Projektakten archivieren.
Pläne schwärzen.
Leistungsphasen digital.
Docuflair für Architektur- und Planungsbüros: BIM-taugliche Plan- und Projektakten-Archivierung, PII-Schwärzung für Ausschreibungen und Vergabe, 30-Jahres-Haftungsfrist nach HOAI. 100 % On-Premises.
Pläne, Leistungsphasen und 30 Jahre Haftung — Papierarchive reichen nicht.
30-Jahres-Haftung für Planungsfehler
Architekten haften bis zu 30 Jahre für Planungsmängel. Projektakten müssen lückenlos, unveränderbar und nachvollziehbar über Jahrzehnte gesichert werden — ein klassischer Aktenschrank schafft das nicht.
Große Dateimengen in vielen Formaten
BIM-Modelle, CAD-Pläne, Fotos, PDF-Gutachten, Behördenkorrespondenz — dutzende Formate pro Projekt. Ohne zentrales Archiv verlieren Sie Versionen, Freigaben und Nachweise.
Vergabe & Ausschreibungen
Bei Vergabeverfahren müssen Wettbewerber-Daten, Bieter-Informationen und vertrauliche Preise geschwärzt werden. Manuelle Redaktion ist fehleranfällig und kann Vergabefristen sprengen.
Leistungsphasen LP1–LP9
Jede Leistungsphase erzeugt eigene Dokumente, Freigaben und Meilensteine. Wird die Phasenstruktur in der Ablage nicht sauber abgebildet, leiden Honorar-Nachweis, Qualitätssicherung und Haftungs-Dokumentation.
So unterstützt Docuflair Architektur- und Planungsbüros
30-Jahres-Projektakten mit SHA-256
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit SHA-256-Integritätssicherung, Retention-Regeln bis zur maximalen Haftungsfrist und vollständigem Audit-Trail — belastbar vor Kammer und Gericht.
Mehr zu ArchiveBestandsaufnahme & Altpläne digitalisieren
Hochauflösendes Scannen bis A0/A1 für Bestandspläne, Altprojekte und historische Unterlagen. OCR und Volltextindex machen Jahrzehnte alte Projektakten wieder auffindbar.
Mehr zu ScanLP-Phasen-Durchlauf mit Freigaben
Workflow-Vorlagen je Leistungsphase: Aufgaben, Fristen, Freigeber, Eskalation. Dokumente wandern automatisch zur nächsten Phase — mit dokumentierter Bauherrenfreigabe und Honorar-Nachweis.
Mehr zu WorkflowAusschreibungs- & Vergabe-Schwärzung
PII- und Wettbewerber-Schwärzung in 9 Kategorien vor Versand an Bieter, Fachplaner oder Dritte. Das unredigierte Original bleibt im Archiv, Freigaben sind revisionssicher protokolliert.
Mehr zu RedactHOAI-konformes Projekt in 5 Schritten
Projekt anlegen
Projektnummer, Bauherr, Bauvorhaben, Rollenmatrix. Rechte je Leistungsphase (Projektleiter, Planer, Bauleitung, Büroleitung, Freigeber).
Leistungsphasen 1–4 — Planung
Grundlagenermittlung, Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung: BIM-Daten, Skizzen, Plansätze, Behördenkorrespondenz werden versioniert erfasst und freigegeben.
Leistungsphasen 5–6 — Ausführung & Ausschreibung
Ausführungsplanung, LV-Erstellung, Ausschreibung. Wettbewerber-Daten werden automatisch geschwärzt, Bieter-Vertraulichkeit per Rolle erzwungen.
Leistungsphasen 7–9 — Vergabe, Bauleitung, Doku
Vergabeverfahren, Bauüberwachung, Objektbetreuung. Bautagebuch, Mängelprotokolle und Abnahmeberichte werden mobil erfasst und dem Projekt zugeordnet.
Projektabschluss & 30-Jahres-Archiv
SHA-256 Hash, Retention bis zur maximalen Haftungsfrist, lückenloser Audit-Trail über alle 9 Leistungsphasen — belastbar vor Kammer und Gericht.
Typische Büro-Szenarien
Einzelarchitekt / Kleinbüro
1–10 Mitarbeiter, wenige parallele Projekte, hoher Anspruch an Haftungs-Dokumentation und HOAI-Abrechnung. Docuflair liefert schlanke Projektakten mit Leistungsphasen-Ablage, Plan-Versionierung und 30-Jahres-Archiv.
- Projektakte nach LP1–LP9
- Plan-Versionierung mit Freigabe
- Haftungs-sichere Ablage
Mittleres Architekturbüro
10–50 Mitarbeiter mit mehreren parallelen Projekten, eigenen Fachbereichen (Hochbau, Innenarchitektur, Landschaft) und strukturierten Freigabeprozessen. Docuflair orchestriert Projekte, Rollen und Phasen zentral.
- Mehrere Projekte parallel
- Fachbereichs-Rollen & Rechte
- Phasen-Freigaben revisionssicher
Großbüro & Generalplaner
Zusammenarbeit mit Fachplanern (Tragwerk, TGA, Brandschutz, Bauphysik) über Büro- und Firmengrenzen hinweg. Docuflair stellt kontrollierte, mandantenfähige Projekträume bereit — mit differenzierten Rechten je Fachplaner.
- Fachplaner-Kollaboration
- Rollen je Projektpartner
- Audit-Trail übergreifend
Die wichtigsten Module für Architekten
Top 3 Kern-Produkte plus ergänzende Module für die Planungs- und Bauarbeit
Docuflair Archive
Revisionssichere 30-Jahres-Archivierung mit SHA-256 Audit-Trail, Retention-Regeln und Manipulationsschutz.
