommunalen Zweckverband. Docuflair läuft im gemeinsamen Rechenzentrum mit getrennten Mandanten pro Gemeinde.
- Gemeinsame Infrastruktur
- Pro-Gemeinde-Mandant
- Niedrige TCO
Die wichtigsten Module für Kommunen
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für den kommunalen Alltag
Docuflair TR-RESISCAN
BSI-konformes ersetzendes Scannen für die Massenmigration jahrzehntelanger Papierarchive.
Mehr erfahrenDocuflair Archive
Revisionssichere Langzeitarchivierung bis 80 Jahre — SHA-256, Retention, Manipulationsschutz.
Mehr erfahrenDocuflair Redact
Automatische PII-Schwärzung für IFG-Anfragen, Akteneinsicht und Bürger-Auskünfte.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
IFG
Informationsfreiheitsgesetz des Bundes und der Länder: Anfragen dokumentiert, PII vor Herausgabe automatisch geschwärzt, Fristen-Überwachung.
Kommunal-Satzungsrecht
Aktenordnungen und Satzungen der Kommunen: Retention-Regeln je Aktenart, revisionssichere Ablage, Zugriffsrechte nach Ämterstruktur.
DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung: Zweckbindung, Löschfristen, Auskunftspflicht, Technisch-Organisatorische Maßnahmen — On-Premises erfüllt Schrems-II.
BauGB § 4 (Bauakten)
Baugesetzbuch und landesrechtliche Bauordnungen: Bauakten bis zu 80 Jahre, teilweise dauerhaft. Retention-Regeln im digitalen Archiv abgebildet.
Hinweis zu Zertifizierungen: Docuflair ist BSI-Grundschutz-kompatibel konzipiert und lässt sich in kommunale IT-Sicherheitskonzepte einbetten. Eine formale Produkt-Zertifizierung durch das BSI besteht nicht — die Grundschutz-Modellierung erfolgt durch die Kommune zusammen mit ihrem ISB.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für Kommunen
Ist Docuflair OZG-kompatibel?
Docuflair ist OZG-ready und lässt sich als Back-End hinter OZG-Online-Diensten und Bürgerportalen betreiben. Anträge, die über Servicekonto-Authentifizierung eingehen, werden automatisiert verteilt, verarbeitet, geschwärzt und archiviert. Schnittstellen zu FIT-Connect/SAFE, XTA und kommunalen Fachverfahren sind über REST-API und Datei-Exchange realisierbar.
Erfüllt Docuflair den BSI IT-Grundschutz für Kommunen?
Docuflair ist BSI-Grundschutz-kompatibel konzipiert: rollenbasierte Benutzerverwaltung, revisionssichere Protokollierung, manipulationssichere Archivierung mit SHA-256, vollständige On-Premises-Architektur ohne Cloud-Telemetrie. Die konkrete Grundschutz-Modellierung erfolgt durch Ihre Kommune zusammen mit dem ISB.
Lässt sich Docuflair mit AKDB, KRZ oder Dataport-Fachverfahren verbinden?
Docuflair bietet offene Schnittstellen (REST-API, Datei-Exchange, SFTP, XML/JSON-Import) und lässt sich mit den gängigen kommunalen IT-Dienstleistern verbinden — AKDB, KRZ, Dataport, ekom21, ITEBO und weitere. Welche konkrete Anbindung möglich ist, klären wir in einem Vorgespräch mit Ihrer kommunalen IT-Abteilung.
Können wir Bauakten aus Papierarchiven rechtssicher migrieren?
Ja. Docuflair TR-RESISCAN führt Bauakten BSI-konform in das digitale Archiv über — mit Qualitätsprüfung, Integritätssicherung und Prüfprotokoll nach BSI TR-03138. Nach erfolgreicher Qualitätskontrolle können Papieroriginale rechtssicher vernichtet werden. Aufbewahrungsfristen nach BauGB werden über Retention-Regeln abgebildet.
Kann Docuflair im kommunalen Rechenzentrum betrieben werden?
Ja. Docuflair wird ausschließlich On-Premises betrieben und kann in kommunalen Rechenzentren (KRZ, ekom21, Dataport etc.) oder der eigenen Kommunal-IT installiert werden. Keine Cloud-Komponenten, keine US-Telemetrie — die Daten verlassen weder das Rechenzentrum noch das Bundesland.
Weitere Lösungen im öffentlichen Sektor
Öffentlicher Sektor (Hub)
Übersicht aller Behörden-Lösungen: Polizei, Justiz, Ministerien, Kommunen, Sozialversicherung.
Mehr erfahrenPolizei
Ermittlungsakten schwärzen, TR-RESISCAN für Aktenmigration, SHA-256 Audit-Trail.
Mehr erfahrenMinisterien
eAkte Bund-Kompatibilität, VS-NfD-vorbereitet, IFG-Anfragen mit automatischer Schwärzung.
Mehr erfahrenBereit für die kommunale Aktenrevolution?
15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen, wie Docuflair Bürger-Vorgänge digitalisiert, Altakten migriert und Bauakten 80 Jahre revisionssicher ablegt. Kein Marketing-Rauschen, echte Software an realen Kommunal-Szenarien.