Für Bildungseinrichtungen

Studierendenakten digitalisieren.
Prüfungen sicher archivieren.
Verwaltung entlasten.

Docuflair unterstützt Hochschulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen bei der digitalen Transformation: Von der Bewerbung über die Immatrikulation bis zum Zeugnis - alle Dokumente zentral, durchsuchbar und revisionssicher.

Hochschul-Demo anfordern Beratung
100% On-Premises DSGVO-konform Revisionssicher
Docuflair für Bildungseinrichtungen - Digitale Studierendenakten
Die Herausforderung

Kennen Sie diese Probleme?

Papierberge im Studierendensekretariat

Bewerbungen, Immatrikulationen, Bescheinigungen - Tausende Dokumente pro Semester. Die Suche nach einer Akte dauert oft Minuten statt Sekunden.

Aufbewahrungsfristen für Prüfungen

Klausuren, Abschlussarbeiten, Prüfungsprotokolle müssen jahrelang aufbewahrt werden. Platzmangel und fehlende Systematik erschweren den Zugriff.

Dezentrale Aktenhaltung

Prüfungsamt, Studierendensekretariat, Fakultäten - jeder hat eigene Akten. Eine vollständige Studierendenakte existiert nirgends.

Datenschutz bei Studierendendaten

DSGVO, Landesdatenschutzgesetze, Hochschulrecht - die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten sind hoch.

Die Lösung

So unterstützt Docuflair Ihre Bildungseinrichtung

Digitale Studierendenakte

Alle Dokumente zu einem Studierenden an einem Ort: Bewerbung, Immatrikulation, Leistungsnachweise, Korrespondenz. Zuordnung per Matrikelnummer.

Mehr zu Scan

Prüfungsarchiv

Revisionssichere Archivierung von Klausuren, Abschlussarbeiten und Prüfungsprotokollen. Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen, automatische Löschung.

Mehr zu Archive

Automatische Dokumentenverteilung

Eingehende Dokumente werden automatisch klassifiziert und an die zuständige Stelle weitergeleitet. OCR macht alles durchsuchbar.

Mehr zu Flow

On-Premises Datenschutz

Docuflair läuft auf Ihrer Hochschul-Infrastruktur. Sensible Studierendendaten verlassen nie Ihr Netzwerk. Volle DSGVO-Konformität.

33 gute Gründe
Anwendungsfälle

Typische Hochschul-Workflows mit Docuflair

01

Bewerbungsverarbeitung

Eingehende Bewerbungen werden automatisch erfasst, per OCR ausgelesen und dem Bewerbungsportal zugeordnet. Fehlende Unterlagen werden automatisch erkannt.

  • 70% schnellere Bewerbungsbearbeitung
  • Automatische Vollständigkeitsprüfung
  • Digitale Bewerberakte
02

Prüfungsdokumentation

Klausuren werden nach der Korrektur gescannt und der Prüfungsakte zugeordnet. Vollständige Dokumentation für Widerspruchsverfahren und Archivierung.

  • Revisionssichere Archivierung
  • Schneller Zugriff bei Widersprüchen
  • Automatische Löschung nach Frist
03

Altaktendigitalisierung

Bestehende Papierakten werden in Batch-Projekten digitalisiert und der Matrikelnummer zugeordnet. Platzsparende Archivierung, schnelle Recherche.

  • Platzersparnis im Archiv
  • Volltextsuche in allen Akten
  • Standortunabhängiger Zugriff
Empfohlene Module

Die wichtigsten Module für Bildungseinrichtungen

Docuflair Scan

Dokumente digitalisieren mit OCR und automatischer Klassifizierung.

Mehr erfahren

Docuflair Archive

Revisionssichere Langzeitarchivierung mit Audit-Trail.

Mehr erfahren

Docuflair Flow

Automatische Dokumentenverteilung und regelbasierte Workflows.

Mehr erfahren

Docuflair Connect

Integration in Campus-Management-Systeme (HIS, SAP).

Mehr erfahren
70%
Schnellere Aktenrecherche
50%
Weniger Verwaltungsaufwand
100%
On-Premises
0
Papierchaos
Seit der Einführung von Docuflair finden unsere Mitarbeiter Studierendenakten in Sekunden statt Minuten. Die digitale Prüfungsarchivierung hat uns enormen Platz im Keller erspart.
Fachhochschule Studierendensekretariat
Häufige Fragen

FAQ für Bildungseinrichtungen

Docuflair digitalisiert Studierendenakten inklusive Immatrikulationsunterlagen, Prüfungsleistungen und Korrespondenz. Alle Dokumente werden der Matrikelnummer zugeordnet und sind sofort auffindbar.

Ja, Docuflair Archive ermöglicht die revisionssichere Langzeitarchivierung von Prüfungsunterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Der vollständige Audit-Trail dokumentiert jeden Zugriff.

Ja, Docuflair läuft zu 100% On-Premises auf Ihrer Hochschul-Infrastruktur. Sensible Studierendendaten verlassen nie Ihr Netzwerk. Sie behalten die volle Kontrolle über alle personenbezogenen Daten.

Ja, Docuflair bietet flexible Schnittstellen zur Integration in Campus-Management-Systeme wie HIS, SAP Campus Management oder andere Verwaltungssoftware. Die Anbindung erfolgt über REST API oder Dateiexport.

Eingehende Bewerbungen werden automatisch erfasst, klassifiziert und dem Bewerbungsportal zugeordnet. OCR extrahiert relevante Daten wie Name, Studiengang und Abschlussnoten für die weitere Verarbeitung.

Bereit für die digitale Hochschulverwaltung?

Erleben Sie in einer persönlichen Demo, wie Docuflair Ihre Dokumentenprozesse optimiert.

Hochschul-Demo anfordern +43 3112 47853