Digitale Verwaltung.
BSI-konform scannen.
Papier rechtssicher vernichten.
Vernichten Sie Papieroriginale mit rechtlicher Sicherheit: Durch TR-RESISCAN-konformes ersetzendes Scannen werden Ihre Dokumente beweiskräftig digitalisiert und direkt in die E-Akte übertragen. 100% On-Premises.
Bremst Papierverwaltung Ihre Behörde aus?
Papierarchive platzen aus allen Nähten
Aktenräume sind voll, Neubauten teuer. Papiervernichtung ist aber nur mit TR-RESISCAN konformem Scannen rechtssicher möglich.
Aktensuche dauert Stunden
Bürgeranfragen erfordern schnelle Reaktion. Manuelle Suche in Papierakten verzögert Bearbeitungszeiten massiv.
IFG-Anfragen mit Schwärzungsbedarf
Informationsfreiheitsgesetz-Anfragen erfordern die Schwärzung personenbezogener Daten - manuell ein enormer Aufwand.
Cloud ist keine Option
Behördliche Daten dürfen oft nicht in die Cloud. Viele DMS-Anbieter bieten aber nur Cloud-Lösungen an.
TR-RESISCAN konformes ersetzendes Scannen
So können Sie Papierdokumente rechtssicher digitalisieren und anschließend vernichten.
Scanprozess nach BSI-Vorgaben
Definierte Scanprofile, Qualitätssicherung, Integritätsprüfung - Docuflair erfüllt alle Anforderungen der TR-03138.
Transfervermerk
Automatische Erstellung des Transfervermerks mit allen relevanten Metadaten zum Scanvorgang.
Integritätssicherung
Hashwerte und Zeitstempel sichern die Unveränderbarkeit der digitalisierten Dokumente.
Vollständige Protokollierung
Lückenloser Audit-Trail dokumentiert jeden Schritt des Scanprozesses für spätere Nachvollziehbarkeit.
So unterstützt Docuflair Ihre Behörde
Ersetzendes Scannen
Mit TR-RESISCAN konformem Scannen vernichten Sie Papieroriginale rechtssicher.
Mehr zu TR-RESISCANAktenschwärzung für IFG
Unwiderrufliche Schwärzung personenbezogener Daten für IFG-, UIG- und VIG-Anfragen.
Mehr zu RedactE-Akte Integration
Nahtlose Anbindung an d.3, nscale, Fabasoft und andere E-Akte-Systeme.
Mehr zu Connect100% On-Premises
Volle Datensouveränität. Docuflair läuft vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
33 gute GründeTypische Behörden-Szenarien
Posteingang digitalisieren
Die Poststelle scannt eingehende Post zentral, liest sie per OCR aus und leitet sie automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weiter. Docuflair befüllt die E-Akte direkt.
- Medienbruchfreie Bearbeitung
- Automatische Vorgangsanlage
- Sofortige Verfügbarkeit für alle Berechtigten
Altakten digitalisieren
Digitalisieren Sie bestehende Papierarchive TR-RESISCAN-konform. Nach erfolgreicher Prüfung vernichten Sie die Papieroriginale.
- Massive Platzersparnis im Archiv
- Rechtssichere Vernichtung möglich
- Schnelle Volltextsuche
IFG-Anfragen bearbeiten
Bei Anfragen nach Informationsfreiheitsgesetz erkennt Docuflair personenbezogene Daten automatisch und schlägt sie zur Schwärzung vor. Sie geben Dokumente rechtssicher heraus.
- Gerichtsfeste Schwärzung
- Massiv reduzierter Bearbeitungsaufwand
- Vollständige Protokollierung
Nahtlose E-Akte Anbindung
Docuflair integriert sich in Ihre bestehende E-Akte-Infrastruktur.
Die wichtigsten Module für Behörden
Seit der Einführung von Docuflair konnten wir unsere Bearbeitungszeiten für Bürgeranfragen um 60% reduzieren. Die TR-RESISCAN Konformität ermöglicht uns endlich, unsere Papierarchive abzubauen.
Gemeinde Schwanau setzt auf Docuflair
Die Gemeinde Schwanau hat mit Docuflair ihre Dokumentenprozesse vollständig digitalisiert. Von der Posteingangsstelle bis zur revisionssicheren Archivierung läuft alles über eine zentrale Plattform.
- TR-RESISCAN konformes Scannen
- Integration in bestehende E-Akte
- Deutliche Platzersparnis im Archiv
Spezialisierte Zielgruppen im öffentlichen Sektor
Docuflair bietet für jeden Bereich der Verwaltung und des Sicherheitsapparats passgenaue Dokumentenlösungen — von der Aktenführung bis zur Verschlusssachen-Verarbeitung.
Ministerien
Regierungsakten digitalisieren, Parlamentsanfragen automatisch schwärzen, 30 Jahre revisionssicher archivieren.
Mehr erfahrenKommunen
Bürgerakten, Bauakten und Ratsprotokolle zentral verwalten — E-Akte-Integration für Städte und Gemeinden.
Mehr erfahrenGerichte
eAkte nach § 298a ZPO, PII-Schwärzung für Akteneinsicht und SHA-256-Manipulationsschutz.
