Mietverträge archivieren.
Beschlüsse schwärzen.
WEG-konform verwalten.
Docuflair für Immobilienverwaltungen: Revisionssichere Archivierung von Mietakten und WEG-Beschlüssen, PII-Schwärzung für Eigentümer-/Mieter-Daten bei Prozessbeteiligten-Einsicht, Multi-Objekt-Mandantenfähigkeit. 100 % On-Premises.
Zwischen Einsichtsrecht und Datenschutz — Papier hilft da nicht weiter.
WEG-Beschlüsse & Einsichtsrechte
WEG-Beschlüsse und Eigentümerversammlungs-Protokolle unterliegen dem Einsichtsrecht nach § 18 WEG. Einsicht durch einzelne Eigentümer kollidiert mit DSGVO-Schutz der übrigen Parteien.
Mieterakten & Langzeit-Aufbewahrung
Mieterakten mit Kündigung, Räumungsklage oder Mietminderungs-Streit müssen bei laufendem Rechtsstreit 30+ Jahre aufbewahrt werden — rechtssicher, durchsuchbar und vertraulich.
Hunderte Objekte, keine Übersicht
Hunderte Objekte mal hunderte Dokumente: ohne digitales Archiv kein schneller Zugriff bei Rückfragen, Beiratssitzungen oder Prüfungen.
MaBV bei Vermögensbetreuung
Verwaltungsverträge mit Vermögensbetreuungs-Befugnis fallen unter § 10 MaBV — 5 Jahre Pflicht-Aufbewahrung aller Geldflüsse, Jahresabrechnungen und Rücklagen-Bewegungen.
So unterstützt Docuflair Immobilienverwaltungen
Revisionssichere WEG- und Mieter-Akten
Mietverträge, Nebenkosten-Abrechnungen, WEG-Beschlüsse und Eigentümerversammlungs-Protokolle revisionssicher mit SHA-256-Hash archivieren. Retention bis zu 30+ Jahren pro Dokumentenart konfigurierbar.
Mehr zu ArchivePII-Schwärzung bei Einsichtsgesuchen
Bei Einsichtsgesuchen Dritter (andere Eigentümer, Behörden, Anwälte) werden personenbezogene Daten unbeteiligter Parteien automatisch geschwärzt — die Einsichtsfassung ist separat vom unveränderten Archiv-Original.
Mehr zu RedactBeschluss-Durchlauf mit Rollenhierarchie
Workflow vom Beschluss-Entwurf über Beirats-Freigabe bis zur Beschlussfassung und Umsetzung. Rollen für Verwalter, Beirat, Eigentümer und externe Prüfer. Lückenloser Audit-Trail.
Mehr zu WorkflowMulti-Objekt-Mandantenfähigkeit
Jedes Objekt, jede WEG ein eigener Mandant mit strenger Datentrennung und eigenen Rechten. Ideal für Hausverwaltungen mit 50+ bis mehreren hundert Objekten und verschiedenen Sachbearbeiter-Zuständigkeiten.
Mehr zu Access ControlObjekt- und WEG-Verwaltung in 5 Schritten
Objekt bzw. WEG anlegen
Neues Verwaltungsobjekt oder WEG als eigenen Mandanten anlegen. Rollenbasierte Rechte für Verwalter, Beirat, Sachbearbeiter und Eigentümer.
Dokumente scannen
Mietverträge, Beschlüsse, Protokolle, Abrechnungen digitalisieren und mit Metadaten (Objekt, Einheit, Zeitraum) indizieren.
Beschlüsse & Verträge schwärzen
Vor Herausgabe an Eigentümer, Beirat oder Dritte PII unbeteiligter Parteien automatisch schwärzen. Original bleibt im Archiv.
Einsichtsrechte gewähren
Eigentümer erhalten rollenbasierten Zugriff auf relevante Dokumente. Jeder Zugriff im Audit-Trail protokolliert.
Revisionssicher archivieren
SHA-256 Hash sichert Integrität. Retention pro Dokumentenart, automatische Löschfrist-Überwachung, DSGVO-konforme Endvernichtung.
Typische Szenarien in der Immobilienverwaltung
WEG-Verwaltung mit 50+ Gemeinschaften
Mittelständische WEG-Verwaltung mit 50 bis 150 betreuten Gemeinschaften. Fokus: saubere Mandanten-Trennung, zuverlässige Beschluss-Archivierung, rechtssichere Einsichtsgewährung an Eigentümer.
- Eine WEG — ein Mandant
- Beschlusssammlung digital & durchsuchbar
- Einsichtsgesuche in Minuten beantworten
Mietverwaltung mit 500+ Objekten
Größere Hausverwaltung mit mehreren hundert Mietobjekten und hohem Belegvolumen. Mietverträge, Nebenkosten, Kündigungen, Räumungsklagen — alles rechtssicher ablegen und bei Streit schnell verfügbar.
- Zentrale Objektakte pro Einheit
- 30+ Jahre Retention bei Rechtsstreit
- Integration mit Immoware, Karthago & Co.
