Notar-Unterlagen archivieren.
Due Diligence digital.
Investoren-Akten GoBD-konform.
Docuflair für den Immobilienhandel: Revisionssichere Kaufakten-Archivierung, digitale Due-Diligence-Datenräume mit Audit-Trail, PII-Schwärzung für Verkäufer-/Mieter-Daten vor Investoren-Einsicht. 100 % On-Premises.
Zwischen Transaktions-Tempo und Dokumentations-Pflicht
Kaufverträge & Notar-Urkunden
Kaufverträge, notarielle Urkunden und Grundbuch-Auszüge sind 10+ Jahre rechtssicher zu archivieren — jederzeit auffindbar für Gewährleistungs-, Gerichts- und Prüfungs-Fälle.
Due Diligence bei Portfolio-Deals
Portfolio-Transaktionen umfassen hunderte Dokumente (Mietverträge, Wartung, Gutachten). Externe Berater brauchen strukturierten Zugriff — strikt vertraulich, mit lückenlosem Audit-Trail.
Mieter-PII vor Portfolio-Verkauf
Vor einem Portfolio-Verkauf oder Share-Deal müssen Mieter- und Verkäufer-PII aus hunderten Mietverträgen und Korrespondenzen geschwärzt werden — manuell nicht leistbar.
Investoren-Reporting mit Abstufungen
Verschiedene Stakeholder brauchen verschiedene Detail-Level: Limited Partner sehen konsolidierte Reportings, Beiräte sehen Zwischenprüfungs-Details, finanzierende Banken sehen Cash-Flow-Ausschnitte.
So unterstützt Docuflair den Immobilienhandel
GoBD-konforme Langzeit-Ablage
Notar-Urkunden, Kaufverträge, Grundbuch-Auszüge und Gewährleistungs-Unterlagen werden mit SHA-256-Hash revisionssicher für 10+ Jahre archiviert. Legal-Hold bei laufenden Verfahren.
Mehr zu ArchivePII-Schwärzung vor Portfolio-Verkauf
Mieter- und Verkäufer-Daten in Mietverträgen und Korrespondenzen werden automatisch geschwärzt. Verschiedene Schwärzungsgrade pro Empfängerkreis (LP, Bank, Anwalt, Sachverständiger).
Mehr zu RedactDue-Diligence-Datenraum mit Audit-Trail
Mandantenfähiger Datenraum pro Transaktion, zeitlich befristete Zugriffe für externe Berater, lückenlose Protokollierung aller Öffnungs-, Download- und Druck-Aktionen.
Mehr zu WorkflowSelektive Exports pro Stakeholder
Unterschiedliche Detaillierungsgrade pro Investor, Beirat oder Bank — aus einer Quelle, ohne parallele Versionspflege. Original bleibt im Archiv, jeder Export wird dokumentiert.
Mehr zu Access ControlImmobilien-Transaktion in 5 Schritten
Projekt bzw. Transaktion anlegen
Neue Transaktion oder Projektentwicklung als eigenen Mandanten anlegen. Zugriffsrechte für internes Team und externe Berater definieren.
Dokumente digital erfassen
Kaufverträge, Notar-Urkunden, Grundbuch-Auszüge, Mietverträge und Gutachten scannen oder digital importieren, mit Metadaten indizieren.
Drittdaten schwärzen
Mieter- und Verkäufer-PII vor Portfolio-Verkauf automatisch schwärzen. Verschiedene Schwärzungsgrade pro Empfängerkreis konfigurierbar.
Due Diligence freigeben
Datenraum öffnen, externe Berater mit zeitlich befristeten, rollenbasierten Rechten einladen. Jeder Zugriff im Audit-Trail dokumentiert.
Archivieren + Audit-Trail
Nach Closing wird die Transaktionsakte GoBD-konform 10+ Jahre revisionssicher archiviert. Audit-Trail dient als Nachweis für Betriebsprüfungen.
Typische Szenarien im Immobilienhandel
Bauträger-Projektentwicklung
Bauträger mit mehreren parallelen Projektentwicklungen: Vom Grundstücks-Ankauf über Baugenehmigung bis zur WEG-Aufteilung und Einzel-Verkauf. Fokus: saubere Projekt-Akte, schnelle Bereitstellung für Banken.
- Ein Projekt — ein Mandant
- Finanzierungs-Nachweise per Klick
- Übergabe an WEG-Verwaltung nach Fertigstellung
Portfolio-Transaktion (Asset Deal / Share Deal)
Institutioneller Investor verkauft ein Wohnportfolio mit 200+ Einheiten. Hunderte Mietverträge, Wartungsakten und Gutachten werden im Datenraum strukturiert, geschwärzt und externen Kaufinteressenten nachvollziehbar zur Verfügung gestellt.
