Notar-Unterlagen archivieren.
Due Diligence digital.
Investoren-Akten GoBD-konform.
Docuflair für den Immobilienhandel: Revisionssichere Kaufakten-Archivierung, digitale Due-Diligence-Datenräume mit Audit-Trail, PII-Schwärzung für Verkäufer-/Mieter-Daten vor Investoren-Einsicht. 100 % On-Premises.
Zwischen Transaktions-Tempo und Dokumentations-Pflicht
Kaufverträge & Notar-Urkunden
Kaufverträge, notarielle Urkunden und Grundbuch-Auszüge sind 10+ Jahre rechtssicher zu archivieren — jederzeit auffindbar für Gewährleistungs-, Gerichts- und Prüfungs-Fälle.
Due Diligence bei Portfolio-Deals
Portfolio-Transaktionen umfassen hunderte Dokumente (Mietverträge, Wartung, Gutachten). Externe Berater brauchen strukturierten Zugriff — strikt vertraulich, mit lückenlosem Audit-Trail.
Mieter-PII vor Portfolio-Verkauf
Vor einem Portfolio-Verkauf oder Share-Deal müssen Mieter- und Verkäufer-PII aus hunderten Mietverträgen und Korrespondenzen geschwärzt werden — manuell nicht leistbar.
Investoren-Reporting mit Abstufungen
Verschiedene Stakeholder brauchen verschiedene Detail-Level: Limited Partner sehen konsolidierte Reportings, Beiräte sehen Zwischenprüfungs-Details, finanzierende Banken sehen Cash-Flow-Ausschnitte.
So unterstützt Docuflair den Immobilienhandel
GoBD-konforme Langzeit-Ablage
Notar-Urkunden, Kaufverträge, Grundbuch-Auszüge und Gewährleistungs-Unterlagen werden mit SHA-256-Hash revisionssicher für 10+ Jahre archiviert. Legal-Hold bei laufenden Verfahren.
Mehr zu ArchivePII-Schwärzung vor Portfolio-Verkauf
Mieter- und Verkäufer-Daten in Mietverträgen und Korrespondenzen werden automatisch geschwärzt. Verschiedene Schwärzungsgrade pro Empfängerkreis (LP, Bank, Anwalt, Sachverständiger).
Mehr zu RedactDue-Diligence-Datenraum mit Audit-Trail
Mandantenfähiger Datenraum pro Transaktion, zeitlich befristete Zugriffe für externe Berater, lückenlose Protokollierung aller Öffnungs-, Download- und Druck-Aktionen.
Mehr zu WorkflowSelektive Exports pro Stakeholder
Unterschiedliche Detaillierungsgrade pro Investor, Beirat oder Bank — aus einer Quelle, ohne parallele Versionspflege. Original bleibt im Archiv, jeder Export wird dokumentiert.
Mehr zur ZugriffskontrolleImmobilien-Transaktion in 5 Schritten
Projekt bzw. Transaktion anlegen
Neue Transaktion oder Projektentwicklung als eigenen Mandanten anlegen. Zugriffsrechte für internes Team und externe Berater definieren.
Dokumente digital erfassen
Kaufverträge, Notar-Urkunden, Grundbuch-Auszüge, Mietverträge und Gutachten scannen oder digital importieren, mit Metadaten indizieren.
Drittdaten schwärzen
Mieter- und Verkäufer-PII vor Portfolio-Verkauf automatisch schwärzen. Verschiedene Schwärzungsgrade pro Empfängerkreis konfigurierbar.
Due Diligence freigeben
Datenraum öffnen, externe Berater mit zeitlich befristeten, rollenbasierten Rechten einladen. Jeder Zugriff im Audit-Trail dokumentiert.
Archivieren + Audit-Trail
Nach Closing wird die Transaktionsakte GoBD-konform 10+ Jahre revisionssicher archiviert. Audit-Trail dient als Nachweis für Betriebsprüfungen.
