Dokumentenmanagement für die Immobilienwirtschaft | Verwaltung, Handel & Vermittlung

Die Herausforderung

Personenbezogene Daten, lange Aufbewahrung, viele Beteiligte — alles gleichzeitig

PII in Exposés bei Veröffentlichung

Eigentümernamen, Anschriften, Telefonnummern und finanzielle Details dürfen nicht in öffentliche Portale gelangen. Vor jeder Veröffentlichung braucht es eine zuverlässige Schwärzung.

10+ Jahre Vertrags- und Notar-Aufbewahrung

Notarielle Urkunden und Kaufverträge müssen nach HGB § 257 und § 147 AO mindestens 10 Jahre archiviert werden. Strittige Mietakten erfordern sogar 30+ Jahre.

Mieter- und Verkäuferdaten bei Due Diligence

Vor einem Portfolio-Verkauf oder Share Deal müssen Mieter- und Verkäufer-PII in hunderten Mietverträgen und Schreiben geschwärzt werden — manuell nicht skalierbar.

Viele Objekte, viele Mandanten, ein Unternehmen

Maklerketten, Hausverwaltungen und Investoren bearbeiten hunderte Objekte parallel. Ohne strikte Mandantenfähigkeit sind Datenlecks kaum zu verhindern.

Die Lösung

Wie Docuflair die Immobilienwirtschaft unterstützt

Automatische PII-Schwärzung

Docuflair Redact erkennt Eigentümer-, Mieter-, Verkäufer- und Dritt-PII automatisch — für Exposé-Veröffentlichung, Mietakten-Übergabe oder Investor-Due-Diligence. Unterschiedliche Schwärzungsstufen je Empfänger.

Mehr zu Redact

Revisionssichere Archivierung

SHA-256-gehashte Archivierung für Mietverträge, Kaufverträge, notarielle Urkunden und WEG-Protokolle. Aufbewahrungsregeln je Dokumenttyp — 5, 10, 30+ Jahre mit automatischem Legal Hold.

Mehr zu Archive

Workflow & Due-Diligence-Datenräume

Interessenten-Workflow für Makler, Beschluss-Workflow für Verwalter, Due-Diligence-Datenräume für Investoren. Zeitlich begrenzte, rollenbasierte Zugriffe für externe Berater, lückenloser Audit-Trail.

Mehr zu Workflow

Mandantenfähigkeit

Jedes Objekt, jedes Mandat oder jede Transaktion erhält einen eigenen Mandanten — strikte Datentrennung, eigener Audit-Trail und feingranulare Rollenrechte. Ideal für Franchise-Netzwerke, Hausverwaltungen und Investoren mit mehreren SPVs.

Mehr zu Access Control

Der Ablauf

Immobilien-Dokumente in 5 Schritten

1

Objekt- oder Transaktions-Mandanten anlegen

Jedes Objekt, Mandat, jede WEG oder Transaktion wird als eigener Mandant mit dedizierten rollenbasierten Berechtigungen angelegt.

2

Dokumente erfassen

Exposés, Mietverträge, WEG-Protokolle, Kaufverträge und notarielle Urkunden scannen oder importieren — mit Metadaten-Indexierung.

3

PII schwärzen

Personenbezogene Daten — Eigentümer, Mieter, Verkäufer oder Dritte — werden automatisch vor Veröffentlichung, Übergabe oder externer Freigabe geschwärzt. Originale bleiben im Archiv unverändert.

4

Freigeben und Zugriff gewähren

Freigabeworkflows ausführen, zeitlich begrenzten Zugriff für Berater oder Investoren gewähren, jede Ansicht und jeden Download im SHA-256 Audit-Trail dokumentieren.

5

Archivieren und aufbewahren

Revisionssichere Archivierung mit Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp (5 Jahre MaBV, 10+ Jahre HGB/AO-Verträge, 30+ Jahre strittige Mietakten) und automatischem Legal Hold.