Mehr erfahrenDocuflair Scan
Großformat-Scannen bis A0/A1 für Bestandsaufnahmen, Altpläne und historische Projektakten — mit OCR und Volltextindex.
Mehr erfahrenDocuflair Workflow
LP-Phasen-Workflow mit Freigaben, Fristen, Eskalation und Bauherren-Freigabe — für HOAI-konformes Honorar und Haftungs-Nachweis.
Mehr erfahrenRechtsgrundlagen, die Docuflair unterstützt
HOAI
Honorarordnung für Architekten und Ingenieure: Leistungsphasen LP1–LP9 sauber in der Ablage abgebildet, Honorar-Nachweise durch Workflow-Protokolle.
MBO & Landes-Bauordnungen
Musterbauordnung und Bauordnungen der Länder: Genehmigungsunterlagen, Bauvorlagen und behördliche Korrespondenz revisionssicher archiviert.
Architektengesetze der Länder
Berufsrechtliche Pflichten der Kammern: dokumentierte Fortbildungen, Nachweise der Bauvorlageberechtigung, Bürodokumentation auf Abruf.
DSGVO
Bauherr- und Beschäftigtendaten: Verarbeitungsverzeichnisse, Löschfristen, Betroffenenrechte; PII-Schwärzung für Publikationen und Wettbewerbsbeiträge.
Hinweis zu Haftungsfristen: Die genannten bis zu 30 Jahre beziehen sich auf die äußerste Grenze der zivilrechtlichen Verjährung (z. B. bei arglistig verschwiegenen Mängeln, § 197, § 199 BGB) und auf einzelne berufsständische Empfehlungen. Regelfristen für Gewährleistung liegen bei 5 Jahren (§ 634a BGB). Die konkrete Aufbewahrung bitte mit Kammer, Versicherung und Rechtsberatung abstimmen — Docuflair unterstützt beide Varianten per Retention-Regel.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen für Architektur- und Planungsbüros
Wie lange müssen Projektakten von Architekten aufbewahrt werden?
Nach § 634a BGB beträgt die Gewährleistungs- und Mängelhaftung bei Bauwerken 5 Jahre; die Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche gegen Architekten kann sich jedoch im Einzelfall auf bis zu 30 Jahre erstrecken (etwa bei arglistig verschwiegenen Mängeln oder bei Ansprüchen aus unerlaubter Handlung). Zusätzlich verlangen Kammern und Honorarvereinbarungen (HOAI) eine nachvollziehbare Planungs- und Leistungsdokumentation. Docuflair Archive bildet diese langen Fristen mit Retention-Regeln, SHA-256-Integrität und einem lückenlosen Audit-Trail ab.
Unterstützt Docuflair BIM-Dateiformate wie IFC, DWG und Plan-PDFs?
Ja. Docuflair archiviert BIM- und CAD-Dateien (IFC, DWG, DXF, RVT, PLN) sowie Plan-PDFs und TIFF-basierte Großformate bis A0 versioniert und revisionssicher. Volltextindexierung greift auf Textlayer von Plan-PDFs zu; Binärformate werden mit Metadaten (Projektnummer, Leistungsphase, Planstand, Bauteil) indexiert, sodass Pläne auch ohne proprietäres CAD-Tool wiederauffindbar sind.
Kann Docuflair in Revit, ArchiCAD oder AutoCAD integriert werden?
Docuflair ist keine native CAD-Erweiterung, sondern das zentrale Dokumentenarchiv rund um Ihre CAD-Tools. Die Anbindung erfolgt über überwachte Projekt-Ordner (Datei-Exchange), eine REST-API oder WebDAV. Damit werden Exports aus Revit, ArchiCAD, AutoCAD oder Allplan automatisch ins Projektarchiv übernommen, mit Versionierung, Freigabe-Workflow und Audit-Trail.
Wie geht Docuflair mit DSGVO-konformer Veröffentlichung von Bauherr-Daten um?
Für Wettbewerbsbeiträge, Publikationen, Pressemappen oder Referenzmappen erstellt Docuflair Redact geschwärzte Projektversionen, in denen Bauherr-Namen, Adressen, Vertragsdaten und personenbezogene Angaben automatisch maskiert werden. Die unredigierte Original-Projektakte bleibt intern im Archiv; jede Freigabe einer Publikations-Version wird im SHA-256-Audit-Trail protokolliert.
Integration mit AVA-Software wie ORCA, AVAPlan oder California?
Docuflair liefert offene Schnittstellen (REST-API, Datei-Exchange, SFTP, WebDAV) zum Austausch von LV-Dokumenten, Angeboten, Vergabeunterlagen und Nachträgen mit AVA-Systemen wie ORCA AVA, AVAPlan oder California. LV-Dokumente landen automatisch im Projektordner der passenden Leistungsphase, die Vergabekorrespondenz wird revisionssicher archiviert und optional mit Bieter-Schwärzung versioniert.
Verwandte Branchen
Baugewerbe
Ausführende Bauunternehmen und Handwerksbetriebe — Bautagebuch, Mängelmanagement, Abnahme-Dokumentation.
Für BaugewerbeImmobilien
Makler, Verwaltung und Handel — wenn abgeschlossene Bauprojekte in den Bestand übergehen.
Für ImmobilienUnternehmen
Unternehmen mit internen Bauabteilungen, Facility Management oder eigenen Immobilienbeständen.
Für UnternehmenProjektakten, die 30 Jahre tragen.
15 Minuten Demo — wir zeigen Ihnen, wie Docuflair Projektakten nach HOAI strukturiert, Pläne BIM-kompatibel archiviert und Ausschreibungen datenschutzkonform schwärzt. Kein Marketing-Rauschen, echte Software an realen Projektszenarien.