Facility Management (Property in-house)
Großkonzern mit eigenem Property Management: Firmenimmobilien, Betriebskostenabrechnungen, Pachtverträge, Wartungsakten. Fokus: Integration in bestehende ERP-Landschaft und revisionssichere Archivierung für die Konzernprüfung.
- ERP-Integration via REST-API
- GoBD-konforme 10-Jahres-Archivierung
- Konzernprüfung jederzeit vorzeigbar
Die wichtigsten Module für die Immobilienverwaltung
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für den Verwalter-Alltag
Docuflair Archive
Revisionssichere Langzeit-Archivierung mit SHA-256, Retention-Regeln pro Dokumentenart, GoBD-konform.
Mehr erfahrenDocuflair Workflow
Beschluss-Durchlauf und Freigabeprozesse mit Rollenhierarchie für Verwalter, Beirat und Eigentümer.
Mehr erfahrenDocuflair Redact
PII-Schwärzung für Einsichtsgesuche — Drittdaten automatisch maskieren, Original im Archiv unverändert.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
WEG §§ 26–28
Wohnungseigentumsgesetz: Verwalterpflichten, Beschlusssammlung, Einsichtsrechte — alles mit Audit-Trail und rollenbasiertem Zugriff abgebildet.
MaBV
Makler- und Bauträgerverordnung: bei Verwalterverträgen mit Vermögensbetreuung 5 Jahre Pflicht-Aufbewahrung aller Geldflüsse.
DSGVO
PII-Schwärzung bei Einsichtsgewährung, DSGVO-konforme Löschung nach Aufbewahrungsfrist, strukturierte Auskunftsanfragen.
BGB Mietrecht (§§ 535 ff.)
Mietverträge, Kündigungen, Räumungsklagen und Mietminderungs-Unterlagen rechtssicher verwalten, bei laufenden Streitfällen 30+ Jahre aufbewahren.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für Immobilienverwaltungen
Wie erfülle ich Einsichtsrechte nach § 18 WEG ohne Drittdaten-Verletzung?
§ 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen. Docuflair Redact erkennt personenbezogene Daten (Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Kontoverbindungen) anderer Eigentümer oder Dritter automatisch und schwärzt sie vor der Einsichtnahme. Originaldokumente bleiben für die Verwaltung unverändert archiviert; die Einsichtsfassung ist eine separate Ausgabe mit dokumentiertem Zeitstempel und Empfänger.
Wie lange müssen WEG-Beschlüsse aufbewahrt werden?
WEG-Beschlüsse und Eigentümerversammlungs-Protokolle sind grundsätzlich bis zum Ende der Verwaltertätigkeit plus angemessene Anschlussfrist aufzubewahren — in der Praxis mindestens 30 Jahre wegen potenzieller Anfechtungs- und Folgeverfahren. Bei laufenden Beschlusssammlungs-Streitigkeiten verlängert sich die Frist entsprechend. Docuflair Archive setzt Retention-Regeln pro Dokumentenart automatisch und dokumentiert jede Änderung mit SHA-256-Hash.
Kann Docuflair mehrere Objekte/WEGs strikt getrennt verwalten?
Ja. Docuflair ist vollständig mandantenfähig: Jedes Objekt, jede WEG oder jeder Eigentümer erhält einen separaten Mandanten mit eigener Rechteverwaltung, eigenem Audit-Trail und strikter Datentrennung. Ein Sachbearbeiter in der Hausverwaltung sieht nur die von ihm betreuten Einheiten; die Verwaltungsleitung kann konsolidierte Sichten über alle Mandanten hinweg erhalten.
Unterstützt Docuflair die DMS-Integration mit Verwalter-Software (Immoware, Karthago)?
Docuflair stellt offene Schnittstellen (REST-API, Datei-Exchange, CMIS, SFTP) bereit und wurde bereits an branchenübliche Verwalter-Systeme wie Immoware24, Karthago, DOMUS oder Wodis Sigma angebunden. Die konkrete Integration (bidirektional, unidirektional, Metadaten-Übernahme) hängt vom jeweiligen Zielsystem und dessen verfügbaren Schnittstellen ab und wird im Vorgespräch mit Ihrer IT abgestimmt.
Wie geschieht die rechtssichere Vernichtung nach Aufbewahrungsfrist?
Docuflair überwacht Aufbewahrungs- und Löschfristen pro Dokumentenart automatisch. Nach Ablauf werden Dokumente in einen Lösch-Workflow überführt: die Verwaltung erhält eine Freigabe-Anforderung, bei Bestätigung erfolgt die irreversible Löschung inkl. Protokoll-Eintrag (Zeitpunkt, Ausführender, SHA-256-Hash der gelöschten Datei). Damit ist sowohl der datenschutzrechtliche Löschanspruch nach DSGVO Art. 17 als auch die Nachweispflicht gegenüber der Hausverwaltungs-Aufsicht abgedeckt.
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15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen, wie Docuflair WEG-Beschlüsse revisionssicher archiviert, Einsichtsgesuche DSGVO-konform beantwortet und hunderte Objekte strikt getrennt verwaltet.