Sub-Segmente

Drei Sub-Segmente, eine Plattform

01

Immobilienmakler

Maklerbüros, Franchise-Makler und Wohnungsgenossenschaften fokussieren auf Objektvermarktung und Vertragsabschlüsse — bei gleichzeitiger Einhaltung von § 34c GewO, MaBV und DSGVO.

Exposé-PII-Schwärzung vor der Veröffentlichung
MaBV-konforme 5-Jahres-Aufbewahrung
Interessenten-Workflow mit DSGVO-konformer Löschung
Qualifizierte elektronische Signatur für Maklerverträge
Mobile Fotoerfassung bei Besichtigungen
Rollenbasierte Zugriffskontrolle für mehrere Niederlassungen

Eigene Seite für Makler

02

Immobilienverwaltung

WEG-Verwalter, Mietverwaltungen und interne Facility Manager arbeiten mit Mietakten langer Aufbewahrung und Eigentümerversammlungs-Protokollen.

WEG-Protokoll-Archivierung, 30+ Jahre bei Bedarf
Mieterakten-Verwaltung mit Blick auf Mietrechtsstreit
Mandantenfähigkeit — ein Mandant pro Objekt bzw. WEG
PII-Schwärzung für Einsichtsrechte (§ 18 WEG)
Integration in bestehende Verwaltungssoftware
Beschluss-Workflow mit Beirats-Hierarchie

Eigene Seite für Verwaltung

03

Immobilienhandel

Projektentwickler, Bauträger, Asset Manager, institutionelle Investoren und REITs wickeln Portfolio-Transaktionen und Investor-Reporting mit abgestufter Vertraulichkeit ab.

Notarielle Urkunden und Kaufverträge revisionssicher
Due-Diligence-Datenräume in Tagen statt Wochen
Automatische Mieter-/Verkäufer-PII-Schwärzung vor Share Deal
Gestuftes Investor-Reporting (LPs, Beirat, Banken)
Zeitlich begrenzter Zugriff für externe Berater
GoBD / HGB § 257 / § 147 AO-konforme Aufbewahrung

Eigene Seite für Handel

Empfohlene Module

Die Kernmodule für die Immobilienwirtschaft

Top-3-Kernprodukte plus ergänzende Module für die gesamte Wertschöpfungskette

Docuflair Redact

Automatische PII-Schwärzung in Exposés, Mietverträgen und Due-Diligence-Dokumenten — mit unterschiedlichen Schwärzungsstufen je Empfänger.

Mehr erfahren

Docuflair Archive

Revisionssichere Archivierung mit SHA-256, Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp, Legal Hold und automatischer Fristenüberwachung.

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Docuflair Workflow

Interessenten-Bearbeitung, Beschluss-Routing und Due-Diligence-Datenräume mit rollenbasiertem, zeitlich begrenztem Zugriff für Externe.

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Weitere relevante Module

Alle Produkte ansehen

Rechtsrahmen

Welche Rechtsgrundlagen Docuflair unterstützt

§ 34c GewO

Erlaubnispflicht für Immobilienmakler, Bauträger und Baubetreuer — strukturierte Mandantenakten als Nachweis für die zuständige Gewerbeaufsicht.

MaBV

Makler- und Bauträgerverordnung: 5-jährige Aufbewahrung aller Vertrags- und Nachweisunterlagen, rechtskonforme Trennung fremder Gelder in der Dokumentation.

DSGVO

PII-Schwärzung in Exposés und bei Due Diligence, strukturiertes Handling von Auskunfts- und Löschpflichten, DSGVO-konforme Archivierung mit Aufbewahrungs- und Löschworkflows.

BGB §§ 652–655 + HGB § 257

Maklervertragsrecht (BGB) und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten (HGB § 257 und § 147 AO — 10 Jahre) mit Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp und automatischem Legal Hold.

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Immobilienwirtschaft

Unterstützt Docuflair die gesamte Immobilien-Wertschöpfungskette?