Typische Szenarien im Immobilienhandel
Bauträger-Projektentwicklung
Bauträger mit mehreren parallelen Projektentwicklungen: Vom Grundstücks-Ankauf über Baugenehmigung bis zur WEG-Aufteilung und Einzel-Verkauf. Fokus: saubere Projekt-Akte, schnelle Bereitstellung für Banken.
- Ein Projekt — ein Mandant
- Finanzierungs-Nachweise per Klick
- Übergabe an WEG-Verwaltung nach Fertigstellung
Portfolio-Transaktion (Asset Deal / Share Deal)
Institutioneller Investor verkauft ein Wohnportfolio mit 200+ Einheiten. Hunderte Mietverträge, Wartungsakten und Gutachten werden im Datenraum strukturiert, geschwärzt und externen Kaufinteressenten nachvollziehbar zur Verfügung gestellt.
- Due-Diligence-Datenraum in Tagen statt Wochen
- Mieter-PII automatisch geschwärzt
- Lückenloser Zugriffs-Audit-Trail
REIT Investoren-Reporting
Offener Immobilienfonds oder REIT mit breiter Investoren-Basis. Unterschiedliche Detail-Level für Limited Partner, Beirat, BaFin-Prüfer und finanzierende Banken aus einer Quelle — ohne parallele Versionspflege.
- LP-, Beirats- und Bank-Sicht aus einer Quelle
- BaFin-konforme Dokumentation
- Jeder Export im Audit-Trail
Die wichtigsten Module für den Immobilienhandel
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für Projektentwicklung und M&A
Docuflair Archive
GoBD-konforme Langzeit-Archivierung mit SHA-256, Retention-Regeln pro Dokumentenart, Legal-Hold.
Mehr erfahrenDocuflair Redact
Automatische PII-Schwärzung in Mietverträgen und Korrespondenzen — unterschiedliche Grade pro Empfängerkreis.
Mehr erfahrenDocuflair Workflow
Due-Diligence-Datenräume mit rollenbasiertem Zugriff, zeitlich befristete Einladungen, lückenloser Audit-Trail.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
HGB § 257
Kaufmännische Aufbewahrung: 10 Jahre für Handelsbriefe, Buchungsbelege und Verträge. Revisionssichere Ablage mit SHA-256-Hash.
§ 147 AO
Abgabenordnung: 10-jährige Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Unterlagen; GoBD-konforme Archivierung unterstützt die Betriebsprüfung.
DSGVO
PII-Schwärzung vor Investoren-Einsicht, strukturierte Auskunftsanfragen von Mietern oder Verkäufern, DSGVO-konforme Lösch-Workflows.
BGB §§ 433–453
Kaufrecht: rechtssichere Archivierung von Kaufverträgen inklusive Gewährleistungs-Unterlagen, Legal-Hold bei laufenden Streitigkeiten.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für den Immobilienhandel
Wie unterstützt Docuflair Due-Diligence bei Immobilien-Transaktionen?
Docuflair bildet Due-Diligence-Datenräume pro Transaktion ab: alle Dokumente (Kaufverträge, Mietverträge, Wartungsakten, Gutachten, Grundbuch-Auszüge) werden mandantenfähig isoliert, PII in Mieter- und Verkäufer-Dokumenten automatisch geschwärzt, Zugriffsrechte für externe Berater (Anwälte, Steuerberater, Sachverständige) präzise gesetzt. Jeder Zugriff und Download wird lückenlos im Audit-Trail mit Zeitstempel und Empfänger dokumentiert.
Können Notar-Urkunden digital archiviert werden?
Ja. Notarielle Urkunden können als Scan oder als digital übermittelte Ausfertigung in Docuflair Archive abgelegt werden. Der SHA-256-Hash sichert die Integrität des archivierten Dokuments; die Original-Urkunde selbst verbleibt beim Notar. Für die kaufmännische und steuerliche Aufbewahrung (HGB § 257, § 147 AO — 10 Jahre) ist die digitale Ablage ausreichend, sofern revisionssicher.
Wie lange müssen Kaufverträge aufbewahrt werden?
