Lieferscheine erfassen.
Rechnungen verarbeiten.
Filialen vernetzen.
Eine zentrale Dokumentenablage für alle Filialen: Erfassen Sie Rechnungen automatisch, verarbeiten Sie Lieferscheine digital und archivieren Sie alles GoBD-konform. Standortübergreifend verfügbar, On-Premisesbetrieben.
Fehlt Ihren Filialen eine zentrale Dokumentenablage?
Rechnungsflut von Lieferanten
Dutzende Lieferanten, Hunderte Rechnungen pro Monat. Manuelle Erfassung bindet Personal und verzögert die Buchhaltung.
Dokumente in jeder Filiale
Jede Filiale hat eigene Ordner, eigene Ablage. Zentrale Auswertung und Kontrolle sind kaum möglich.
Lieferscheine verschwinden
Papier-Lieferscheine gehen verloren oder sind unleserlich. Bei Reklamationen fehlen Nachweise.
Kassenabrechnungen archivieren
GoBD-konforme Aufbewahrung von Kassenbelegen und Z-Bons über Jahre - ein organisatorischer Aufwand.
So unterstützt Docuflair Ihren Handel
Automatische Rechnungsverarbeitung
Docuflair erfasst Lieferantenrechnungen per OCR, extrahiert Daten und übergibt sie an die Buchhaltung. Das System überwacht Skontofristen.
Mehr zu InvoiceZentrale Filialverwaltung
Alle Filialen nutzen ein zentrales System. Jede Filiale erfasst Dokumente einheitlich, die Zentrale behält den Überblick.
Mehr zu ArchiveDigitale Lieferscheine
Scannen Sie Lieferscheine bei Warenannahme und ordnen Sie sie der Bestellung zu. Basis für Rechnungsprüfung und Reklamation.
Mehr zu ScanGoBD-konforme Archivierung
Alle steuerrelevanten Dokumente revisionssicher archiviert. Kassendaten, Rechnungen, Verträge - alles an einem Ort.
33 gute GründeTypische Handel-Workflows
Wareneingang dokumentieren
Scannen Sie Lieferscheine bei Warenannahme – Docuflair ordnet sie automatisch der Bestellung zu und erfasst Mengenabweichungen.
- Lückenlose Wareneingangsdoku
- Basis für Rechnungsprüfung
- Reklamationsnachweis
Lieferantenrechnungen verarbeiten
Docuflair erfasst Rechnungen automatisch, gleicht sie mit Bestellungen ab und leitet sie zur Freigabe weiter. Das System überwacht Skontofristen.
- Automatischer Bestellabgleich
- Skonto-Optimierung
- Integration in FiBu
Kassenarchivierung
Z-Bons, Kassenberichte und Transaktionsdaten werden täglich archiviert. GoBD-konform und schnell auffindbar bei Prüfungen.
- GoBD-konforme Ablage
- Schneller Zugriff bei Prüfung
- Automatische Archivierung
Die wichtigsten Module für den Handel
Docuflair Invoice
Automatische Rechnungserfassung mit OCR und Datenextraktion.
Mehr erfahrenDocuflair Scan
Dokumente digitalisieren mit OCR und automatischer Klassifizierung.
Mehr erfahrenDocuflair Archive
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit Audit-Trail.
Mehr erfahrenDocuflair Flow
Automatische Dokumentenverteilung und Workflow-Steuerung.
Mehr erfahrenMit Docuflair haben wir unsere Rechnungsverarbeitung um 70% beschleunigt. Lieferscheine sind jetzt sofort verfügbar und bei Betriebsprüfungen finden wir alle Belege in Sekunden.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair für den Handel
Lässt sich Docuflair in Warenwirtschaftssysteme integrieren?
Ja, Docuflair bietet flexible Schnittstellen für gängige Warenwirtschaftssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics, Sage und branchenspezifische Lösungen. Docuflair verarbeitet Rechnungen und Lieferscheine automatisch und übergibt sie an Ihr ERP-System.
Kann Docuflair filialübergreifend genutzt werden?
Ja, Docuflair unterstützt Multi-Standort-Installationen. Jede Filiale kann lokal scannen, während die Zentrale vollen Zugriff auf alle Dokumente hat. Das System skaliert von einzelnen Filialen bis zu Hunderten von Standorten.
Ist Docuflair GoBD-konform für den Handel?
Ja, Docuflair erfüllt alle GoBD-Anforderungen für die Archivierung steuerrelevanter Dokumente. Rechnungen, Kassendaten und Geschäftskorrespondenz werden revisionssicher und unveränderbar archiviert.
Wie werden Kassendaten und Z-Bons archiviert?
Docuflair erfasst Kassendaten, Z-Bons und Tagesabschlüsse automatisch und archiviert sie GoBD-konform. Bei Betriebsprüfungen sind alle Belege schnell auffindbar und exportierbar.
Können Lieferscheine direkt bei Warenannahme digitalisiert werden?
Ja, Docuflair scannt Lieferscheine bei Warenannahme und ordnet sie automatisch der Bestellung zu. Sie erfassen Mengenabweichungen und bilden so die Basis für die Rechnungsprüfung.
Wie lange dauert die Implementierung im Handel?
Eine typische Filial-Installation dauert 1-2 Tage. Die Anbindung an Warenwirtschaftssysteme kann je nach Komplexität 2-5 Tage zusätzlich erfordern. Wir bieten Schulungen für Filialmitarbeiter und Zentrale.
Erfüllt Docuflair die österreichischen Aufbewahrungspflichten?
Ja. Docuflair archiviert Belege und Geschäftsunterlagen revisionssicher gemäß § 132 BAO sowie §§ 190 und 212 UGB – sieben Jahre, bei grundstücksbezogenen Unterlagen bis zu 22 Jahre. Die elektronische Aufbewahrung erfüllt die Anforderungen an vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe, jeweils mit Zeitstempel, Audit-Trail und PDF/A-Format.
Gilt Docuflair auch für die Schweizer Aufbewahrungspflicht?
Ja. Für Schweizer Unternehmen archiviert Docuflair Geschäftsbücher und Buchungsbelege gemäß Art. 958f OR und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) zehn Jahre lang, grundstücksbezogene Unterlagen 20 Jahre. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange die Belege jederzeit lesbar und unveränderbar bleiben – gesichert durch Audit-Trail und PDF/A.
Compliance in der DACH-Region und der EU
Docuflair unterstützt die Aufbewahrungs- und Datenschutzanforderungen von Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie die DSGVO in der gesamten Europäischen Union.
Deutschland
GoBD, § 147 AO und § 257 HGB: revisionssichere Aufbewahrung steuer- und handelsrechtlicher Unterlagen (sechs bis zehn Jahre) mit Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Ordnungsmäßigkeit.
Österreich
§ 132 BAO sowie §§ 190 und 212 UGB: sieben Jahre Aufbewahrung, bei grundstücksbezogenen Unterlagen bis zu 22 Jahre – elektronisch mit vollständiger, geordneter und inhaltsgleicher Wiedergabe.
Schweiz
Art. 958f OR und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV): zehn Jahre Aufbewahrung (grundstücksbezogene Unterlagen 20 Jahre); elektronische Ablage zulässig bei jederzeitiger Lesbarkeit und Unveränderbarkeit.
So automatisieren Handelsunternehmen ihre Belegverarbeitung
Erleben Sie in einer Demo, wie Docuflair Ihre Dokumentenprozesse optimiert.
„Meine Lieblingsfunktion von Docuflair ist Scan-to-Office365 – Mitarbeiter sparen mehrere Arbeitsschritte in einem!“— Stephan Huter, System Engineer, Burton Europe