Studierendenakten digitalisieren.
Prüfungen sicher archivieren.
Verwaltung entlasten.
Von der Bewerbung bis zum Zeugnis – alles digital an einem Ort: Befreien Sie Ihre Verwaltung von Papierbergen und machen Sie Studierenden-Dokumente zentral durchsuchbar und revisionssicher verfügbar.
Versinkt Ihre Verwaltung in Papierbergen?
Papierberge im Studierendensekretariat
Bewerbungen, Immatrikulationen, Bescheinigungen - Tausende Dokumente pro Semester. Die Suche nach einer Akte dauert oft Minuten statt Sekunden.
Aufbewahrungsfristen für Prüfungen
Klausuren, Abschlussarbeiten, Prüfungsprotokolle müssen jahrelang aufbewahrt werden. Platzmangel und fehlende Systematik erschweren den Zugriff.
Dezentrale Aktenhaltung
Prüfungsamt, Studierendensekretariat, Fakultäten - jeder hat eigene Akten. Eine vollständige Studierendenakte existiert nirgends.
Datenschutz bei Studierendendaten
DSGVO, Landesdatenschutzgesetze, Hochschulrecht - die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten sind hoch.
So unterstützt Docuflair Ihre Bildungseinrichtung
Digitale Studierendenakte
Alle Dokumente zu einem Studierenden an einem Ort: Bewerbung, Immatrikulation, Leistungsnachweise, Korrespondenz. Zuordnung per Matrikelnummer.
Mehr zu ScanPrüfungsarchiv
Revisionssichere Archivierung von Klausuren, Abschlussarbeiten und Prüfungsprotokollen. Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen, automatische Löschung.
Mehr zu ArchiveAutomatische Dokumentenverteilung
Docuflair klassifiziert eingehende Dokumente automatisch und leitet sie an die zuständige Stelle weiter. OCR macht alles durchsuchbar.
Mehr zu FlowOn-Premises Datenschutz
Docuflair läuft auf Ihrer Hochschul-Infrastruktur. Sensible Studierendendaten verlassen nie Ihr Netzwerk. Volle DSGVO-Konformität.
33 gute GründeTypische Hochschul-Workflows mit Docuflair
Bewerbungsverarbeitung
Docuflair erfasst eingehende Bewerbungen automatisch, liest sie per OCR aus und ordnet sie dem Bewerbungsportal zu. Das System erkennt fehlende Unterlagen automatisch.
- 70% schnellere Bewerbungsbearbeitung
- Automatische Vollständigkeitsprüfung
- Digitale Bewerberakte
Prüfungsdokumentation
Klausuren werden nach der Korrektur gescannt und der Prüfungsakte zugeordnet. Vollständige Dokumentation für Widerspruchsverfahren und Archivierung.
- Revisionssichere Archivierung
- Schneller Zugriff bei Widersprüchen
- Automatische Löschung nach Frist
Altaktendigitalisierung
Bestehende Papierakten werden in Batch-Projekten digitalisiert und der Matrikelnummer zugeordnet. Platzsparende Archivierung, schnelle Recherche.
- Platzersparnis im Archiv
- Volltextsuche in allen Akten
- Standortunabhängiger Zugriff
Die wichtigsten Module für Bildungseinrichtungen
Docuflair Scan
Dokumente digitalisieren mit OCR und automatischer Klassifizierung.
Mehr erfahrenDocuflair Archive
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit Audit-Trail.
Mehr erfahrenDocuflair Flow
Automatische Dokumentenverteilung und regelbasierte Workflows.
Mehr erfahrenDocuflair Connect
Integration in Campus-Management-Systeme (HIS, SAP).
Mehr erfahrenSeit der Einführung von Docuflair finden unsere Mitarbeiter Studierendenakten in Sekunden statt Minuten. Die digitale Prüfungsarchivierung hat uns enormen Platz im Keller erspart.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair für Bildungseinrichtungen
Wie unterstützt Docuflair die Studierendenverwaltung?
Docuflair digitalisiert Studierendenakten inklusive Immatrikulationsunterlagen, Prüfungsleistungen und Korrespondenz. Alle Dokumente werden der Matrikelnummer zugeordnet und sind sofort auffindbar.
Können Prüfungsunterlagen revisionssicher archiviert werden?
Ja, Docuflair Archive archiviert Prüfungsunterlagen revisionssicher und langfristig gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Der vollständige Audit-Trail dokumentiert jeden Zugriff.
Ist Docuflair DSGVO-konform für Studierendendaten?
Ja, Docuflair läuft zu 100% On-Premisesauf Ihrer Hochschul-Infrastruktur. Sensible Studierendendaten verlassen nie Ihr Netzwerk. Sie behalten die volle Kontrolle über alle personenbezogenen Daten.
Kann Docuflair in bestehende Hochschulsysteme integriert werden?
Ja, Docuflair bietet flexible Schnittstellen zur Integration in Campus-Management-Systeme wie HIS, SAP Campus Management oder andere Verwaltungssoftware. Docuflair bindet sich über REST API oder Dateiexport an.
Wie werden Bewerbungsunterlagen verarbeitet?
Docuflair erfasst eingehende Bewerbungen automatisch, klassifiziert sie und ordnet sie dem Bewerbungsportal zu. OCR extrahiert relevante Daten wie Name, Studiengang und Abschlussnoten für die weitere Verarbeitung.
So modernisieren Hochschulen ihre Verwaltung
Erleben Sie in einer persönlichen Demo, wie Docuflair Ihre Dokumentenprozesse optimiert.
„Kein Hotline, keine Warteschleife – stattdessen direkte Ansprechpartner, die sofort antworten. So sollte Support heute funktionieren.“— IT-Services, IMC Hochschule Krems