- Due-Diligence-Datenraum in Tagen statt Wochen
- Mieter-PII automatisch geschwärzt
- Lückenloser Zugriffs-Audit-Trail
REIT Investoren-Reporting
Offener Immobilienfonds oder REIT mit breiter Investoren-Basis. Unterschiedliche Detail-Level für Limited Partner, Beirat, BaFin-Prüfer und finanzierende Banken aus einer Quelle — ohne parallele Versionspflege.
- LP-, Beirats- und Bank-Sicht aus einer Quelle
- BaFin-konforme Dokumentation
- Jeder Export im Audit-Trail
Die wichtigsten Module für den Immobilienhandel
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für Projektentwicklung und M&A
Docuflair Archive
GoBD-konforme Langzeit-Archivierung mit SHA-256, Retention-Regeln pro Dokumentenart, Legal-Hold.
Mehr erfahrenDocuflair Redact
Automatische PII-Schwärzung in Mietverträgen und Korrespondenzen — unterschiedliche Grade pro Empfängerkreis.
Mehr erfahrenDocuflair Workflow
Due-Diligence-Datenräume mit rollenbasiertem Zugriff, zeitlich befristete Einladungen, lückenloser Audit-Trail.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
HGB § 257
Kaufmännische Aufbewahrung: 10 Jahre für Handelsbriefe, Buchungsbelege und Verträge. Revisionssichere Ablage mit SHA-256-Hash.
§ 147 AO
Abgabenordnung: 10-jährige Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Unterlagen; GoBD-konforme Archivierung unterstützt die Betriebsprüfung.
DSGVO
PII-Schwärzung vor Investoren-Einsicht, strukturierte Auskunftsanfragen von Mietern oder Verkäufern, DSGVO-konforme Lösch-Workflows.
BGB §§ 433–453
Kaufrecht: rechtssichere Archivierung von Kaufverträgen inklusive Gewährleistungs-Unterlagen, Legal-Hold bei laufenden Streitigkeiten.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für den Immobilienhandel
Wie unterstützt Docuflair Due-Diligence bei Immobilien-Transaktionen?
Docuflair bildet Due-Diligence-Datenräume pro Transaktion ab: alle Dokumente (Kaufverträge, Mietverträge, Wartungsakten, Gutachten, Grundbuch-Auszüge) werden mandantenfähig isoliert, PII in Mieter- und Verkäufer-Dokumenten automatisch geschwärzt, Zugriffsrechte für externe Berater (Anwälte, Steuerberater, Sachverständige) präzise gesetzt. Jeder Zugriff und Download wird lückenlos im Audit-Trail mit Zeitstempel und Empfänger dokumentiert.
Können Notar-Urkunden digital archiviert werden?
Ja. Notarielle Urkunden können als Scan oder als digital übermittelte Ausfertigung in Docuflair Archive abgelegt werden. Der SHA-256-Hash sichert die Integrität des archivierten Dokuments; die Original-Urkunde selbst verbleibt beim Notar. Für die kaufmännische und steuerliche Aufbewahrung (HGB § 257, § 147 AO — 10 Jahre) ist die digitale Ablage ausreichend, sofern revisionssicher.
Wie lange müssen Kaufverträge aufbewahrt werden?
Kaufverträge über Immobilien sind als Handelsbriefe und steuerlich relevante Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren (HGB § 257 Abs. 4, § 147 Abs. 3 AO). Bei Gewährleistungs- oder Schadenersatz-Streitigkeiten verlängert sich die Frist entsprechend der Verjährungsfrist. Docuflair setzt Retention pro Dokumentenart automatisch und unterstützt Legal-Hold bei laufenden Verfahren.
Können unterschiedliche Detail-Level pro Investor/Stakeholder freigegeben werden?
Ja. Docuflair Workflow kombiniert mit Redact erlaubt selektive Exporte mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden: Limited Partner (LP) erhalten konsolidierte Reportings, Beiräte bekommen Zwischenprüfungs-Zugriff, finanzierende Banken sehen nur den für die Kreditprüfung relevanten Ausschnitt. Sensible PII (Mieter-Namen, Kontoverbindungen) wird je nach Empfängerkreis unterschiedlich aggressiv geschwärzt.
Wie sicher ist der Daten-Austausch mit externen Beratern (Anwälte, Steuerberater)?
Externe Berater erhalten zeitlich befristete, rollenbasierte Zugriffe auf den Transaktions-Datenraum. Alle Aktionen (Öffnen, Download, Druck) werden protokolliert. Es entsteht keine Kopie außerhalb Ihrer Infrastruktur, da Docuflair On-Premises betrieben wird. Nach Abschluss oder Abbruch der Transaktion können die Zugriffe per Mausklick entzogen und die zugehörigen Downloads protokolliert werden.
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