Kaufverträge über Immobilien sind als Handelsbriefe und steuerlich relevante Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren (HGB § 257 Abs. 4, § 147 Abs. 3 AO). Bei Gewährleistungs- oder Schadenersatz-Streitigkeiten verlängert sich die Frist entsprechend der Verjährungsfrist. Docuflair setzt Retention pro Dokumentenart automatisch und unterstützt Legal-Hold bei laufenden Verfahren.
Können unterschiedliche Detail-Level pro Investor/Stakeholder freigegeben werden?
Ja. Docuflair Workflow kombiniert mit Redact erlaubt selektive Exporte mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden: Limited Partner (LP) erhalten konsolidierte Reportings, Beiräte bekommen Zwischenprüfungs-Zugriff, finanzierende Banken sehen nur den für die Kreditprüfung relevanten Ausschnitt. Sensible PII (Mieter-Namen, Kontoverbindungen) wird je nach Empfängerkreis unterschiedlich aggressiv geschwärzt.
Wie sicher ist der Daten-Austausch mit externen Beratern (Anwälte, Steuerberater)?
Externe Berater erhalten zeitlich befristete, rollenbasierte Zugriffe auf den Transaktions-Datenraum. Alle Aktionen (Öffnen, Download, Druck) werden protokolliert. Es entsteht keine Kopie außerhalb Ihrer Infrastruktur, da Docuflair On-Premises betrieben wird. Nach Abschluss oder Abbruch der Transaktion können die Zugriffe per Mausklick entzogen und die zugehörigen Downloads protokolliert werden.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Immobilienunterlagen in Österreich?
Für die meisten Geschäftsunterlagen gelten sieben Jahre nach § 132 BAO und § 212 UGB; bei grundstücksbezogenen Unterlagen verlängert sich die Frist auf bis zu 22 Jahre. Docuflair archiviert Kauf-, Miet- und Verwaltungsakten revisionssicher im PDF/A-Format mit Audit-Trail – über die gesamte Frist hinweg.
Wie unterstützt Docuflair Schweizer Immobilienunternehmen bei der Archivierung?
Geschäftsbücher und Belege sind in der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR, GeBüV), grundstücksbezogene Unterlagen 20 Jahre. Docuflair legt Immobilienakten revisionssicher und unveränderbar ab und erfüllt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) für personenbezogene Mieter- und Eigentümerdaten.
Weitere Lösungen für die Immobilienbranche
Immobilienmakler
Exposé-PII-Schwärzung, MaBV-Archivierung, digitale Maklerverträge für Einzel-Makler, Maklerbüros und Franchise-Netze.
Zur Makler-LösungImmobilienverwaltung
Mietakten, WEG-Beschlüsse, Multi-Objekt-Mandantenfähigkeit für Hausverwaltungen und Facility Manager.
Zur Verwaltungs-LösungUnternehmen
Enterprise-Dokumentenmanagement für Konzerne mit eigenem Real-Estate- oder M&A-Desk.
Zur Enterprise-LösungNotar-Unterlagen archivieren. Due Diligence digital. Investoren-Akten GoBD-konform.
15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen, wie Docuflair Due-Diligence-Datenräume in Tagen statt Wochen aufsetzt, Mieter-PII automatisch schwärzt und Kaufakten 10+ Jahre revisionssicher archiviert.
Compliance in der DACH-Region und der EU
Docuflair unterstützt die Aufbewahrungs- und Datenschutzanforderungen von Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie die DSGVO in der gesamten Europäischen Union.
Deutschland
GoBD, § 147 AO und § 257 HGB: revisionssichere Aufbewahrung von Kauf-, Miet- und Verwaltungsakten; DSGVO-konforme Verarbeitung von Mieter- und Eigentümerdaten.
Österreich
§ 132 BAO und § 212 UGB: sieben Jahre, bei grundstücksbezogenen Unterlagen bis zu 22 Jahre – ideal für langlebige Immobilienakten.
Schweiz
Art. 958f OR und GeBüV: zehn Jahre, grundstücksbezogene Unterlagen 20 Jahre; revDSG für personenbezogene Mieter- und Eigentümerdaten.