Sensible Dokumente sicher verwalten.
Aufträge digital organisieren.
Vorsorge zuverlässig archivieren.
Bewahren Sie sensible Dokumente mit der gebotenen Sorgfalt: Sterbeurkunden, Auftragsunterlagen und Vorsorgevereinbarungen werden sicher archiviert und sind sofort auffindbar. 100 % On-Premises und DSGVO-konform.
Erschwert Papierverwaltung Ihre sensible Arbeit?
Viele sensible Dokumente
Sterbeurkunden, Vollmachten, Vorsorgevereinbarungen - zahlreiche vertrauliche Unterlagen müssen sicher verwaltet und schnell gefunden werden.
Lange Aufbewahrungsfristen
Bestattungsunterlagen und Vorsorgeverträge müssen oft Jahrzehnte aufbewahrt werden. Die Ablage in Papierform wird schnell unübersichtlich.
Höchste Diskretion erforderlich
Daten von Verstorbenen und trauernden Angehörigen erfordern besondere Sorgfalt. Ein Datenleck kann das Vertrauen nachhaltig beschädigen.
Schneller Zugriff im Trauerfall
Wenn Vorsorgekunden versterben, müssen die hinterlegten Wünsche und Vereinbarungen sofort verfügbar sein - auch außerhalb der Bürozeiten.
So unterstützt Docuflair Ihr Bestattungsinstitut
Sichere Archivierung von Sterbeurkunden
Alle Dokumente zu einem Sterbefall an einem Ort: Sterbeurkunde, Vollmachten, Verträge, Korrespondenz. Sofortiger Zugriff per Auftrags- oder Aktenzeichen.
Mehr zu ArchiveDigitale Auftragsverwaltung
Bestattungsaufträge digital erfassen, Checklisten abhaken, Dokumente zuordnen. Der komplette Auftragsstatus immer im Blick.
Mehr zu FlowDatenschutzkonforme Ablage
Docuflair läuft auf Ihrer Infrastruktur. Sensible Daten von Verstorbenen und Angehörigen verlassen nie Ihr Netzwerk. Volle Kontrolle, volle Diskretion.
33 gute GründeLangzeitarchivierung für Vorsorge
Vorsorgevereinbarungen revisionssicher archiviert. Automatische Fristenverwaltung und sofortiger Zugriff im Vorsorgefall.
Mehr zu ArchiveTypische Workflows im Bestattungswesen
Auftragsunterlagen digitalisieren
Scannen Sie Sterbeurkunden, Vollmachten und Verträge – Docuflair liest sie per OCR aus und ordnet sie automatisch dem Auftragsordner zu.
- Sofortige Verfügbarkeit aller Unterlagen
- Automatische Auftragszuordnung
- Volltextsuche in allen Dokumenten
Vorsorgevereinbarungen verwalten
Docuflair digitalisiert Bestattungsvorsorge-Verträge und archiviert sie sicher. Bei Eintritt des Vorsorgefalls sind alle Wünsche sofort abrufbar.
- Schneller Zugriff im Vorsorgefall
- Alle Wünsche dokumentiert
- Jahrzehntelange Archivierung
Behördliche Dokumente archivieren
Docuflair legt Sterbeurkunden, Kremationsbescheinigungen und amtliche Genehmigungen revisionssicher ab – bei Bedarf sofort nachweisbar.
- Revisionssichere Ablage
- Audit-Trail für jeden Zugriff
- Aufbewahrungsfristen automatisiert
Die wichtigsten Module für Bestattungsinstitute
Docuflair Scan
Sterbeurkunden und Vertragsunterlagen digitalisieren mit OCR und automatischer Zuordnung.
Mehr erfahrenDocuflair Archive
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit Aufbewahrungsfristenverwaltung.
Mehr erfahrenDocuflair Access Control
Granulare Zugriffsrechte für sensible Unterlagen von Verstorbenen und Angehörigen.
Mehr erfahrenDocuflair Connect
Integration in Bestattungssoftware und kaufmännische Systeme.
Mehr erfahrenMit Docuflair finden wir alle Unterlagen zu einem Vorsorgefall in Sekunden. Das gibt uns die Sicherheit, dass wir die Wünsche unserer Vorsorgekunden zuverlässig erfüllen können.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair für Bestattungsinstitute
Wie lange müssen Bestattungsunterlagen aufbewahrt werden?
Bestattungsunterlagen wie Sterbeurkunden, Verträge und Abrechnungen müssen je nach Dokumenttyp 10-30 Jahre aufbewahrt werden. Docuflair verwaltet diese Fristen automatisch und erinnert rechtzeitig vor Ablauf.
Wie werden sensible Trauerdaten geschützt?
Docuflair läuft zu 100% On-Premises auf Ihrer Infrastruktur. Sensible Daten von Verstorbenen und Angehörigen verlassen nie Ihr Netzwerk. Zusätzlich schützt eine granulare Zugriffskontrolle vor unbefugtem Zugriff.
Kann Docuflair in Bestattungssoftware integriert werden?
Ja, Docuflair bietet flexible Schnittstellen (REST API, Dateiexport, Hotfolder) zur Integration in branchenspezifische Bestattungssoftware und kaufmännische Systeme.
Wie werden Vorsorgedokumente verwaltet?
Docuflair digitalisiert und verschlagwortet Vorsorgedokumente. Sie finden sie sofort über den Namen oder die Vorsorgevereinbarungsnummer. Bei Eintritt des Vorsorgefalls sind alle Wünsche und Vereinbarungen direkt verfügbar.
Können mehrere Standorte auf die gleichen Dokumente zugreifen?
Ja, Mit Docuflair greifen Sie standortübergreifend auf Dokumente zu. Filialen können zentral verwaltete Vorlagen und Formulare nutzen sowie auf übergreifende Auftragsdaten zugreifen - natürlich mit entsprechenden Berechtigungen.
Erfüllt Docuflair die österreichischen Datenschutzvorgaben für sensible Unterlagen?
Ja. Docuflair erfasst, schwärzt und archiviert sensible Unterlagen revisionssicher und DSGVO- sowie DSG-konform und lässt sich in die elektronische Aktenführung (ELAK) einbinden. Personenbezogene Daten werden zuverlässig pseudonymisiert oder geschwärzt – Betrieb On-Premises oder dedizierte Private Cloud, alle Daten bleiben im Haus.
Ist Docuflair für Schweizer Stellen mit sensiblen Personendaten geeignet?
Ja. Docuflair erfüllt das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023) und archiviert sensible Unterlagen revisionssicher und unveränderbar. Der Betrieb On-Premises oder in dedizierter Private Cloud stellt sicher, dass Personendaten die Schweiz nicht verlassen.
Compliance in der DACH-Region und der EU
Docuflair unterstützt die Aufbewahrungs- und Datenschutzanforderungen von Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie die DSGVO in der gesamten Europäischen Union.
Deutschland
DSGVO und bereichsspezifischer Datenschutz: revisionssichere Erfassung, zuverlässige Pseudonymisierung und Schwärzung sensibler Personendaten.
Österreich
DSG und elektronische Aktenführung (ELAK): Pseudonymisierung oder Schwärzung sensibler Personendaten, revisionssichere PDF/A-Archivierung.
Schweiz
revDSG (in Kraft seit 1. September 2023): revisionssichere, unveränderbare Archivierung sensibler Unterlagen; Personendaten verlassen die Schweiz nicht.
So verwalten Bestattungsunternehmen Dokumente sicher
Erleben Sie in einer persönlichen Demo, wie Docuflair Ihre Dokumentenprozesse optimiert.