Mehr erfahrenSozialversicherung
Leistungsakten, Renten- und Krankenakten DSGVO-konform verarbeiten — 30+ Jahre Aufbewahrung rechtssicher abbilden.
Mehr erfahrenPolizei
Ermittlungsakten schwärzen, TR-RESISCAN für Aktenmigration, lückenloser SHA-256 Audit-Trail.
Mehr erfahrenMilitär
Verschlusssachen-geeignete Verarbeitung, Air-Gap-Betrieb, Zugriffskontrolle auf Benutzer- und Gruppenebene.
Mehr erfahrenSicherheit
Nachrichtendienstliche Unterlagen, Verschlusssachen und Geheimakten unwiderruflich schwärzen und sicher archivieren.
Mehr erfahrenBildung
Schul- und Hochschulakten, Prüfungsunterlagen und Personalakten DSGVO-konform digitalisieren und aufbewahren.
Mehr erfahrenDocuflair läuft serverseitig unter Windows Server und Linux — Arbeitsplätze unter Windows, Linux und macOS.
- Windows
- Linux
- macOS
- Android
- Browser
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Docuflair für Behörden
Was ist TR-RESISCAN und warum ist es wichtig?
TR-RESISCAN ist die Technische Richtlinie des BSI für das ersetzende Scannen. Sie definiert Anforderungen, unter denen Papierdokumente rechtssicher digitalisiert und anschließend vernichtet werden können. Docuflair erfüllt alle TR-RESISCAN Anforderungen.
Kann Docuflair an unsere E-Akte angebunden werden?
Ja, Docuflair bietet Schnittstellen zu gängigen E-Akte-Systemen wie d.3, nscale, Fabasoft eGov-Suite, VIS und anderen. Docuflair überträgt gescannte Dokumente automatisch in die richtige Akte.
Ist Docuflair für Verschlusssachen geeignet?
Docuflair läuft zu 100% On-Premises auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Die Software kann in abgeschotteten Netzwerken betrieben werden und unterstützt Zugriffskontrolle auf Benutzer- und Gruppenebene.
Wie funktioniert die Schwärzung für IFG-Anfragen?
Docuflair Redact schwärzt personenbezogene Daten in PDF-Dokumenten unwiderruflich. Die Schwärzung wirkt auf Pixel-Ebene - niemand kann die ursprünglichen Informationen wiederherstellen. Ideal für Anfragen nach IFG, UIG oder VIG.
Welche Zertifizierungen hat Docuflair?
Docuflair erfüllt die Anforderungen der BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) für ersetzendes Scannen. Die Software unterstützt GoBD-konforme Archivierung und ist für den Einsatz im öffentlichen Sektor konzipiert.
Unterstützt Docuflair österreichische E-Government-Standards?
Ja. Docuflair fügt sich in österreichische Verwaltungsabläufe rund um den Elektronischen Akt (ELAK) ein, verarbeitet amtssignierte Dokumente (Amtssignatur nach E-GovG) und unterstützt die Identifikation über ID Austria. Unterlagen werden DSGVO- und DSG-konform revisionssicher erfasst, geschwärzt und archiviert – Betrieb On-Premises oder dedizierte Private Cloud, Bürgerdaten bleiben im Haus.
Ist Docuflair für Schweizer Verwaltungen geeignet?
Ja. Docuflair erfüllt das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023) und unterstützt Schweizer Behörden bei der elektronischen Aktenführung und der rechtskonformen Archivierung. Der Betrieb On-Premises oder in dedizierter Private Cloud stellt sicher, dass Personendaten die Schweiz nicht verlassen.
Wie können wir Docuflair beschaffen?
Docuflair wird als On-Premises-Lizenz von der Administrator.at B2B GmbH beschafft. Für die Eignungsprüfung sind ANKÖ-Firmencode 100694, UID ATU74873504 und Firmenbuchnummer FN 520263v hinterlegt; die Plattform ist primär unter CPV 48311000 klassifiziert. Alle Angaben und die einschlägigen CPV-Codes stehen gebündelt auf der Beschaffungsseite.
Compliance in der DACH-Region und der EU
Docuflair unterstützt die Aufbewahrungs- und Datenschutzanforderungen von Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie die DSGVO in der gesamten Europäischen Union.
Deutschland
E-Government-Gesetz, TR-RESISCAN (BSI TR-03138) und DSGVO: rechtssichere Digitalisierung, ersetzendes Scannen und revisionssichere Aktenführung.
Österreich
E-GovG mit ELAK, Amtssignatur und ID Austria: Integration in die elektronische Aktenführung, Verarbeitung amtssignierter Dokumente, DSGVO- und DSG-konform.
Schweiz
revDSG (in Kraft seit 1. September 2023): elektronische Aktenführung und rechtskonforme Archivierung; Personendaten verlassen die Schweiz nicht.
So digitalisieren Behörden ihre Aktenführung
Erleben Sie in einer persönlichen Demo, wie Docuflair Ihre Behörde bei der Digitalisierung unterstützt.
„Physische Akten werden gescannt und Originale vernichtet – selbstverständlich unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.“— Björn Morsch, Digitalisierungsbeauftragter, Gemeinde Schwanau