Ja. Docuflair deckt die drei Kernsegmente der Immobilienwirtschaft ab: Vermittlung (Exposé-Schwärzung, MaBV-Aufbewahrung, digitale Vertragsunterzeichnung), Verwaltung (Mietakten, WEG-Protokolle, strikte Mandantentrennung über hunderte Objekte) sowie Handel und Investment (Kaufverträge, notarielle Urkunden, Due-Diligence-Datenräume, Investor-Reporting mit abgestufter Vertraulichkeit). Alle drei Segmente laufen auf derselben On-Premises-Plattform, Daten verlassen Ihre Infrastruktur nie.

Wie geht Docuflair mit DSGVO-konformer Exposé-Veröffentlichung um?

Docuflair Redact erkennt Eigentümernamen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere PII in Exposé-Dokumenten automatisch. Diese werden vor der Veröffentlichung auf Portalen wie ImmoScout24, Immowelt oder der eigenen Website unwiderruflich geschwärzt. Eine unredigierte Version bleibt intern für geprüfte Kaufinteressenten verfügbar. Der gesamte Ablauf wird im SHA-256 Audit-Trail protokolliert.

Kann Docuflair mehrere Objekte oder Mandate strikt getrennt verwalten?

Ja. Docuflair ist vollständig mandantenfähig: Jedes Objekt, jede WEG, jedes Verwaltungsmandat oder jede Transaktion erhält einen eigenen Mandanten mit dedizierten rollenbasierten Berechtigungen, eigenem Audit-Trail und strikter Datentrennung. Franchise-Makler, Maklerketten mit mehreren Niederlassungen, Hausverwaltungen mit hunderten Objekten oder Investoren mit mehreren Objektgesellschaften (SPVs) behalten so strikte Trennung und erhalten bei Bedarf trotzdem eine konsolidierte Zentral-Sicht.

Unterstützt Docuflair Due-Diligence-Datenräume?

Ja. Docuflair Workflow liefert zusammen mit Redact und Access Control einen vollwertigen Due-Diligence-Datenraum pro Transaktion: zeitlich begrenzte, rollenbasierte Einladungen für externe Berater (Anwälte, Steuerberater, Gutachter), automatische Mieter- und Verkäufer-PII-Schwärzung auf unterschiedlichen Stufen je nach Empfänger sowie ein lückenloser Audit-Trail über jede Ansicht, jeden Download und jeden Ausdruck. Da Docuflair On-Premises läuft, verlassen keine Daten Ihre Infrastruktur.

Ist Docuflair für internationale Investoren mit strengen Vertraulichkeitsanforderungen geeignet?

Ja. Docuflair läuft ausschließlich On-Premises oder in einer Private Cloud — keine US-Cloud-Abhängigkeiten, keine externe Telemetrie, keine grenzüberschreitenden Datenflüsse, außer Sie exportieren Dokumente explizit. Damit ist die Plattform geeignet für institutionelle Investoren, Family Offices und Staatsfonds mit strengen Vertraulichkeitspflichten oder Datenlokalisierungs-Anforderungen (DSGVO, Schrems II, CLOUD-Act-Risiken).

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Immobilienmakler

Exposé-Schwärzung, MaBV-Aufbewahrung, Interessenten-Workflow und digitale Signaturen für Maklerverträge.

Für Makler

Immobilienverwaltung

WEG-Protokolle, Mieterakten, Mandantenfähigkeit und DSGVO-konformes Einsichtsrechte-Handling nach § 18 WEG.

Für Verwaltung

Immobilienhandel

Kaufverträge, Due-Diligence-Datenräume, Investor-Reporting mit abgestufter Vertraulichkeit für Projektentwickler und Investoren.

Für Handel

Bau & Architektur

Für reine Bauprojekte und Planungsbüros siehe Baugewerbe + Architekten — Projektakten, LP1–LP9, BIM-Ablage und Bautagebuch.

Für Bau & Architektur

Exposés, Mietakten, Kaufverträge — eine Plattform.

15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen, wie Docuflair Exposé-PII schwärzt, Miet- und Kaufverträge revisionssicher archiviert und Due-Diligence-Datenräume auf derselben On-Premises-Plattform bereitstellt.

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